Weryfikacja dyplomów a zatrudnianie cudzoziemców. Co zmieni nowelizacja przepisów?

6 października 2026 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (UDER72). Dokument został skierowany do Sejmu 8 października 2026 r. Projekt przewiduje dodanie art. 77a, który przyzna pracodawcom możliwość występowania bezpośrednio do uczelni o potwierdzenie danych zawartych w papierowym dyplomie ukończenia studiów.

Obecnie pracodawca może żądać od kandydata do pracy lub pracownika udokumentowania wykształcenia, jeżeli jest to uzasadnione przepisami Kodeksu pracy. Nie oznacza to jednak, że ma również swobodę pozyskiwania informacji o wykształceniu bezpośrednio od uczelni.

Projektowana regulacja ma rozwiązać ten problem. Jeżeli pracodawca poweźmie uzasadnione wątpliwości co do prawdziwości danych zawartych w przedstawionym dyplomie, będzie mógł zwrócić się do uczelni o ich potwierdzenie. Co istotne, nie będzie do tego potrzebował zgody pracownika ani kandydata do pracy. Uprawnienie do przetwarzania danych osobowych w tym celu będzie wynikało bezpośrednio z przepisów ustawy.

Choć projekt przygotowano przede wszystkim z myślą o usprawnieniu procesów rekrutacyjnych, może on mieć znaczenie również dla przedsiębiorców zatrudniających cudzoziemców.

Dlaczego dyplom ma znaczenie dla legalności zatrudnienia cudzoziemca?

Zatrudniając cudzoziemca, pracodawca musi ustalić nie tylko, czy dana osoba przebywa w Polsce legalnie, lecz także czy jest uprawniona do wykonywania pracy bez zezwolenia, czy też wymagane jest uzyskanie odpowiedniego dokumentu legalizującego zatrudnienie.

Jedną z podstaw zwolnienia z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę jest ukończenie studiów wyższych na uczelni mającej siedzibę w Polsce. Oznacza to, że cudzoziemiec będący absolwentem polskiej uczelni może korzystać ze zwolnienia z obowiązku uzyskania zezwolenia na pracę. Co istotne, w odniesieniu do tego zwolnienia przepisy nie ograniczają uprawnienia wyłącznie do absolwentów studiów stacjonarnych. Zwolnienie obejmuje zatem również absolwentów studiów niestacjonarnych, jeżeli spełniają pozostałe wymagania przewidziane przepisami.

Nie należy jednak utożsamiać zwolnienia z obowiązku uzyskania zezwolenia na pracę z prawem do pobytu w Polsce. Ukończenie studiów nie legalizuje automatycznie pobytu cudzoziemca ani nie zastępuje konieczności posiadania odpowiedniej podstawy pobytowej.

Dla pracodawcy dyplom ukończenia studiów może być zatem istotnym dokumentem potwierdzającym korzystanie przez cudzoziemca ze zwolnienia. Nie jest jednak jedynym elementem wymagającym weryfikacji przed rozpoczęciem zatrudnienia.

Student również może pracować bez zezwolenia, ale na innych zasadach niż absolwent

W kontekście projektowanej nowelizacji warto rozróżnić dwie sytuacje: zatrudnienie cudzoziemca, który już ukończył studia, oraz zatrudnienie osoby, która nadal studiuje.

W przypadku aktualnych studentów możliwość wykonywania pracy bez zezwolenia nie jest uzależniona od posiadania dyplomu ukończenia studiów. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 20 listopada 2025 r. zwolnienie może obejmować cudzoziemców odbywających w Polsce studia stacjonarne.

Od 1 lipca 2026 r., po zakończeniu okresów przejściowych, szczególnego znaczenia nabrał jednak status uczelni. Zwolnienie dotyczy studentów uczelni spełniających wymagania określone w przepisach o cudzoziemcach, w tym uczelni odpowiednio zatwierdzonych na potrzeby przyjmowania cudzoziemców albo niepodlegających obowiązkowi takiego zatwierdzenia, jeżeli spełnione są pozostałe warunki.

Pracodawca nie powinien zatem poprzestawać na ustaleniu, że kandydat posiada ważną legitymację studencką. Konieczne może być również potwierdzenie formy studiów oraz statusu uczelni. W praktyce oznacza to, że dokumentacja wymagana przy zatrudnianiu studenta i absolwenta będzie się różnić. W przypadku studenta podstawowe znaczenie mają dokumenty potwierdzające aktualny status i formę studiów oraz spełnienie wymagań dotyczących uczelni. W przypadku absolwenta istotne jest natomiast potwierdzenie ukończenia studiów wyższych.

