Koniec PESEL-u „na odległość”. Istotna zmiana dla cudzoziemców w 2026 roku.

Przez lata istniała ścieżka, która ogromnie ułatwiała cudzoziemcom funkcjonowanie w Polsce  często zanim jeszcze postawili stopę w kraju. Można było uzyskać numer PESEL bez osobistej wizyty, a wraz z nim otworzyć Profil Zaufany – dzięki któremu dało się m.in. założyć w Polsce spółkę czy podpisywać dokumenty w rejestrach sądowych, bez konieczności przyjazdu do Polski.  

Od 1 stycznia 2026 r. ta furtka została zamknięta dla obywateli państw spoza Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Szwajcarii. Poniżej wyjaśniamy na czym polegała zmiana, skąd się wzięła i co dziś realnie oznacza dla cudzoziemców i ich pracodawców.

Po co cudzoziemcowi PESEL i Profil Zaufany

Numer PESEL to podstawowy identyfikator osoby w polskich rejestrach. Dla cudzoziemca nie jest formalnością – bez niego trudniej rozliczyć podatki, część umów czy załatwić wiele spraw urzędowych.

Prawdziwą wagę PESEL ujawnia jednak dopiero w połączeniu z Profilem Zaufanym. To bezpłatne narzędzie pozwala potwierdzać tożsamość online i – co najważniejsze – składać podpis elektroniczny bez konieczności wyrabiania płatnego podpisu kwalifikowanego. To z kolei otwierało drzwi do działań, które dla cudzoziemca-przedsiębiorcy mają realne znaczenie:

• Sprawy podatkowe online (e-Urząd Skarbowy / Portal podatkowy). Po zalogowaniu Profilem Zaufanym cudzoziemiec mógł sprawdzać swoje rozliczenia podatkowe, korzystać z usług podatkowych online czy zgłosić np. spadek lub darowiznę – bez wizyty w urzędzie skarbowym.
• Obsługa ubezpieczeń na PUE ZUS. Profil Zaufany otwierał dostęp do platformy ZUS, gdzie można załatwić sprawy ubezpieczeniowe – własne lub pracownika – co ma znaczenie zarówno dla przedsiębiorcy, jak i dla pracodawcy zatrudniającego cudzoziemców.
• Składanie wniosków pobytowych przez Moduł Obsługi Spraw (MOS). Wniosek o zezwolenie na pobyt czasowy,stały lub rezydenta długoterminowego UE złożony elektronicznie przez MOS musi być opatrzony podpisem zaufanym (albo kwalifikowanym) samego cudzoziemca. Aktualnie jest to jedyna dostępna forma złożenia wniosku pobytowego.
• Podpisywanie dokumentów przez  praca.gov.pl w tym oświadczenia o niekaralności podmiotu w sprawach uzyskania zezwoleń na pracę – co jest szczególnie istotne, gdy cudzoziemiec pełni funkcję reprezentanta spółki (przez wiele miesięcy logowanie przez ePUAP działa jako jedyna metoda dla obcokrajowców).
• Założenie spółki przez internet w systemie S24. Przez ten portal można złożyć wniosek o wpis do KRS m.in. spółki z o.o., spółki jawnej, komandytowej czy prostej spółki akcyjnej, a także zmieniać dane zarejestrowanych spółek i składać sprawozdania finansowe – przy czym dokumenty najczęściej podpisuje się właśnie Profilem Zaufanym.
• Obsługę spraw rejestrowych przez Portal Rejestrów Sądowych (PRS). To kanał elektronicznego kontaktu z sądem rejestrowym dla spółek zakładanych „tradycyjnie” (u notariusza) — wnioski do KRS przygotowuje się, podpisuje i składa online, a jedną z dopuszczalnych metod podpisu jest Profil Zaufany.

Do tego dochodzą codzienne sprawy administracyjne – wnioski, korespondencja urzędowa, dostęp do platform takich jak ePUAP, e-doręczenia czy aplikacji mObywatel. 

Warto dodać, że sam Profil Zaufany – już po uzyskaniu numeru PESEL – można założyć również poza Polską: przez bankowość internetową (jeśli cudzoziemiec ma aktywne konto w polskim banku) lub w polskim konsulacie za granicą.

Przede wszystkim jednak PESEL w połączeniu z  Profilem Zaufanym pozwalały cudzoziemcowi uruchomić i prowadzić działalność w Polsce zdalnie, jeszcze przed przyjazdem – co dla wielu osób i firm było realnym przyspieszeniem całego procesu wejścia na polski rynek.

