Nowy wymiar legalizacji pobytu: kompleksowa reforma formularzy dla cudzoziemców od 1 grudnia 2025 r.

Od 1 grudnia 2025 r. zaczął obowiązywać zmodernizowany wzór wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy, wraz z całym pakietem nowych załączników oraz zaktualizowanymi wymogami technicznymi. Jest to zmiana o charakterze systemowym, wynikająca z rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 25 listopada 2025 r., które wdraża rozwiązania przewidziane w dwóch fundamentalnych ustawach: ustawie z 24 kwietnia 2025 r. zmieniającej ustawę o cudzoziemcach i ustawę z 20 marca 2025 r. regulującą zasady dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom. Obie nowelizacje zmodyfikowały zakres informacji, jakie administracja publiczna musi pozyskiwać w toku postępowań pobytowych i zatrudnieniowych, co wymusiło dostosowanie formularzy do nowych standardów.

Najważniejszą częścią reformy jest wprowadzenie nowego wzoru podstawowego formularza wniosku o udzielenie cudzoziemcowi zezwolenia na pobyt czasowy, określonego w art. 106 ust. 1 ustawy o cudzoziemcach. Dokument ten został przeprojektowany tak, aby odzwierciedlał aktualne wymogi ustawowe i ułatwiał organom ocenę podstaw pobytu cudzoziemca. Rozporządzenie obejmuje jednak znacznie większy zakres zmian, ponieważ dotyczy również szeregu dodatkowych formularzy funkcjonujących w procesie migracyjnym.

Zmiany obejmują następujące formularze i dokumenty:

• Nowy formularz podstawowy wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy (art. 106 ust. 1).
• Załączniki do wniosku, o których mowa w art. 106 ust. 1a oraz 1c–1e ustawy, m.in.:
  • załącznik dotyczący informacji od podmiotu powierzającego pracę (nowy wzór tzw. „informacji od pracodawcy”),
  • załącznik potwierdzający posiadanie źródła stabilnego i regularnego dochodu,
  • załącznik dotyczący zapewnienia miejsca zamieszkania,
  • załączniki właściwe dla określonych celów pobytu (np. wykonywania pracy w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji).
• Formularz wniosków określonych w art. 139a ust. 1 i art. 139o ust. 1, a więc dotyczących pobytów o charakterze szczególnym, takich jak m. in. korzystanie z mobilności długoterminowej pracownika kadry kierowniczej.
• Wzór stempla potwierdzającego złożenie wniosku, który legalizuje pobyt cudzoziemca na czas prowadzenia postępowania.
• Wymogi dotyczące fotografii dołączanych do wszystkich wymienionych wyżej formularzy, w tym ich liczbę oraz szczegółowe parametry techniczne.
• Dokumenty związane z pobieraniem odcisków linii papilarnych oraz procesem personalizacji karty pobytu, obejmujące opis procedury i utrwalania danych.

Uwzględnienie tak szerokiego katalogu dokumentów w jednym akcie wykonawczym ma na celu pełną harmonizację procedur, które dotychczas różniły się między województwami lub wymagały dodatkowych interpretacji. Nowe formularze są bardziej przejrzyste, logicznie uporządkowane i mają ułatwić zarówno cudzoziemcom, jak i urzędnikom zebranie i weryfikację wszystkich niezbędnych informacji. Jednofazowe dostosowanie wzorów dokumentów zmniejsza ryzyko pomyłek oraz ogranicza liczbę elementów wymagających uzupełnienia na dalszym etapie postępowania.

Rozporządzenie precyzuje również kwestie techniczne, takie jak standard fotografii czy sposób pobierania odcisków palców, co ma istotne znaczenie dla procesu personalizacji karty pobytu. Dodatkowo do wniosków składanych po 1 grudnia 2025 r. zgodnie z rozporządzeniem wymagane będzie dołączenie dwóch fotografii, nie tak jak było dotychczas – czterech.  Ujednolicone zasady pozwolą na sprawniejsze przekazywanie danych do systemu oraz zmniejszą liczbę błędów skutkujących koniecznością ponownego pobierania materiałów od wnioskodawców.

Całość reformy stanowi element szerszej modernizacji systemu obsługi cudzoziemców w Polsce, zmierzającej do zwiększenia efektywności, transparentności oraz jednolitości postępowań. Dla cudzoziemców oznacza to konieczność korzystania wyłącznie z nowych formularzy od 1 grudnia 2025 r., natomiast dla administracji – obowiązek dostosowania procedur operacyjnych do nowych standardów. W efekcie zmiany te mogą przyczynić się do zwiększenia dynamiki rozpatrywania spraw pobytowych i poprawy jakości świadczonych usług publicznych.

Przygotowała:
Magdalena Cieślikowska
prawnik imigracyjny