Częste nieobecności w pracy. Kiedy pracodawca może wypowiedzieć umowę?

Częste i trudne do przewidzenia nieobecności pracownika mogą stanowić uzasadnioną przyczynę wypowiedzenia umowy o pracę, jeżeli rzeczywiście dezorganizują funkcjonowanie zakładu. Tak wynika z wyroku Sądu Okręgowego Warszawa-Praga w Warszawie z 12 sierpnia 2026 r., sygn. VII Pa 193/25.

Sąd podkreślił jednocześnie, że pracodawca powinien liczyć się z występowaniem usprawiedliwionych nieobecności. Dopiero ich częstotliwość, nieprzewidywalność i realne konsekwencje organizacyjne mogą przemawiać za zakończeniem stosunku pracy.

Czego dotyczyła sprawa?

Sprawa dotyczyła magazyniera zatrudnionego od 2019 r. W 2024 r. jego obecność w pracy zaczęła być znacznie ograniczona. Pracownik przepracował 48 godzin w lutym, 144 godziny w marcu, 131 godzin w kwietniu, a w maju jedynie 24 godziny. Szczególne znaczenie miała sytuacja w maju 2024 r., kiedy pracownik kilkukrotnie korzystał ze zwolnień lekarskich. O nieobecnościach pracodawca dowiadywał się na bieżąco, co utrudniało wcześniejsze zaplanowanie pracy działu.

Wcześniej, w okresie związanym z długim weekendem majowym, nieprzewidziana nieobecność pracownika spowodowała konieczność reorganizacji pracy i zlecenia nadgodzin innym osobom. W kwietniu wystąpiła również nieobecność związana z oddaniem krwi.

Pracodawca wypowiedział umowę, wskazując jako przyczynę częste i nieprzewidziane nieobecności negatywnie wpływające na pracę działu logistyki. Pracownik zakwestionował wypowiedzenie i domagał się odszkodowania.

Sąd pierwszej instancji oddalił jego powództwo. Pracownik złożył apelację, jednak Sąd Okręgowy Warszawa-Praga również stanął po stronie pracodawcy i oddalił odwołanie.

Czy częste zwolnienia lekarskie mogą być podstawą wypowiedzenia?

Sąd przypomniał, że wypowiedzenie jest zwykłym sposobem rozwiązania stosunku pracy. Oznacza to, że jego przyczyna nie musi mieć szczególnej wagi ani nadzwyczajnego charakteru. Jednocześnie pracodawca nie może działać arbitralnie – przyczyna wypowiedzenia powinna być rzeczywista, konkretna i możliwa do zweryfikowania.

Zgodnie z art. 30 § 4 Kodeksu pracy pracodawca, wypowiadając umowę zawartą na czas określony lub nieokreślony, musi wskazać przyczynę uzasadniającą swoją decyzję. Jeżeli wypowiedzenie jest nieuzasadnione lub narusza przepisy, pracownik może dochodzić przed sądem m.in. przywrócenia do pracy lub odszkodowania.

Sąd zwrócił uwagę, że istotą stosunku pracy jest wykonywanie pracy przez pracownika na rzecz pracodawcy. Jeżeli częste lub długotrwałe absencje powodują, że pracownik nie może wykonywać przyjętych obowiązków, w określonych okolicznościach dalsze utrzymywanie stosunku pracy może pozostawać w sprzeczności z jego celem.

Nie oznacza to jednak, że sama liczba dni zwolnienia lekarskiego wystarczy do wypowiedzenia umowy.

Dezorganizacja pracy i konieczność zastępstw były kluczowe

Sąd odwołał się do utrwalonego orzecznictwa Sądu Najwyższego, zgodnie z którym przedsiębiorca powinien organizować działalność z uwzględnieniem tego, że pracownicy będą korzystać ze zwolnień lekarskich, urlopów i innych usprawiedliwionych nieobecności.

Aby częste absencje uzasadniały wypowiedzenie, pracodawca powinien wykazać ich związek z naruszeniem jego istotnych interesów.

W rozpatrywanej sprawie taki związek został wykazany. Nieobecności pojawiały się często i były zgłaszane w ostatniej chwili. W efekcie pracodawca musiał reorganizować pracę, wyznaczać zastępstwa oraz zlecać pozostałym pracownikom pracę w godzinach nadliczbowych.

Sąd uznał, że konieczność każdorazowego organizowania zastępstwa była dla pracodawcy obiektywnie niekorzystna. Nie chodziło więc wyłącznie o sam fakt korzystania przez pracownika z usprawiedliwionych nieobecności, ale o ich powtarzalność i rzeczywisty wpływ na funkcjonowanie działu.

Co wyrok oznacza dla pracodawców?

Wyrok nie daje pracodawcom ogólnego prawa do zwalniania osób, które często chorują. Każdy przypadek powinien być oceniany indywidualnie.

Jeżeli podstawą wypowiedzenia mają być częste nieobecności, istotne będzie przede wszystkim wykazanie ich rzeczywistych konsekwencji dla organizacji pracy. Mogą to być np. konieczność nagłego organizowania zastępstw, zlecanie nadgodzin pozostałym pracownikom, dodatkowe koszty czy problemy z realizacją zadań.

Znaczenie ma także sposób sformułowania przyczyny wypowiedzenia. W analizowanej sprawie pracodawca nie ograniczył się do ogólnego stwierdzenia o „absencjach”, lecz wskazał, że były one częste, nieprzewidziane i negatywnie wpływały na pracę działu. Sąd uznał tę przyczynę za konkretną i rzeczywistą.

Wyrok Sądu Okręgowego Warszawa-Praga pokazuje więc, że usprawiedliwiona nieobecność sama w sobie nie przesądza o zasadności wypowiedzenia. Kluczowe jest to, czy powtarzające się absencje rzeczywiście dezorganizują pracę i naruszają istotne interesy pracodawcy oraz czy pracodawca jest w stanie te okoliczności wykazać.

 

Przygotowała:

Paulina Wojtczuk
Operations & HR Manager