RPO ponownie interweniuje w sprawie zezwoleń pobytowych

W czerwcu 2026 r. Rzecznik Praw Obywatelskich po raz kolejny zwrócił się do Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji z pytaniami dotyczącymi działań mających rozwiązać problem długotrwałości postępowań legalizacyjnych. Wystąpienie to wpisuje się w trwającą od kilku lat debatę dotyczącą funkcjonowania urzędów wojewódzkich oraz skuteczności obowiązujących przepisów.

Mimo licznych zapowiedzi zmian i cyfryzacji procedur, sytuacja nie tylko nie ulega poprawie, ale (jak wskazuje Rzecznik Praw Obywatelskich) w wielu aspektach wręcz się pogłębia.

Problem znany od lat

Skargi dotyczące wielomiesięcznego oczekiwania na decyzje w sprawach zezwoleń na pobyt czasowy, pobyt stały czy status rezydenta długoterminowego UE regularnie trafiają do Biura Rzecznika Praw Obywatelskich.

Jeszcze kilka lat temu problem był szczególnie widoczny w województwie dolnośląskim. Obecnie jednak trudności występują praktycznie w całym kraju. Informacje pochodzące z urzędów wojewódzkich wskazują, że liczba wpływających wniosków znacząco przewyższa możliwości kadrowe jednostek odpowiedzialnych za ich rozpatrywanie.

Dodatkowym wyzwaniem stał się wzrost liczby cudzoziemców przebywających i pracujących w Polsce, a także napływ obywateli Ukrainy po wybuchu wojny. O ile zwiększone obciążenie administracji jest faktem, o tyle, jak podkreśla RPO, nie może ono prowadzić do trwałego ograniczania praw osób ubiegających się o legalizację pobytu.

Alarmujące wyniki kontroli NIK

Szczególnie niepokojące są ustalenia Najwyższej Izby Kontroli, która przeprowadziła kontrolę funkcjonowania urzędów wojewódzkich obsługujących cudzoziemców.

Wyniki pokazały skalę problemu:

• około 60% badanych spraw prowadzono z naruszeniem przepisów,
• stwierdzono przypadki bezczynności organów i rażącej przewlekłości postępowań,
• najdłuższy ujawniony czas rozpatrywania wniosku wyniósł około 2700 dni, czyli ponad 7 lat,
• liczba spraw przypadających na jednego pracownika w niektórych urzędach osiągała poziom kilkuset, a nawet ponad tysiąca postępowań.

NIK wskazała także na przyczyny problemu: niewystarczające zasoby kadrowe, dużą rotację pracowników, niskie wynagrodzenia oraz stale rosnącą liczbę wpływających wniosków.

Problem nie sprowadza się jednak wyłącznie do długiego oczekiwania na decyzję. W toku kontroli oraz skarg kierowanych do Rzecznika Praw Obywatelskich ujawniono także liczne nieprawidłowości proceduralne. Cudzoziemcy wskazują między innymi na:

• trudności w umówieniu wizyty w urzędzie,
• wielomiesięczne oczekiwanie na pobranie odcisków palców,
• opóźnienia w uzyskaniu stempla w paszporcie potwierdzającego legalność pobytu,
• problemy z uzyskaniem informacji o stanie sprawy,
• żądanie dokumentów, którymi urząd już dysponował,
• wzywanie do ponownego składania dokumentów, które utraciły ważność wyłącznie dlatego, że postępowanie trwało zbyt długo,
• bariery językowe utrudniające kontakt z urzędem.

RPO zwraca również uwagę na nieprawidłową praktykę polegającą na sztucznym przesuwaniu momentu wszczęcia postępowania administracyjnego. W niektórych przypadkach organy przyjmowały, że postępowanie rozpoczyna się dopiero po usunięciu braków formalnych, mimo że zgodnie z zasadami postępowania administracyjnego datą wszczęcia sprawy powinien być dzień wpływu wniosku do organu.

Kontrowersyjne zawieszenie terminów

Jednym z najbardziej dyskutowanych rozwiązań ostatnich lat są przepisy wprowadzone do ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy. Na ich podstawie od 15 kwietnia 2022 r. zawieszono bieg terminów dotyczących wielu postępowań pobytowych prowadzonych przez wojewodów. W praktyce oznaczało to, że terminy załatwienia spraw nie rozpoczynały biegu albo ulegały zawieszeniu.

Co więcej, przez okres obowiązywania tych regulacji ograniczono możliwość skutecznego korzystania przez cudzoziemców ze środków prawnych służących zwalczaniu bezczynności i przewlekłości organów.

Początkowo rozwiązanie to uzasadniano nadzwyczajną sytuacją wywołaną wojną w Ukrainie oraz koniecznością obsługi ogromnej liczby nowych spraw. Jednak wraz z kolejnymi przedłużeniami obowiązywania tych przepisów zaczęły pojawiać się coraz poważniejsze wątpliwości dotyczące ich zgodności z konstytucyjnym prawem do sądu oraz prawem do dobrej administracji.

Krytyczne stanowisko sądów

Rzecznik Praw Obywatelskich w najnowszym wystąpieniu zwrócił uwagę na istotne orzeczenia sądów administracyjnych, w tym Naczelnego Sądu Administracyjnego. NSA wskazuje między innymi, że przepisy szczególne związane z pomocą obywatelom Ukrainy nie mogą być automatycznie stosowane do wszystkich spraw dotyczących legalizacji pobytu cudzoziemców.

Sąd zwrócił również uwagę, że kolejne przedłużanie zawieszenia terminów może naruszać zasadę proporcjonalności wynikającą z Konstytucji RP. Oznacza to, że nawet jeśli pierwotnie ograniczenia były uzasadnione nadzwyczajną sytuacją, to ich wieloletnie utrzymywanie wymaga szczegółowego wykazania konieczności i adekwatności takich działań.

Dodatkowo Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach skierował pytania prejudycjalne do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej dotyczące zgodności tych regulacji z prawem unijnym. Oczekiwane rozstrzygnięcie może mieć istotny wpływ na przyszłość całego systemu legalizacji pobytu w Polsce.

Podsumowanie

Kolejne wystąpienie Rzecznika Praw Obywatelskich pokazuje, że problem nadal pozostaje nierozwiązany. Jednocześnie coraz wyraźniej widać, że zarówno sądy administracyjne, jak i instytucje publiczne zaczynają kwestionować rozwiązania polegające na wieloletnim zawieszaniu terminów oraz ograniczaniu możliwości przeciwdziałania przewlekłości postępowań.

Najbliższe miesiące – w szczególności oczekiwane rozstrzygnięcia sądów krajowych i Trybunału Sprawiedliwości UE – mogą okazać się niezwykle istotne dla przyszłości postępowań legalizacyjnych w Polsce.

 

Przygotowała:

Martyna Dobrowolska
Asystentka Prawna