Uproszczone zasady składania wniosków o zasiłek opiekuńczy

13 lutego 2026 r. Sejm uchwalił nowelizację ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (druk nr 2122), której celem jest uproszczenie procedury ubiegania się o zasiłek opiekuńczy. Zmiany zakładają przede wszystkim pełną elektronizację wnioskowania o świadczenie, co ma usprawnić obsługę wniosków i ograniczyć formalności. Projekt trafi teraz do Senatu a ustawa ma wejść w życie po upływie trzech miesięcy od ogłoszenia w Dzienniku Ustaw.

Nowe zasady składania wniosków

Nowelizacja uchwalona przez Sejm umożliwia płatnikom składek składanie wniosków o zasiłek opiekuńczy do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w formie elektronicznej.

Aktualnie, dokumenty przekazywane przez płatników jako komplet stanowiący podstawę do ustalenia prawa do zasiłku opiekuńczego, przekazywane są oddzielnie:

• zaświadczenie płatnika składek może być przekazane w formie elektronicznej przez PUE ZUS, 
• wniosek o zasiłek opiekuńczy pracownika złożony za pośrednictwem pracodawcy musi być złożony w formie papierowej do ZUS.

Również w przypadku, gdy płatnicy składek sami wypłacają zasiłki, ubezpieczeni nie mogą elektronicznie przekazywać do nich wniosków o zasiłek opiekuńczy.

Nowe regulacje przewidują, że pracownik będzie mógł przekazać wniosek o zasiłek nie tylko w formie pisemnej, ale także jako skan dokumentu czy e-mail. Pracodawca będzie mógł przekazać komplet dokumentów do ZUS elektronicznie.

Równoważność dokumentów elektronicznych z papierowymi

Projekt nowelizacji przewiduje, że wniosek i załączniki przesłane elektronicznie będą traktowane jak dokumenty z własnoręcznym podpisem. Taki przepis ma uprościć obieg dokumentów i ograniczyć konieczność dostarczania papierowych oryginałów do ZUS.

Przepisy przewidują utrzymanie mechanizmów kontrolnych, w razie uzasadnionych wątpliwości co do autentyczności dokumentów płatnik zasiłku będzie mógł zażądać przedłożenia oryginału.

Wejście w życie przepisów

Uchwalona ustawa przewiduje trzymiesięczne vacatio legis od dnia ogłoszenia w Dzienniku Ustaw. Ma to dać ZUS oraz płatnikom czas na dostosowanie systemów informatycznych i procedur kadrowo-płacowych do nowych zasad.

Nowe przepisy będą miały zastosowanie także do postępowań o przyznanie zasiłku, które zostały już wszczęte, ale jeszcze nie są zakończone w dniu wejścia zmian w życie.

Znaczenie zmian dla pracodawców

Wprowadzenie pełnej elektronizacji wniosków o zasiłek opiekuńczy odpowiada na postulaty rynku pracy i praktyki biznesowej, które krytykowały dotychczasowe rozwiązania jako nieczytelne i nieefektywne. Obecny model wymagał przetwarzania dokumentów dotyczących zasiłku w formie papierowej i elektronicznej, co powodowało opóźnienia i dodatkowe koszty dla pracodawców.

Uproszczenie procedury pozwoli nie tylko przyspieszyć proces przyznawania świadczenia, ale także ograniczyć obieg papierowych dokumentów w firmach i ZUS, co jest szczególnie istotne w kontekście cyfryzacji usług publicznych i obsługi świadczeń pracowniczych.

Ponadto ułatwienia w składaniu wniosków mogą przynieść korzyści zarówno małym, jak i dużym płatnikom składek oraz biurom rachunkowym obsługującym kilka podmiotów, które dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów uzyskają większą elastyczność i oszczędność czasu.

Wprowadzone uproszczenia mają znaczenie praktyczne zarówno dla przedsiębiorców, jak i pracowników korzystających z zasiłku opiekuńczego, ułatwiając obsługę formalności i przyspieszając realizację świadczeń.

 

Przygotowała:

Paulina Wojtczuk
Operations & HR Manager