Uproszczona legalizacja pracy cudzoziemców – oświadczenie o powierzeniu pracy

Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi jest jedną z najczęściej stosowanych w Polsce uproszczonych form legalizacji zatrudnienia cudzoziemców. Jego głównym celem jest umożliwienie pracodawcom stosunkowo szybkiego zatrudnienia pracowników z wybranych państw, bez konieczności przechodzenia pełnej, bardziej czasochłonnej procedury uzyskiwania zezwolenia na pracę wydawanego przez wojewodę. Skala wykorzystania tej procedury pozostaje przy tym wysoka – w pierwszej połowie 2025 r. pracodawcy złożyli blisko 190 tys. oświadczeń, z czego około 177 tys. zostało wpisanych do ewidencji przez powiatowe urzędy pracy. Jednocześnie oznacza to spadek w porównaniu z analogicznym okresem 2024 r., kiedy liczba rejestrowanych oświadczeń była wyższa o około 24%. 

Procedura ma charakter rejestrowy – wniosek składany jest wyłącznie elektronicznie poprzez portal praca.gov.pl (dla posiadaczy zweryfikowanego i aktywnego konta; z profilem zaufanym ePUAP lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym), a następnie podlega wpisowi do ewidencji prowadzonej przez powiatowy urząd pracy. Dopiero taki wpis stanowi podstawę legalnego wykonywania pracy przez cudzoziemca. Wniosek o wpis oświadczenia jest odpłatny, a uiszczenie opłaty stanowi warunek jego rozpatrzenia.

Oświadczenie a zezwolenie na pracę 

Różnica pomiędzy oświadczeniem a zezwoleniem na pracę sprowadza się przede wszystkim do stopnia sformalizowania oraz trybu uzyskania podstawy zatrudnienia. Oświadczenie jest rozwiązaniem uproszczonym i rejestrowym – nie wymaga wydania decyzji administracyjnej, a jego uzyskanie jest co do zasady szybsze i mniej sformalizowane. W praktyce pozwala to na sprawne rozpoczęcie pracy przez cudzoziemca.

Zezwolenie na pracę ma natomiast charakter decyzji administracyjnej wydawanej przez wojewodę. Procedura jest bardziej rozbudowana, wymaga spełnienia dodatkowych przesłanek oraz dłuższego czasu oczekiwania, jednak zapewnia szerszą i bardziej „trwałą” podstawę legalizacji zatrudnienia. W praktyce stosuje się je w sytuacjach, gdy nie można skorzystać z procedury oświadczeniowej, a także gdy cudzoziemiec nie ma swobodnego dostępu do rynku pracy, nie spełnia warunków do zatrudnienia w ramach uproszczonych procedur (np. powiadomienia o powierzeniu pracy) lub gdy jego praca powinna być legalizowana w ramach odrębnych trybów przewidzianych dla określonych kategorii zatrudnienia, takich jak praca sezonowa. 

Kogo dotyczy procedura oświadczeniowa

Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy nie ma charakteru powszechnego i może być stosowane wyłącznie wobec obywateli państw wskazanych w przepisach wykonawczych. Aktualnie procedura ta obejmuje przede wszystkim obywateli Armenii, Białorusi, Mołdawii oraz Ukrainy, czyli państw, dla których przewidziano uproszczony dostęp do polskiego rynku pracy.

Katalog państw objętych procedurą oświadczeniową nie jest jednak stały i może być zmieniany decyzjami ustawodawcy. W ostatnim czasie doszło do istotnej zmiany – od 1 grudnia 2025 r. z procedury oświadczeniowej zostali wyłączeni obywatele Gruzji. Oznacza to, że pracodawcy nie mogą już rejestrować oświadczeń dla tej grupy cudzoziemców, a ich zatrudnienie wymaga zastosowania standardowej procedury uzyskania zezwolenia na pracę lub innych właściwych podstaw legalizacji pracy.

Wniosek, wpis i moment rozpoczęcia pracy

Wniosek o wpis oświadczenia składa się wyłącznie elektronicznie poprzez portal praca.gov.pl, co oznacza, że cała procedura odbywa się w formie cyfrowej. Samo złożenie wniosku nie uprawnia jednak cudzoziemca do rozpoczęcia pracy – kluczowe znaczenie ma dopiero dokonanie wpisu do ewidencji przez powiatowy urząd pracy.

W pierwszej kolejności konieczne jest uzyskanie wpisu oświadczenia do ewidencji powiatowego urzędu pracy. Kolejnym krokiem jest przekazanie przez pracodawcę do urzędu pracy kopii podpisanej z cudzoziemcem umowy, sporządzonej zgodnie z warunkami wskazanymi w oświadczeniu. Dopiero po spełnieniu tych wymogów cudzoziemiec może legalnie rozpocząć wykonywanie pracy.

Warunki zatrudnienia określone w oświadczeniu powinny pozostawać spójne z treścią umowy, w szczególności w zakresie stanowiska, zakresu obowiązków, wynagrodzenia, wymiaru czasu pracy oraz okresu zatrudnienia. W praktyce dopuszczalne są niektóre zmiany tych warunków, jednak każdorazowo należy ocenić, czy nie wpływają one na treść zarejestrowanego oświadczenia. W wielu przypadkach ich modyfikacja może wiązać się z koniecznością uzyskania nowego wpisu, dlatego przed wprowadzeniem zmian warto przeanalizować przepisy lub skonsultować się ze specjalistą.

