Komunikacja ze związkami zawodowymi ma być prostsza. Projekt przeszedł pierwszy etap w Sejmie

Trwają prace nad projektem ustawy, który ma uprościć komunikację pomiędzy pracodawcami, zakładowymi organizacjami związkowymi oraz radami pracowników. 30 lipca 2026 r. Komisja do Spraw Deregulacji przeprowadziła pierwsze czytanie projektu i przyjęła sprawozdanie rekomendujące jego dalsze procedowanie.

Najważniejsza zmiana polega na odejściu w określonych przypadkach od wyłączności tradycyjnej formy pisemnej. Po wejściu nowych przepisów w życie strony będą mogły korzystać również z formy dokumentowej i elektronicznej. W praktyce oznacza to możliwość szerszego wykorzystania poczty elektronicznej i dokumentów przesyłanych cyfrowo.

E-mail zamiast papierowego pisma do związku zawodowego

Obecne przepisy w kilku istotnych przypadkach wymagają od pracodawcy i zakładowej organizacji związkowej komunikowania się na piśmie. Projekt przewiduje, że możliwy będzie wybór pomiędzy formą pisemną, dokumentową oraz elektroniczną.

W praktyce szczególne znaczenie może mieć forma dokumentowa. Nie wymaga ona kwalifikowanego podpisu elektronicznego, wystarczy, że treść zostanie utrwalona w sposób umożliwiający zapoznanie się z nią oraz ustalenie osoby, która złożyła dane oświadczenie. Może to być więc m.in. wiadomość e-mail.

Zmiana ma objąć zarówno wnioski składane przez zakładowe organizacje związkowe, jak i informacje przekazywane przez pracodawcę. Dotyczy to m.in. informacji związanych z przejściem zakładu pracy lub jego części na nowego pracodawcę, a także przekazywania związkom informacji niezbędnych do prowadzenia działalności związkowej.

Podobne rozwiązanie przewidziano dla komunikacji pomiędzy pracodawcą a radą pracowników.

Przejście na komunikację elektroniczną będzie wymagało uzgodnienia

Nowe przepisy nie oznaczają, że pracodawca będzie mógł jednostronnie zrezygnować z dotychczasowej formy komunikacji.

W przypadku współpracy z zakładową organizacją związkową możliwość korzystania z formy dokumentowej lub elektronicznej będzie wymagała wcześniejszego uzgodnienia z organizacją związkową. Odpowiednie zasady będą mogły zostać określone w układzie zbiorowym pracy albo w odrębnym porozumieniu.

Podobna zasada będzie dotyczyła rady pracowników. Jeżeli strony nie uzgodnią korzystania z nowych form komunikacji, zastosowanie nadal znajdą dotychczasowe wymagania.

Dla pracodawców oznacza to, że samo wejście ustawy w życie nie wystarczy do automatycznego przeniesienia całej korespondencji ze związkami zawodowymi do poczty elektronicznej.

Jakie informacje będzie można przekazywać w nowej formie?

Projekt obejmuje konkretnie określone obowiązki wynikające z ustawy o związkach zawodowych oraz ustawy o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji.

Zmiany mają dotyczyć m.in. informacji przekazywanych zakładowym organizacjom związkowym w kwestiach planowanych przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę. Nowe formy będą mogły być stosowane również przy wnioskach związku o udzielenie informacji niezbędnych do prowadzenia działalności związkowej oraz przy odpowiedziach pracodawcy.

Zmiana obejmie także komunikację z radą pracowników w sprawach dotyczących m.in. działalności i sytuacji ekonomicznej przedsiębiorstwa, stanu i przewidywanych zmian zatrudnienia czy działań mogących prowadzić do istotnych zmian w organizacji pracy lub podstawach zatrudnienia.

Nowelizacja nie zmienia więc zakresu obowiązków informacyjnych pracodawców. Jej celem jest przede wszystkim uproszczenie sposobu, w jaki informacje i wnioski mogą być przekazywane.

Projekt jest gotowy do dalszych prac w Sejmie

Projekt wpłynął do Sejmu 10 lipca 2026 r. jako druk nr 2801. Po pierwszym czytaniu Komisja do Spraw Deregulacji przyjęła projekt, a jej sprawozdanie zostało opublikowane jako druk nr 2877.

Kolejnym etapem będzie rozpatrzenie projektu przez Sejm. Został on już uwzględniony w porządku posiedzenia rozpoczynającego się 2 września 2026 r.

Jeżeli ustawa przejdzie dalszy proces legislacyjny w obecnym kształcie, nowe regulacje mają wejść w życie po 14 dniach od ogłoszenia w Dzienniku Ustaw. Mają znaleźć zastosowanie również do spraw będących w toku.

Dla pracodawców zmiana może oznaczać przede wszystkim mniej papierowej dokumentacji i szybszy obieg informacji. Jednocześnie firmy współpracujące ze związkami zawodowymi lub radami pracowników będą musiały pamiętać, że korzystanie z nowych form komunikacji powinno zostać wcześniej odpowiednio uzgodnione.

 

Przygotowała:

Paulina Wojtczuk
Operations & HR Manager