Dane osobowe świadków wypadku przy pracy pod lupą UODO. Czy pracodawców czekają zmiany?

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych apeluje o zmiany przepisów dotyczących danych osobowych świadków wypadków przy pracy. Problem, który do tej pory wydawał się wyłącznie techniczną kwestią z zakresu RODO, może mieć praktyczne konsekwencje dla pracodawców, służb BHP oraz samych pracowników. W praktyce okazuje się, że obowiązujące przepisy nie odpowiadają na podstawowe pytanie: jakie dane osobowe świadka wypadku przy pracy wolno gromadzić i przekazywać w dokumentacji powypadkowej?

W czerwcu 2026 r. Prezes UODO zwrócił się do Ministry Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z wnioskiem o podjęcie prac legislacyjnych, wskazując na istotną lukę w obowiązujących regulacjach. Zdaniem organu nadzorczego obecny stan prawny prowadzi do niejednolitej praktyki oraz może naruszać podstawowe zasady wynikające z RODO.

Skąd wynika problem?

Postępowanie powypadkowe jest jednym z obowiązków pracodawcy po wystąpieniu wypadku przy pracy. Zespół powypadkowy ma obowiązek ustalić okoliczności oraz przyczyny zdarzenia, a jednym z podstawowych dowodów są wyjaśnienia świadków.

Obowiązujące rozporządzenie Rady Ministrów z 1 lipca 2009 r. zobowiązuje zespół powypadkowy do zebrania informacji od świadków oraz dołączenia ich wyjaśnień do protokołu powypadkowego. Jednocześnie przepisy nie określają, jakie dane osobowe świadków powinny znaleźć się w dokumentacji.

Sytuacji nie rozwiązuje również rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 24 maja 2019 r. określające wzór protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy. Dokument przewiduje miejsce na informacje uzyskane od świadków, ale nie wskazuje zakresu danych osobowych, jakie należy od nich pozyskać.

Różne praktyki u pracodawców

Brak jednoznacznych regulacji spowodował, że w praktyce funkcjonuje wiele różnych rozwiązań. Niektórzy pracodawcy ograniczają się do:

• imienia i nazwiska świadka,
• stanowiska pracy,
• jednostki organizacyjnej.

Inni natomiast wpisują do protokołów również:

• adres zamieszkania,
• numer telefonu,
• adres e-mail,
• numer PESEL,
• inne dane kontaktowe.

Problem polega na tym, że dokumentacja powypadkowa nie pozostaje wyłącznie u pracodawcy. Jak wskazuje Prezes UODO, protokół trafia do wielu podmiotów uczestniczących w procedurze powypadkowej. Zapoznają się z nim m.in. poszkodowany pracownik, członkowie jego rodziny (w określonych przypadkach), inspektor pracy czy Zakład Ubezpieczeń Społecznych. W konsekwencji dane świadków mogą być ujawniane szerokiemu kręgowi odbiorców, choć nie zawsze jest to rzeczywiście konieczne.

Zasada minimalizacji danych nie jest pustym hasłem

Jedną z podstawowych zasad RODO jest tzw. zasada minimalizacji danych. Oznacza ona, że administrator powinien przetwarzać wyłącznie takie dane osobowe, które są:

• adekwatne,
• stosowne,
• niezbędne do realizacji określonego celu.

Nie chodzi więc o to, aby gromadzić wszystkie informacje „na wszelki wypadek”, lecz jedynie te, bez których realizacja obowiązku wynikającego z przepisów prawa byłaby niemożliwa.

Co ciekawe, już podczas prac nad rozporządzeniem z 2019 r. ustawodawca deklarował, że jednym z jego celów będzie właśnie ograniczenie zakresu przetwarzanych danych osobowych zgodnie z art. 5 ust. 1 lit. c RODO. W praktyce jednak w samym wzorze protokołu nie określono, jakie dane świadka są rzeczywiście niezbędne.

Dlaczego zgoda świadka nie rozwiązuje problemu?

W odpowiedzi na brak jednoznacznych przepisów część pracodawców zaczęła opierać przetwarzanie dodatkowych danych osobowych świadków na ich zgodzie. Zdaniem Prezesa UODO jest to rozwiązanie wątpliwe. 

Po pierwsze, zgoda może zostać wycofana w każdym czasie, co rodzi poważne problemy praktyczne dla już prowadzonego postępowania. Po drugie, pojawia się pytanie o rzeczywistą dobrowolność takiej zgody. Świadek będący pracownikiem często znajduje się w relacji podporządkowania wobec pracodawcy, dlatego trudno mówić o pełnej swobodzie podejmowania decyzji. Po trzecie, obowiązujące przepisy w ogóle nie przewidują pozyskiwania zgody jako podstawy przetwarzania danych świadka w postępowaniu powypadkowym. W ocenie UODO taka praktyka może pozostawać w sprzeczności z zasadami legalności, przejrzystości, ograniczenia celu oraz minimalizacji danych wynikającymi z art. 5 RODO.

Stanowisko Państwowej Inspekcji Pracy

Co istotne, argumentację Prezesa UODO podziela również Państwowa Inspekcja Pracy. Jak wynika z informacji przekazanych organowi nadzorczemu, podczas działalności poradniczej PIP regularnie spotyka się z pytaniami dotyczącymi zakresu danych osobowych świadków wypadków przy pracy.

Inspekcja wskazuje, że w zdecydowanej większości przypadków pracodawca już dysponuje danymi swoich pracowników pozyskanymi w związku z zatrudnieniem. Dlatego dla prawidłowego przeprowadzenia postępowania powypadkowego wystarczające powinny być podstawowe dane identyfikujące świadka, takie jak:

• imię i nazwisko,
• zajmowane stanowisko pracy,
• ewentualnie jednostka lub komórka organizacyjna.

W ocenie PIP nie ma potrzeby pozyskiwania dodatkowych informacji, takich jak adres zamieszkania świadka, jeżeli nie jest to uzasadnione konkretnym przepisem prawa.

Co może się zmienić?

Prezes UODO zwrócił się do Ministry Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej o rozpoczęcie prac legislacyjnych, które doprowadzą do stworzenia jednoznacznych regulacji określających:

• podstawę prawną przetwarzania danych osobowych świadków,
• zamknięty katalog danych, które mogą być od nich pozyskiwane,
• zasady ich dalszego udostępniania w toku postępowania powypadkowego.

Jednocześnie zadeklarował wsparcie przy opracowywaniu nowych przepisów.

Podsumowanie

Wystąpienie Prezesa UODO pokazuje, że nawet dobrze znane procedury z zakresu prawa pracy wymagają ciągłej analizy pod kątem zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych. Obecnie największym problemem nie jest sam obowiązek pozyskiwania informacji od świadków wypadku, lecz brak jednoznacznych regulacji określających zakres danych, jakie mogą być przetwarzane.

 

Przygotowała:

Martyna Dobrowolska
Asystentka Prawna