Obowiązki pracodawcy

Procedura oświadczeniowa wiąże się z szeregiem obowiązków po stronie pracodawcy, które mają charakter zarówno formalny, jak i informacyjny. Przede wszystkim pracodawca jest zobowiązany do zawarcia z cudzoziemcem pisemnej umowy zgodnej z warunkami wskazanymi w oświadczeniu oraz przekazania mu jej kopii przed rozpoczęciem pracy.

Istotnym obowiązkiem jest również przekazanie kopii umowy do powiatowego urzędu pracy, który dokonał wpisu oświadczenia, jeszcze przed faktycznym rozpoczęciem świadczenia usług przez cudzoziemca. 

Dodatkowo pracodawca ma obowiązek poinformowania urzędu o podjęciu pracy przez cudzoziemca w terminie 7 dni od dnia jej rozpoczęcia, a także o niepodjęciu pracy w terminie 14 dni od daty wskazanej w oświadczeniu jako początek zatrudnienia. Obowiązek informacyjny obejmuje również sytuację, w której praca kończy się wcześniej niż wynika to z oświadczenia, czyli przed upływem wskazanego w nim okresu zatrudnienia. 

Kiedy należy uzyskać nowe oświadczenie

Wystąpienie o nowe oświadczenie nie zawsze jest konieczne, co ma istotne znaczenie dla pracodawców w praktyce zatrudniania cudzoziemców. Przepisy przewidują bowiem sytuacje, w których mimo pewnych modyfikacji po stronie pracodawcy lub warunków pracy nie ma obowiązku uzyskiwania nowego wpisu do ewidencji.

Nowe oświadczenie nie jest wymagane w przypadku zmian o charakterze formalnym, takich jak zmiana siedziby, nazwy lub formy prawnej pracodawcy, a także miejsca prowadzenia działalności. Podobnie jest w sytuacji przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę, o ile warunki zatrudnienia cudzoziemca pozostają bez zmian.

Brak obowiązku ponownej rejestracji dotyczy również zwiększenia wymiaru czasu pracy – pod warunkiem, że nie przekracza on pełnego etatu – oraz zmiany nazwy stanowiska bez zmiany zakresu obowiązków. Tak samo traktowane jest podwyższenie wynagrodzenia, które nie wymaga zmiany oświadczenia.

Z kolei nowy wpis jest wymagany zawsze wtedy, gdy dochodzi do zmiany istotnych warunków zatrudnienia. Dotyczy to w szczególności zmiany stanowiska pracy, zakresu obowiązków, rodzaju umowy lub wymiaru czasu pracy. W takich przypadkach uznaje się, że nie jest to już kontynuacja dotychczasowego zatrudnienia na tych samych warunkach, lecz nowa sytuacja prawna wymagająca ponownej legalizacji. Powierzenie pracy cudzoziemcowi na innych warunkach niż określone w zarejestrowanym oświadczeniu może być traktowane jako nielegalne powierzenie pracy. 

Szczególne zasady dotyczące obywateli Ukrainy

W odniesieniu do obywateli Ukrainy obowiązują odrębne regulacje wynikające ze specjalnych przepisów dotyczących pomocy w związku z konfliktem zbrojnym. Jeżeli obywatel Ukrainy wjechał do Polski w okresie od 24 lutego 2022 r. w związku z działaniami wojennymi i jego pobyt w RP został uznany za legalny do 4 marca 2027 r. (ochrona czasowa), to może on legalnie podjąć pracę wyłącznie na podstawie powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi. W takich przypadkach nie stosuje się procedury oświadczeniowej.

Ciągłość zatrudnienia i praktyczne znaczenie procedury

W praktyce istotne znaczenie ma również możliwość zachowania ciągłości zatrudnienia cudzoziemca. Jeżeli cudzoziemiec przed upływem ważności oświadczenia złoży wniosek o udzielenie zezwolenie na pobyt czasowy w celu kontynuacji zatrudnienia na dotychczasowych warunkach, a wcześniej był zatrudniony przez okres co najmniej 3 miesięcy na podstawie umowy o pracę w związku z oświadczeniem o powierzeniu pracy wpisanym do ewidencji oświadczeń, może on legalnie wykonywać pracę również w okresie oczekiwania na decyzję wojewody. Rozwiązanie to pozwala uniknąć przerwy w zatrudnieniu, która mogłaby wynikać z przejścia pomiędzy procedurami.

Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy pozostaje jednym z kluczowych narzędzi legalizacji zatrudnienia cudzoziemców w Polsce, jednak jego stosowanie wymaga coraz większej precyzji i znajomości aktualnych regulacji. Procedura jest szybka i praktyczna, ale jednocześnie ściśle ograniczona zarówno pod względem kręgu uprawnionych państw, jak i warunków zatrudnienia.

Zmiany, takie jak wyłączenie obywateli Gruzji czy odrębne zasady dotyczące obywateli Ukrainy, pokazują, że system ten staje się coraz bardziej zróżnicowany. W efekcie kluczowe znaczenie ma prawidłowe dopasowanie podstawy legalizacji pracy do konkretnej sytuacji cudzoziemca – od tego zależy nie tylko legalność zatrudnienia, ale również jego ciągłość i bezpieczeństwo po stronie pracodawcy.

 

Przygotowała:

Maria Stempel
Prawnik imigracyjny