Rząd chce uprościć komunikację ze związkami zawodowymi i radami pracowników

Do Sejmu wpłynął rządowy projekt ustawy, który ma ułatwić wymianę informacji pomiędzy pracodawcami, zakładowymi organizacjami związkowymi oraz radami pracowników. Projekt przewiduje odejście od obowiązku przekazywania określonych dokumentów wyłącznie w tradycyjnej formie pisemnej.

Po wejściu nowych przepisów w życie strony będą mogły uzgodnić, że w określonych sprawach komunikacja będzie odbywać się również w formie dokumentowej albo elektronicznej. W praktyce umożliwi to wykorzystywanie między innymi wiadomości e-mail i plików PDF, bez konieczności każdorazowego przygotowywania i przekazywania papierowych pism.

Komunikacja ze związkami zawodowymi przez e-mail i w pliku PDF

Obowiązujące przepisy wymagają w niektórych sprawach zachowania formy pisemnej. Zwykła wiadomość e-mail lub przesłany plik PDF nie zawsze spełniają ten wymóg. Forma pisemna zasadniczo wymaga bowiem złożenia własnoręcznego podpisu, natomiast jej elektronicznym odpowiednikiem jest dokument opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Projekt przewiduje rozszerzenie dopuszczalnych sposobów przekazywania informacji o formę dokumentową i elektroniczną. Forma dokumentowa jest mniej sformalizowana. Pozwala na złożenie oświadczenia na nośniku umożliwiającym zapoznanie się z jego treścią, jeżeli możliwe jest ustalenie osoby, od której pochodzi. W praktyce może to być zwykła wiadomość e-mail albo załączony do niej plik PDF.

Nie oznacza to jednak całkowitego usunięcia papierowej korespondencji. Forma pisemna nadal będzie dopuszczalna, a możliwość stosowania innych form będzie zależała od wcześniejszego uzgodnienia pomiędzy pracodawcą a przedstawicielami pracowników.

Jakie informacje będzie można przekazywać elektronicznie?

Zmiany mają objąć wybrane obowiązki informacyjne uregulowane w ustawie o związkach zawodowych. Jednym z nich jest przekazywanie zakładowym organizacjom związkowym informacji w związku z planowanym przejściem zakładu pracy lub jego części na nowego pracodawcę.

Obecnie pracodawcy objęci działaniem zakładowych organizacji związkowych mają obowiązek przekazać im na piśmie informacje dotyczące między innymi przewidywanego terminu przejścia zakładu pracy, jego przyczyn oraz prawnych, ekonomicznych i socjalnych skutków dla pracowników. Projekt pozwoli na przekazywanie takich informacji również w formie dokumentowej lub elektronicznej.

Nowe rozwiązanie ma znaleźć zastosowanie także do wniosków zakładowej organizacji związkowej o udzielenie informacji niezbędnych do prowadzenia działalności związkowej oraz do odpowiedzi udzielanych przez pracodawcę. Dotyczy to między innymi informacji o warunkach pracy, zasadach wynagradzania, sytuacji ekonomicznej pracodawcy czy liczbie osób należących do kadry kierowniczej.

Możliwość wykorzystania nowych form komunikacji nie będzie jednak automatyczna. Pracodawca i zakładowa organizacja związkowa będą musieli uzgodnić odpowiednie zasady w układzie zbiorowym pracy albo w odrębnym porozumieniu.

Elektroniczna komunikacja z radą pracowników

Podobne zmiany mają objąć komunikację pomiędzy pracodawcą a radą pracowników. Projekt nowelizuje ustawę o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji.

Rada pracowników będzie mogła składać wnioski o przekazanie informacji nie tylko w formie pisemnej, lecz także dokumentowej lub elektronicznej. W takich samych formach pracodawca będzie mógł przekazywać radzie odpowiednie informacje.

Dotyczy to przede wszystkim danych odnoszących się do działalności i sytuacji ekonomicznej pracodawcy, stanu i przewidywanych zmian zatrudnienia oraz działań, które mogą powodować istotne zmiany w organizacji pracy lub podstawach zatrudnienia.

Także w tym przypadku odejście od tradycyjnej formy pisemnej będzie wymagało porozumienia stron. Projekt nie nakłada więc na pracodawców obowiązku stosowania komunikacji elektronicznej, lecz daje im możliwość ustalenia takiego rozwiązania z radą pracowników.

Co nowe przepisy oznaczają dla pracodawców?

Projektowane zmiany mogą usprawnić obieg informacji, zwłaszcza w organizacjach, w których pracodawca i przedstawiciele pracowników już obecnie korzystają z poczty elektronicznej lub firmowych systemów komunikacji. Pozwolą również ograniczyć konieczność drukowania, podpisywania i fizycznego doręczania dokumentów.

Samo wejście ustawy w życie nie będzie jednak wystarczające do rezygnacji z papierowej korespondencji. Pracodawca powinien najpierw zawrzeć odpowiednie postanowienia w układzie zbiorowym pracy albo podpisać odrębne porozumienie ze związkiem zawodowym lub radą pracowników.

W takim porozumieniu warto precyzyjnie określić dopuszczalne kanały komunikacji, adresy poczty elektronicznej, osoby uprawnione do wysyłania i odbierania wiadomości oraz sposób potwierdzania ich otrzymania. Istotne będzie również zapewnienie odpowiedniego poziomu ochrony przekazywanych informacji, szczególnie gdy obejmują one dane poufne lub informacje dotyczące sytuacji ekonomicznej przedsiębiorstwa.

Zgodnie z projektem ustawa ma wejść w życie po upływie 14 dni od jej ogłoszenia w Dzienniku Ustaw. Nowe regulacje mają być stosowane również do spraw rozpoczętych i niezakończonych przed dniem ich wejścia w życie. Ostateczny kształt przepisów może jednak jeszcze ulec zmianie w toku prac parlamentarnych.

 

Przygotowała:

Paulina Wojtczuk
Operations & HR Manager