Outsourcing czy praca tymczasowa? PIP coraz uważniej przygląda się modelom zatrudnienia

Państwowa Inspekcja Pracy nie ma wątpliwości – jednym z największych wyzwań na rynku pracy pozostaje wykorzystywanie outsourcingu jako sposobu na obejście przepisów dotyczących pracy tymczasowej. Wnioski płynące ze „Sprawozdania z działalności Państwowej Inspekcji Pracy za 2025 r.” – opublikowanego początkiem lipca 2026 roku – pokazują, że problem nie tylko nie zniknął, ale w dalszym ciągu stanowi jeden z priorytetowych obszarów kontroli.

Dla przedsiębiorców korzystających z usług agencji zatrudnienia oraz firm oferujących outsourcing oznacza to jedno – warto zweryfikować, czy przyjęty model współpracy rzeczywiście odpowiada obowiązującym przepisom. Kontrole PIP coraz częściej koncentrują się bowiem nie na nazwie zawartej umowy, ale na rzeczywistym sposobie wykonywania pracy.

Agencje zatrudnienia pod lupą

W 2025 roku inspektorzy pracy przeprowadzili 439 kontroli w 416 podmiotach, sprawdzając przede wszystkim przestrzeganie przepisów regulujących działalność agencji zatrudnienia oraz wykonywanie pracy tymczasowej. Kontrole prowadzone były zarówno wobec przedsiębiorców krajowych, jak i zagranicznych, w tym podmiotów prowadzonych przez obywateli państw trzecich. Szczególną uwagę zwracano na obowiązek posiadania wpisu do rejestru agencji zatrudnienia oraz prawidłowość świadczenia usług pracy tymczasowej i pośrednictwa pracy.

Co istotne, rok 2025 był pierwszym okresem obowiązywania nowej ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia, która zastąpiła ustawę o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Nowe regulacje zmieniły m.in. zasady prowadzenia rejestru agencji zatrudnienia, rozszerzyły obowiązki dotyczące świadczenia usług na rzecz cudzoziemców oraz przewidziały wyższe sankcje za naruszenia przepisów.

Dane przedstawione przez Państwową Inspekcję Pracy pokazują, że skala stwierdzanych naruszeń pozostaje wysoka. W zakresie funkcjonowania agencji zatrudnienia nieprawidłowości ujawniono w 260 kontrolach, co stanowi 59% wszystkich kontroli przeprowadzonych w tym obszarze. Choć odsetek ten jest nieco niższy niż w latach poprzednich (63% w 2024 roku i 64% w 2023 roku), nadal świadczy o utrzymujących się problemach z przestrzeganiem obowiązujących przepisów.

Jeszcze bardziej wymowna jest ogólna skala naruszeń ujawnianych przez PIP. Zgodnie ze sprawozdaniem nieprawidłowości stwierdzono aż w 95,8% podmiotów objętych kontrolą. Oznacza to, że niemal każdy kontrolowany podmiot dopuścił się uchybień w co najmniej jednym z badanych obszarów, obejmujących m.in. legalność zatrudnienia, powierzanie pracy cudzoziemcom, prowadzenie agencji zatrudnienia czy przestrzeganie obowiązków pracodawców.

Najczęściej stwierdzane uchybienia dotyczyły:

• braku numeru wpisu do rejestru agencji zatrudnienia w ofertach pracy i dokumentach,
• niewskazywania, że dana oferta dotyczy pracy tymczasowej,
• nieprzekazywania corocznych informacji marszałkowi województwa,
• naruszeń obowiązków związanych z prowadzeniem działalności agencji,
• nieprawidłowości w zakresie dokumentacji oraz obowiązków informacyjnych.

Choć część tych naruszeń może wydawać się formalna, w praktyce stanowią one istotny element systemu kontroli legalności działalności agencji zatrudnienia.

Szczególnie niepokojące są ustalenia dotyczące prowadzenia działalności bez wymaganego wpisu do rejestru. PIP ujawniła 50 podmiotów świadczących usługi agencji zatrudnienia nielegalnie, co stanowiło 12% wszystkich skontrolowanych przedsiębiorstw. W zdecydowanej większości przypadków dotyczyło to świadczenia usług pracy tymczasowej. Co więcej, inspektorzy podkreślają, że nielegalna działalność obejmowała również sytuacje, w których przedsiębiorcy:

• kontynuowali działalność mimo wcześniejszego wykreślenia z rejestru,
• świadczyli usługi określane jako outsourcing lub leasing pracowniczy, które w rzeczywistości odpowiadały modelowi pracy tymczasowej wymagającemu wpisu do rejestru.

To właśnie ten drugi przypadek od kilku lat budzi największe zainteresowanie organów kontrolnych.

Outsourcing pod szczególnym nadzorem

Coraz więcej przedsiębiorców korzysta z usług określanych jako outsourcing personalny lub outsourcing pracowniczy. Problem pojawia się jednak wtedy, gdy za nazwą “outsourcing” kryje się wyłącznie udostępnianie pracowników innemu podmiotowi.

