RODO a wręczenie wypowiedzenia w miejscu publicznym – co wolno, a czego unikać?

Wręczenie wypowiedzenia w recepcji, na korytarzu czy w innym miejscu dostępnym dla osób postronnych niesie ryzyko naruszenia ochrony danych. Problemem nie jest samo użycie imienia i nazwiska, lecz powiązanie danych identyfikujących z informacją o zakończeniu współpracy (a czasem także z przyczynami rozstania). RODO stosuje się również do działań poza systemami IT, obejmuje przetwarzanie „w sposób inny niż zautomatyzowany”, jeżeli dane stanowią część zbioru lub mają się w nim znaleźć. Informacje z wypowiedzenia trafiają do akt osobowych, a więc do zbioru danych pracowniczych, co przesądza o stosowaniu RODO w takiej sytuacji. Podstawę stanowi art. 2 ust. 1 RODO w związku z definicją „zbioru danych” z art. 4 pkt 6 oraz ogólnymi zasadami przetwarzania z art. 5 (m.in. minimalizacja, poufność).

Czy odczytanie wypowiedzenia przy osobach trzecich narusza RODO?

Odpowiedź zależy od kontekstu, ale sądy administracyjne jasno akcentują, że takie zdarzenie mieści się w zakresie RODO i wymaga oceny pod jego kątem. W wyroku z 23 lutego 2024 r. (III OSK 3838/21) Naczelny Sąd Administracyjny uchylił rozstrzygnięcie WSA, które wyłączyło zastosowanie RODO do odczytania treści rozwiązania umowy w miejscu dostępnym dla osób trzecich. NSA wskazał, że RODO obejmuje również niezautomatyzowane ujawnienia danych, jeżeli informacje stanowią część akt osobowych lub mają do nich trafić. Sprawa wróciła do ponownego rozpoznania właśnie po to, aby precyzyjnie ustalić okoliczności (gdzie, kto słyszał, jaki był zakres ujawnionych danych) i w tym kontekście ocenić zgodność z RODO. 

Jak doręczyć wypowiedzenie zgodnie z RODO (praktyka dla HR i przełożonych)

Celem jest przekazanie oświadczenia skutecznie, ale tak, aby nie ujawniać danych osobom nieupoważnionym. W praktyce oznacza to przede wszystkim wybór odpowiedniego miejsca oraz ograniczenie zakresu informacji przekazywanych ustnie. Zasady te wynikają z RODO (art. 5 – minimalizacja, integralność i poufność) i pozostają aktualne niezależnie od podstawy rozwiązania umowy.

Najważniejsze elementy organizacyjne:

• Miejsce: przekazanie pisma w pomieszczeniu zapewniającym poufność; unikać recepcji, korytarzy, poczekalni.

• Sposób: wręczenie w kopercie bez publicznego odczytywania treści; w razie odmowy odbioru – adnotacja o odmowie i doręczenie pocztą za potwierdzeniem odbioru.

• Zakres informacji: ustnie tylko to, co konieczne organizacyjnie („złożono oświadczenie, pismo znajduje się w kopercie”); przyczyny rozstania i inne szczegóły pozostają w dokumencie.

• Dokumentacja: krótka notatka służbowa (data, miejsce, osoby obecne, informacja o przyjęciu/odmowie).

Tak ułożony proces ogranicza ryzyko nieuprawnionego ujawnienia danych o zatrudnieniu, a jednocześnie zapewnia “dowodowość” doręczenia na potrzeby prawa pracy i potencjalnych sporów.

Co z działaczami związkowymi i osobami szczególnie chronionymi?

Status pracownika objętego szczególną ochroną (np. przedstawiciel związku zawodowego) wpływa na dopuszczalność rozwiązania umowy, ale nie znosi wymogów RODO co do sposobu przekazywania informacji. Standard poufności pozostaje taki sam: nie łączyć danych identyfikujących z informacją o rozstaniu w obecności osób postronnych, a wszelkie czynności prowadzić w warunkach ograniczonego dostępu. Teza o stosowaniu RODO do niezautomatyzowanych ujawnień danych, wskazana przez NSA, ma charakter ogólny i nie zależy od funkcji pełnionej przez pracownika.

Wręczenie wypowiedzenia to operacja przetwarzania danych pracowniczych, nawet wtedy, gdy odbywa się „analogowo”. Pracodawca powinien zatem łączyć wymogi skutecznego doręczenia z wymogami ochrony danych: właściwym miejscem, ograniczonym kręgiem osób, minimalnym zakresem informacji ustnych i rzetelną dokumentacją. Taki standard jest zgodny z art. 2 ust. 1, art. 4 pkt 6 i art. 5 RODO oraz z kierunkiem wyznaczonym w wyroku NSA z 23 lutego 2024 r. (III OSK 3838/21).

Przygotowała:

Paulina Wojtczuk
Operations & HR Manager