Jak było wcześniej

Do końca 2025 r. cudzoziemiec mieszkający za granicą mógł uzyskać numer PESEL bez konieczności przyjazdu do Polski. Zgodnie z dotychczasową praktyką wniosek dla osoby przebywającej za granicą składany był co do zasady przez pełnomocnika – wystarczyło odpowiednie pełnomocnictwo oraz poświadczona kopia dokumentu tożsamości mocodawcy, a pełnomocnik składał wniosek we właściwym urzędzie. Cała procedura mogła zatem przebiec zdalnie, a osoba zainteresowana nie musiała stawiać się osobiście ani w polskim urzędzie.

Co się zmieniło i na jakiej podstawie

Sytuację zmienił art. 18 ust. 1a ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności, dodany ustawą z dnia 12 września 2025 r. (o zmianie niektórych ustaw w celu weryfikacji prawa do świadczeń na rzecz rodziny dla cudzoziemców oraz o warunkach pomocy obywatelom Ukrainy). Już sam tytuł nowelizacji pokazuje jej cel: uszczelnienie systemu i ściślejsza weryfikacja osób uzyskujących wpisy w polskich rejestrach.

Sedno zmiany jest proste. Od 1 stycznia 2026 r. wskazani  cudzoziemcy muszą stawić się osobiście w polskim urzędzie gminy, aby uzyskać numer PESEL. Znika tym samym możliwość załatwienia sprawy przez pełnomocnika. Nie ma też alternatywnej drogi zdalnej z zagranicy. Przepis wymaga fizycznej obecności w Polsce, a nie potwierdzenia tożsamości w placówce za granicą. Innymi słowy: nie da się tego już zrobić przez pełnomocnika – trzeba przyjechać.

Kogo dotyczy nowy obowiązek

Nowy wymóg osobistego stawiennictwa dotyczy cudzoziemców z państw trzecich, czyli osób, które nie są:

• obywatelami państwa członkowskiego Unii Europejskiej,
• obywatelami państwa EFTA (strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym),
• obywatelami Szwajcarii,
• obywatelami Wielkiej Brytanii będącymi beneficjentami Umowy o Wystąpieniu (tj. osobami korzystającymi z praw nabytych na jej podstawie),

ani członkami rodzin wymienionych wyżej osób. Dla tych grup nic się nie zmienia. Przewidziano też wyjątek dla dzieci urodzonych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, którym PESEL nadawany jest z urzędu.

W praktyce zmiana uderza więc przede wszystkim w obywateli państw spoza Europy – w tym tych, dla których przyjazd do Polski bywa kosztowny, czasochłonny lub po prostu utrudniony.

Co to oznacza w praktyce

Dla osób objętych nową regulacją procedura staje się wyraźnie bardziej wymagająca. Trzeba zaplanować i odbyć podróż do Polski, a sama wizyta w urzędzie wymaga przygotowania:

• wskazania podstawy prawnej uzasadniającej nadanie numeru PESEL (numer nie jest nadawany „na życzenie” – musi wynikać z konkretnego przepisu, np. obowiązków podatkowych,);
• kompletu dokumentów potwierdzających tożsamość i tę podstawę.

Warto też pamiętać, że cudzoziemiec, który przyjeżdża do Polski i dokonuje pierwszego zameldowania, uzyskuje numer PESEL automatycznie – z urzędu, przy okazji samej czynności zameldowania, bez potrzeby składania odrębnego wniosku. Wizyta w urzędzie gminy jest w tym przypadku i tak konieczna, ale PESEL „pojawia się” jako efekt uboczny meldunku.

To wszystko przekłada się na dodatkowe koszty organizacyjne i finansowe, których wcześniej dało się uniknąć. Dla pracodawców zatrudniających cudzoziemców oznacza to konieczność wcześniejszego planowania, a zwłaszcza tam, gdzie PESEL i Profil Zaufany były dotąd jednym z pierwszych, „zdalnych” kroków relokacji.

Dlaczego warto się tym zająć z wyprzedzeniem

Zmiana wpisuje się w szerszy trend zaostrzania zasad dotyczących cudzoziemców. Dla wielu osób, a szczególnie obywateli państw, do których powrót bywa utrudniony, zamknięcie drogi zdalnej realnie komplikuje uregulowanie statusu w Polsce.

Dobra wiadomość jest taka, że samej procedury nadal można dopełnić — tyle że wymaga ona teraz precyzyjnego przygotowania: właściwej podstawy prawnej, kompletu dokumentów, organizacji wizyty i ewentualnego tłumacza. Tu właśnie najczęściej rozstrzyga się, czy sprawa pójdzie sprawnie, czy utknie na formalnościach.

Pomagamy cudzoziemcom i pracodawcom przejść przez procedurę uzyskania numeru PESEL i Profilu Zaufanego po zmianach z 2026 r. od ustalenia właściwej podstawy prawnej, przez przygotowanie dokumentów, po organizację wizyty w urzędzie. Jeśli masz jakieś pytania lub potrzebujesz pomocy – zapraszamy do kontaktu.

 

Przygotował:
Piotr Dzieniszewski
asystent prawny