Firmy zatrudniające osoby z niepełnosprawnościami – przegląd zmian w 2025 r.

9 października 2025 r. Sejm uchwalił nowelizację ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Projekt został przekazany do Senatu; w oficjalnym serwisie sejmowym widnieje tekst ustawy i informacja o dalszym trybie prac. Kluczowy cel pakietu to odformalizowanie ulg we wpłatach na PFRON (Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych) i urealnienie wymogów stawianych zakładom pracy chronionej (ZPChr) oraz zakładom aktywności zawodowej (ZAZ). Dla przedsiębiorców oznacza to nie tylko mniej biurokracji, lecz także łatwiejsze planowanie budżetów i stabilniejsze utrzymanie statusu zakładu, gdy w zespole zmieniają się orzeczenia o stopniu niepełnosprawności. Nowe rozwiązania są odpowiedzią na realne problemy zgłaszane przez pracodawców: nadmiar dokumentów przy rozliczaniu ulg, fikcyjne etaty „medyczne” i ryzyko utraty statusu ZAZ przy nawet przejściowych zmianach w strukturze zespołu.

Ulgi PFRON 2025 – nowe zasady obniżek

Nowelizacja porządkuje mechanizm obniżania miesięcznych wpłat na PFRON przez nabywców towarów i usług od uprawnionych sprzedawców. Znika obowiązek masowego, „z urzędu” rozsyłania informacji o uldze do wszystkich kontrahentów; dokumenty mają trafiać do tych podmiotów, które faktycznie wnioskują o obniżkę i spełniają przesłanki. To wpływa na realną weryfikację warunków ulgi oraz ułatwia audyty, po stronie sprzedawcy liczy się zgodność wskaźników i rzetelne potwierdzenie transakcji, po stronie nabywcy prawidłowy wniosek i właściwa ewidencja. W praktyce bieżąca współpraca działów zakupów i kadr/księgowości będzie prostsza: mniej automatycznych załączników do każdej faktury, więcej uporządkowanej dokumentacji.

Opieka medyczna w zakładach pracy chronionej i ZAZ. Co się zmienia?

Uchwalone przepisy odchodzą od sztywnego wymogu zapewniania tzw. „doraźnej opieki medycznej” rozumianej jako stała obecność personelu medycznego w zakładzie. Pozostaje obowiązek zapewnienia realnego dostępu do opieki specjalistycznej i usług rehabilitacyjnych w formule adekwatnej do profilu zatrudnienia i organizacji pracy. Dzięki temu pracodawca może tak zaprojektować wsparcie, by faktycznie odpowiadało na potrzeby zespołu, np. kontrakty z podmiotami zewnętrznymi, dyżury w określonych godzinach, szybkie ścieżki konsultacji specjalistycznych. Znika ryzyko kosztownych, a mało użytecznych rozwiązań „na etat”, które nie poprawiały komfortu i bezpieczeństwa pracowników, a generowały stałe obciążenia finansowe.

ZAZ – wskaźniki zatrudnienia i okresy przejściowe

Zmiany obejmują także parametry funkcjonowania zakładów aktywności zawodowej. Minimalny udział osób ze znacznym stopniem niepełnosprawności zostaje obniżony do 10%, a udział osób z umiarkowanym stopniem zwiększony, co stabilizuje status ZAZ przy zmianach orzeczeń w zespole i ogranicza potrzebę doraźnych rekrutacji. Dodatkowo wojewoda będzie mógł udzielić zwolnienia z obowiązku osiągnięcia pełnych wskaźników nawet na 6 miesięcy (dotychczas 3 miesiące), co daje czas na bezpieczne dostosowanie składu załogi bez ryzyka utraty statusu. To ważne w sytuacjach losowych (rehabilitacje, czasowe obniżenie zdolności do pracy) oraz w okresach przejściowych, gdy rynek pracy nie oferuje od ręki kandydatów z odpowiednimi kwalifikacjami i orzeczeniami.

Od kiedy zmiany i jak się przygotować

Ustawa czeka na rozpatrzenie przez Senat, a następnie podpis Prezydenta i publikację w Dzienniku Ustaw. Status i terminy etapów są widoczne w serwisach parlamentarnych. Na tym etapie warto przygotować organizację do nowych zasad, tak aby po ogłoszeniu daty wejścia w życie wdrożenie było płynne.

Checklist dla pracodawców:

1. Przejrzeć procedurę korzystania z ulg PFRON po stronie zakupów i sprzedaży (wzory wniosków, sposób przekazywania informacji, archiwizacja potwierdzeń).

2. Zaktualizować wewnętrzne regulacje dotyczące dostępu do opieki medycznej i usług rehabilitacyjnych, bez „sztywnego etatu”, z naciskiem na faktyczną dostępność świadczeń i jasną ścieżkę kierowania pracowników.

3. Zweryfikować wskaźniki zatrudnienia w ZAZ i przygotować plan dostosowania (w tym korzystanie z 6-miesięcznego bufora w uzasadnionych przypadkach), uwzględniając rekrutacje, przesunięcia i szkolenia wewnętrzne.

Przygotowała:

Paulina Wojtczuk
Operations & HR Manager