Postępy w cyfryzacji procesów zatrudnienia cudzoziemców: e-notyfikacje ws. zezwoleń na pracę od 1 czerwca 2026 roku

Proces cyfryzacji procedur związanych z legalizacją pobytu i pracy cudzoziemców w Polsce wkracza w kolejną fazę. Następuje to po istotnych zmianach dotyczących składania wniosków pobytowych oraz wprowadzeniu możliwości ubiegania się o tzw. karty CUKR drogą elektroniczną, o których informowaliśmy we wcześniejszych publikacjach.

Na mocy Komunikatów Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 kwietnia 2026 r., już 1 czerwca br. nastąpi znaczące rozszerzenie funkcjonalności systemów teleinformatycznych obsługujących rynek pracy. Zmiany te stanowią bezpośrednią realizację przepisów ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Ich nadrzędnym celem jest uproszczenie i przyspieszenie komunikacji na linii pracodawca – organy administracji publicznej.

Najważniejszą innowacją jest wprowadzenie pełnej ścieżki elektronicznej dla notyfikacji dotyczących zezwoleń na pracę. Dotychczasowe ograniczenia systemowe ustępują miejsca rozwiązaniom, które pozwalają podmiotom powierzającym pracę na sprawne poinformowanie wojewody o zmianach w statusie zatrudnienia cudzoziemca. 

Od czerwca pracodawcy będą mogli za pośrednictwem systemu teleinformatycznego zgłosić fakt, że cudzoziemiec nie podjął pracy w okresie dwóch miesięcy od początkowej daty ważności zezwolenia, przerwał ją na okres przekraczający dwa miesiące lub zakończył stosunek pracy wcześniej niż dwa miesiące przed upływem ważności dokumentu. Należy przy tym ściśle przestrzegać siedmiodniowego terminu na wysłanie powiadomienia, liczonego od dnia wystąpienia danej okoliczności. Niedopełnienie tego obowiązku wiąże się z sankcją finansową w postaci grzywny nie niższej niż 500 zł.

Równolegle rozszerzona zostanie funkcjonalność w obszarze oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, wpisanych do ewidencji starosty. Do istniejącego katalogu zgłoszeń dodana zostanie możliwość powiadomienia urzędu o tym, że cudzoziemiec definitywnie nie podejmie pracy. Notyfikacja ta skutkuje unieważnieniem wpisu oświadczenia do ewidencji z mocy prawa. Warto jednak wyraźnie odróżnić tę ścieżkę od standardowego powiadomienia o niepodjęciu pracy (dokonywanego w terminie 14 dni od daty rozpoczęcia pracy określonej w oświadczeniu). To ostatnie zgłoszenie samo w sobie nie wywołuje skutku w postaci automatycznego unieważnienia oświadczenia, co pozwala na późniejsze zatrudnienie cudzoziemca i dopełnienie pozostałych formalności, takich jak przesłanie kopii umowy do starosty oraz zgłoszenie faktycznego podjęcia pracy.

Po wprowadzeniu nowej funkcjonalności całość komunikacji w powyższym zakresie powinna odbywać się za pośrednictwem dedykowanego systemu teleinformatycznego w określonych ustawowo terminach. Należy jednak zwrócić uwagę na pewien niuans prawny: art. 70 ust. 2 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzenia pracy cudzoziemcom na terytorium RP nie określa sztywnego terminu na dopełnienie obowiązku zgłoszenia zakończenia pracy lub informacji o tym, że cudzoziemiec jej nie podejmie. W takim przypadku przyjmuje się prawną zasadę działania „bez zbędnej zwłoki”. Oznacza to, że zgłoszenia należy dokonać niezwłocznie po zaistnieniu danego faktu.

W sytuacjach wyjątkowych, takich jak awaria systemu, dopuszcza się dopełnienie obowiązku w pierwszym dniu roboczym po usunięciu usterki. Przypominamy jednak, że za niedopełnienie obowiązków informacyjnych lub podanie nieprawdziwych danych ustawodawca przewidział surowe kary grzywny w wysokości od 500 do 5000 zł.

Wprowadzane zmiany są wyraźnym sygnałem dalszej automatyzacji nadzoru nad rynkiem pracy w Polsce. Zachęcamy do weryfikacji wewnętrznych procedur kadrowych jeszcze przed 1 czerwca 2026 r. W przypadku pytań lub wątpliwości dotyczących nowych obowiązków – zapraszamy do kontaktu z naszą Kancelarią.

Przygotowała: 

Liudmyla Bartkiv
Dyrektorka Operacyjna ds. Imigracji