MOS2 a prawo do profesjonalnej pomocy prawnej. Samorządy prawnicze wskazują na poważne wątpliwości

Cyfryzacja administracji publicznej miała przyspieszyć postępowania i ułatwić kontakt obywateli z urzędami. W praktyce jednak nie każda zmiana technologiczna oznacza większą dostępność procedur. Dobrym przykładem jest system Moduł Obsługi Spraw (MOS2), wykorzystywany w postępowaniach dotyczących legalizacji pobytu cudzoziemców. 

To właśnie sposób funkcjonowania tego systemu stał się przedmiotem zainteresowania Rzecznika Praw Obywatelskich, który w czerwcu 2026 r. Rzecznik Praw Obywatelskich po raz kolejny zwrócił się do Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji z pytaniami dotyczącymi działań mających rozwiązać problem długotrwałości postępowań legalizacyjnych, o czym pisaliśmy tutaj. 

Obecnie wątpliwości dotyczą przede wszystkim tego, czy obecne rozwiązania nie ograniczają prawa strony do korzystania z pomocy profesjonalnego pełnomocnika (adwokata lub radcy prawnego) na jednym z najważniejszych etapów postępowania – od którego zależy zachowanie legalności pobytu i los cudzoziemca w Polsce – czyli podczas składania wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt.

Stanowiska przedstawione przez Krajową Radę Radców Prawnych oraz Naczelną Radę Adwokacką pokazują, że problem ma znacznie szerszy wymiar niż jedynie kwestie techniczne. Dotyczy bowiem fundamentalnych gwarancji procesowych, prawa do obrony oraz efektywnego dostępu do profesjonalnej pomocy prawnej.

Skąd wzięły się wątpliwości?

Zgodnie z ustawą o cudzoziemcach Szef Urzędu do Spraw Cudzoziemców prowadzi system teleinformatyczny umożliwiający składanie elektronicznych wniosków o udzielenie zezwolenia na pobyt. Po otrzymaniu skargi jednego z radców prawnych Rzecznik Praw Obywatelskich zwrócił się do Urzędu do Spraw Cudzoziemców o wyjaśnienia. Urząd wskazał, że system MOS2 nie ogranicza prawa do ustanowienia pełnomocnika, ponieważ służy wyłącznie do złożenia wniosku, a czynność ta – zdaniem organu – wymaga osobistego działania cudzoziemca. Takie stanowisko nie przekonało jednak ani samorządu radców prawnych, ani samorządu adwokackiego.

Czy osobiste złożenie wniosku wyklucza udział pełnomocnika?

To właśnie wokół tego pytania koncentruje się cały spór. W piśmie z 10 czerwca 2026 roku Prezes Krajowej Rady Radców Prawnych zwrócił uwagę, że prawo strony do działania przez pełnomocnika jest jedną z podstawowych gwarancji procesowych wynikających nie tylko z Kodeksu postępowania administracyjnego, ale również z Konstytucji RP, Europejskiej Konwencji Praw Człowieka oraz Karty Praw Podstawowych UE.

Jak wskazano w stanowisku KRRP: „Prawo strony do działania przez pełnomocnika stanowi jedną z podstawowych gwarancji procesowych składających się na prawo do obrony w postępowaniu administracyjnym”. Radcowie prawni podkreślają jednocześnie, że czym innym jest obowiązek osobistego podpisania określonych oświadczeń przez cudzoziemca, a czym innym całkowite wyłączenie profesjonalnego pełnomocnika z elektronicznej obsługi sprawy.

W praktyce system MOS2 nie pozwala pełnomocnikowi przygotować wniosku, uzyskać dostępu do sprawy ani monitorować jej przebiegu, mimo że właśnie takie działania stanowią istotę profesjonalnego zastępstwa procesowego.

Jak zauważa także KRRP, szczególnie narażone są osoby posiadające niższe kompetencje językowe lub cyfrowe. Ograniczenie możliwości działania profesjonalnego pełnomocnika może prowadzić do faktycznego wykluczenia części cudzoziemców z efektywnego korzystania z procedury administracyjnej.