Wnioski Państwowej Inspekcji Pracy są w tym zakresie jednoznaczne. W 2025 roku aż w 144 kontrolach (48,5% wszystkich kontroli dotyczących outsourcingu) stwierdzono, że świadczone usługi outsourcingowe były w rzeczywistości pracą tymczasową. To wyraźny wzrost w porównaniu z 2024 roku, kiedy odsetek ten wynosił 38,3%. Nieprawidłowości stwierdzono zarówno u podmiotów świadczących takie usługi (75 kontroli, obejmujących 5377 osób), jak i u przedsiębiorców korzystających z outsourcingu (69 kontroli dotyczących 1399 osób).

Sam wzrost liczby kontroli pokazuje, że jest to obecnie jeden z priorytetowych obszarów działalności PIP. Co istotne, nie każda usługa outsourcingowa jest niezgodna z prawem. Problem pojawia się wtedy, gdy podmiot formalnie świadczący usługę nie realizuje własnego procesu biznesowego, lecz jedynie kieruje swoich pracowników do wykonywania pracy pod nadzorem innego przedsiębiorcy.

W takich przypadkach PIP uznaje, że mamy do czynienia nie z outsourcingiem, lecz z pracą tymczasową wykonywaną z naruszeniem obowiązujących przepisów. Tego rodzaju konstrukcje są przez inspektorów określane jako outsourcing świadczony „w warunkach charakterystycznych dla pracy tymczasowej”.

Wysokie kary nie zawsze odstraszają

PIP zwraca uwagę na jeszcze jeden problem. Choć przepisy przewidują możliwość nałożenia grzywny sięgającej nawet 100 000 zł za prowadzenie działalności agencji zatrudnienia bez wymaganego wpisu, w praktyce sądy najczęściej orzekają grzywny zbliżone do dolnej granicy ustawowego zagrożenia.

Jak wskazano w sprawozdaniu, nawet wcześniejsze prawomocne wyroki nie zawsze powodowały zaprzestanie nielegalnej działalności przez niektóre podmioty.

Wnioski dla przedsiębiorców

Sprawozdanie PIP pokazuje wyraźnie, że kontrole dotyczące agencji zatrudnienia oraz outsourcingu nie koncentrują się już wyłącznie na kwestiach formalnych. Coraz większe znaczenie ma analiza rzeczywistego modelu współpracy pomiędzy usługodawcą, pracownikami i odbiorcą usług.

Szczególne ryzyko występuje w przypadku wielopoziomowych modeli współpracy, w których w realizację usługi zaangażowanych jest kilka podmiotów. W praktyce coraz częściej spotykane są sytuacje, w których cudzoziemcy są kierowani do wykonywania pracy pomiędzy spółkami powiązanymi lub w ramach tzw. łańcuchów podwykonawców. W takim modelu jeden podmiot zawiera umowę z klientem końcowym, natomiast inny formalnie zatrudnia cudzoziemców i kieruje ich do wykonywania pracy.

Tego rodzaju konstrukcje znacząco utrudniają ustalenie, kto faktycznie organizuje pracę, wydaje polecenia, odpowiada za legalność zatrudnienia oraz ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków wobec cudzoziemców. W konsekwencji organy kontrolne analizują nie tylko treść zawartych umów, ale przede wszystkim rzeczywisty sposób wykonywania współpracy oraz rolę każdego z podmiotów uczestniczących w łańcuchu.

Jeżeli przedsiębiorca korzysta z outsourcingu serwisowego , warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań:

• kto faktycznie organizuje pracę i zarządza personelem,
• kto wydaje pracownikom bieżące polecenia dotyczące wykonywania obowiązków,
• czy proces powierzony na zewnątrz stanowi wyodrębniony proces biznesowy po stronie zamawiającego,
• czy podmiot świadczący usługę posiada odpowiednią specjalizację, zasoby i doświadczenie niezbędne do realizacji powierzonego procesu,
• czy usługodawca samodzielnie organizuje sposób realizacji usługi i odpowiada za osiągnięcie określonego rezultatu, a nie jedynie zapewnia personel,
• czy współpraca nie odpowiada w rzeczywistości modelowi pracy tymczasowej.

Prawidłowa kwalifikacja przyjętego modelu zatrudnienia może przesądzać nie tylko o legalności prowadzonej działalności, ale również o uniknięciu dotkliwych konsekwencji finansowych oraz odpowiedzialności wykroczeniowej. W świetle najnowszego sprawozdania Państwowej Inspekcji Pracy można oczekiwać, że w kolejnych latach kontrole w tym obszarze będą jeszcze bardziej intensywne, a pozorny outsourcing pozostanie jednym z głównych przedmiotów zainteresowania organów nadzoru.

Jeżeli mają Państwo wątpliwości, czy przyjęty model współpracy jest prawidłowo skonstruowany, warto przeprowadzić jego weryfikację jeszcze przed ewentualną kontrolą. Wspieramy przedsiębiorców w ocenie modeli zatrudnienia i współpracy, identyfikacji ryzyk prawnych, audycie dokumentacji oraz dostosowaniu stosowanych rozwiązań do obowiązujących przepisów. Zapraszamy do kontaktu – pomożemy ocenić bezpieczeństwo przyjętego modelu i wskazać niezbędne działania minimalizujące ryzyko.

 

Przygotowała:

Martyna Dobrowolska
Asystentka Prawna