Zmiany w rozliczaniu podróży służbowych – wyższe diety i limity

Do konsultacji i opiniowania trafił projekt zmiany rozporządzenia dotyczącego należności z tytułu podróży służbowych. Uzasadnienie projektu wskazuje na potrzebę aktualizacji stawek, które mimo istotnego wzrostu kosztów wyżywienia, noclegów i transportu pozostają od dłuższego czasu bez zmian. Obecne stawki diet i limitów noclegowych w podróżach zagranicznych obowiązują od 29 listopada 2022 r., natomiast dieta za delegację krajową nie była zmieniana od 1 stycznia 2023 r.

Choć rozporządzenie formalnie dotyczy pracowników sfery budżetowej, jego znaczenie jest szersze. Zgodnie z Kodeksem pracy, pracodawcy spoza budżetówki mogą ustalać własne zasady rozliczania podróży służbowych, jednak dieta nie może być niższa niż stawka wynikająca z rozporządzenia. 

Krajowa podróż służbowa – nowe stawki diet, ryczałtów i noclegów

Projekt zakłada podwyższenie diety krajowej z 45 zł do 60 zł za dobę podróży służbowej. Dieta ma rekompensować zwiększone koszty wyżywienia ponoszone przez pracownika w czasie delegacji. Jej wysokość ma również znaczenie systemowe, ponieważ stanowi punkt odniesienia dla innych należności delegacyjnych oraz dla limitów zwolnień podatkowych i składkowych.

Wraz z dietą mają wzrosnąć także ryczałty i limity noclegowe. Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej ma wynosić 12 zł za każdą rozpoczętą dobę podróży. Ryczałt noclegowy, przysługujący w sytuacji braku rachunku hotelowego i braku zapewnionego noclegu, ma wzrosnąć do 90 zł. Jednocześnie maksymalny zwrot udokumentowanych kosztów noclegu ma zostać podniesiony do 1200 zł za jedną dobę hotelową.

Z perspektywy praktyki kadrowej oznacza to istotną zmianę, zwłaszcza przy delegacjach do dużych miast lub w okresach zwiększonego popytu na usługi hotelowe, gdzie dotychczasowe limity często nie odpowiadały realnym kosztom ponoszonym przez pracowników.

Delegacje zagraniczne i zmiana walut rozliczeń

Projekt przewiduje także modyfikacje dotyczące podróży służbowych poza granicami kraju, w tym aktualizację diet i limitów noclegowych dla wybranych państw. Istotną zmianą jest również ujednolicenie walut rozliczeń. Dla Norwegii, Szwecji i Danii waluty narodowe mają zostać zastąpione euro, natomiast w przypadku Australii i Kanady walutą rozliczeniową ma stać się dolar amerykański.

Zmiana ta ma charakter praktyczny i ma uprościć rozliczenia delegacji zagranicznych, w szczególności w sytuacjach, gdy dostęp do lokalnych walut jest utrudniony lub wiąże się z dodatkowymi kosztami. Dla pracodawców oznacza to konieczność dostosowania dokumentów delegacyjnych, instrukcji wewnętrznych oraz systemów kadrowo-płacowych.

Co te zmiany oznaczają dla pracodawców i pracowników w praktyce?

To wciąż etap projektu, jednak już teraz widać, że planowane zmiany będą miały odczuwalne skutki organizacyjne i finansowe. Wyższe diety i ryczałty zwiększą koszty delegacji po stronie pracodawców, ale jednocześnie mogą ograniczyć liczbę sporów dotyczących zwrotu wydatków faktycznie poniesionych przez pracowników.

Z punktu widzenia pracodawców warto odpowiednio wcześnie przeanalizować obowiązujące regulaminy podróży służbowych oraz sprawdzić, czy odwołują się one bezpośrednio do stawek z rozporządzenia. W praktyce wejście zmian w życie może oznaczać konieczność aktualizacji dokumentów wewnętrznych, procedur rozliczeniowych oraz narzędzi informatycznych wykorzystywanych w obsłudze delegacji.

Przygotowała:

Paulina Wojtczuk
Operations & HR Manager