Projektowana procedura weryfikacji dyplomów będzie dotyczyć tej drugiej sytuacji. Nie zastąpi weryfikacji statusu aktualnego studenta ani statusu uczelni, na której odbywa on studia.

Jak pracodawca sprawdzi dyplom cudzoziemca?

Projektowany art. 77a Prawa o szkolnictwie wyższym i nauce przewiduje możliwość skierowania do uczelni wniosku o potwierdzenie danych zawartych w papierowym dyplomie ukończenia studiów. Nie będzie to jednak uprawnienie o charakterze nieograniczonym. Warunkiem wystąpienia z wnioskiem będzie powzięcie uzasadnionych wątpliwości co do prawdziwości danych zawartych w dokumencie.

Pracodawca będzie zobowiązany do przedstawienia uzasadnienia wniosku, wskazania zakresu danych wymagających potwierdzenia oraz podania informacji identyfikujących absolwenta i dyplom. W przypadku dyplomów wydanych po 12 lipca 2019 r. konieczne będzie również wcześniejsze sprawdzenie zabezpieczeń dokumentu przed fałszerstwem.

Wniosek będzie składany elektronicznie na adres do doręczeń elektronicznych uczelni. Za jego rozpatrzenie pracodawca wniesie opłatę w wysokości 0,5% przeciętnego wynagrodzenia w trzecim kwartale poprzedniego roku kalendarzowego, zaokrągloną w górę do pełnych złotych. Uczelnia będzie miała obowiązek udzielenia odpowiedzi niezwłocznie, nie później niż w terminie 30 dni od dnia złożenia kompletnego wniosku.

Weryfikacja będzie polegała na porównaniu wskazanych danych z dokumentacją przebiegu studiów prowadzoną przez uczelnię.

Nie wszystkie dyplomy będzie można sprawdzić w ten sposób

Istotnym ograniczeniem projektowanej regulacji jest jej zakres przedmiotowy. Nowa procedura będzie dotyczyła papierowych dyplomów ukończenia studiów, które nie zostały wydane również w postaci elektronicznej. W przypadku dyplomów posiadających wersję elektroniczną ustawodawca przewiduje odrębny mechanizm weryfikacji za pośrednictwem repozytorium dyplomów elektronicznych.

Warto również podkreślić, że projektowane przepisy odnoszą się do dokumentacji prowadzonej przez polskie uczelnie. Nie wprowadzają analogicznego mechanizmu weryfikacji dyplomów wydawanych przez uczelnie zagraniczne. Potwierdzenie danych zawartych w dyplomie nie będzie także równoznaczne z uznaniem zagranicznego wykształcenia w Polsce. Są to dwa odrębne zagadnienia prawne.

Z perspektywy prawa migracyjnego znaczenie ma jeszcze jedno ograniczenie. Projektowane uprawnienie przyznano pracodawcom w rozumieniu Kodeksu pracy, w odniesieniu do pracowników i kandydatów do pracy. Nie obejmuje ono wprost osób wykonujących pracę wyłącznie na podstawie umów cywilnoprawnych.

Tymczasem cudzoziemcy wykonują pracę w Polsce zarówno na podstawie umów o pracę, jak i umów zlecenia. Nowelizacja nie stworzy więc jednolitego mechanizmu weryfikacji dokumentów dla wszystkich podmiotów powierzających pracę cudzoziemcom.

Co dalej z projektem?

Projekt ustawy o zmianie ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce znajduje się na etapie prac parlamentarnych. Zgodnie z przedstawionym projektem nowe przepisy mają wejść w życie po upływie 30 dni od dnia ogłoszenia ustawy.

Dyplom może potwierdzać podstawę zwolnienia z obowiązku uzyskania zezwolenia na pracę, ale nie zastępuje całościowej oceny legalności zatrudnienia. Nawet po wejściu w życie nowelizacji odpowiedzialność za prawidłowe ustalenie warunków powierzania pracy cudzoziemcowi pozostanie po stronie zatrudniającego.

Przygotowała:

Martyna Dobrowolska
Prawnik