Naczelna Rada Adwokacka: rzeczywistym celem było wyeliminowanie pośredników

Jeszcze dalej idzie stanowisko Naczelnej Rady Adwokackiej z 25 czerwca 2026 roku. Adwokaci zwracają uwagę, że wyjaśnienia Urzędu pozostają w sprzeczności z przebiegiem prac legislacyjnych nad nowelizacją ustawy o cudzoziemcach.

Jak wskazano w piśmie: „W toku prac legislacyjnych wskazywano wprost, że celem nowelizacji jest »odcięcie wszystkich pośredników« oraz »wyeliminowanie pośredników«”.

Jednocześnie NRA podkreśla, że podczas prac nad ustawą zgłaszano propozycje umożliwiające profesjonalnym pełnomocnikom techniczne przygotowywanie wniosków przy zachowaniu obowiązku osobistego podpisania dokumentów przez cudzoziemca. Propozycje te zostały jednak odrzucone.

Zdaniem NRA nie każdy „pośrednik” jest pełnomocnikiem. Na rynku rzeczywiście funkcjonują podmioty świadczące usługi związane z legalizacją pobytu, których działalność może budzić zastrzeżenia. Nie oznacza to jednak, że można utożsamiać je z adwokatami czy radcami prawnymi.

NRA przypomina, że profesjonalni pełnomocnicy działają na podstawie ustaw, podlegają odpowiedzialności dyscyplinarnej, obowiązkom etycznym oraz tajemnicy zawodowej. W konsekwencji – jak wskazano w stanowisku – zrównanie ich z nieprofesjonalnymi pośrednikami jest nieuzasadnione i prowadzi do ograniczenia prawa obywateli do profesjonalnej pomocy prawnej.

NRA zwraca również uwagę na jeszcze jedno ryzyko. Brak możliwości legalnego działania pełnomocnika może prowadzić do nieformalnego przekazywania danych do logowania osobom trzecim, co rodzi poważne zagrożenia dla bezpieczeństwa danych osobowych.

Czy pomoc urzędu może zastąpić pełnomocnika?

Urząd do Spraw Cudzoziemców wskazuje, że wojewodowie mają pomagać cudzoziemcom przy zakładaniu kont oraz składaniu wniosków w systemie MOS.

NRA ocenia jednak tę gwarancję jako niewystarczającą. Po pierwsze, nie przedstawiono informacji o stworzeniu odpowiedniej infrastruktury organizacyjnej. Po drugie, od lat znane są problemy kadrowe wydziałów do spraw cudzoziemców. Po trzecie – co wydaje się najistotniejsze – organ administracji nigdy nie zastąpi profesjonalnego pełnomocnika.

Jak trafnie wskazano: „Organ administracji publicznej nie jest bowiem podmiotem, który może reprezentować interes strony – jego rola ogranicza się do udzielania informacji i wsparcia technicznego, a nie do zapewnienia ochrony prawnej”.

Czy obecny model jest zgodny z prawem?

Zdaniem obu samorządów zawodowych pojawiają się poważne wątpliwości. Art. 32 k.p.a. przewiduje możliwość działania strony przez pełnomocnika, chyba że charakter czynności wymaga osobistego działania.

NRA podkreśla, że samo złożenie wniosku pobytowego nie należy do czynności, które uzasadniałyby całkowite wyłączenie działania pełnomocnika. Problem polega na tym, że konstrukcja systemu MOS uniemożliwia profesjonalnym pełnomocnikom:

• przygotowanie projektu wniosku,
• legalny dostęp do konta klienta,
• monitorowanie sprawy,
• wgląd w status postępowania.

W praktyce oznacza to, że formalnie instytucja pełnomocnika nadal istnieje, ale na kluczowym etapie postępowania nie może być efektywnie wykonywana.

Jakie rozwiązanie proponują samorządy prawnicze?

Co istotne, zarówno KRRP, jak i NRA nie kwestionują samej idei cyfryzacji postępowań. Proponują jednak rozwiązanie, które pozwoliłoby pogodzić bezpieczeństwo systemu z prawem do profesjonalnej pomocy prawnej. Według NRA profesjonalni pełnomocnicy powinni otrzymać ustawowo uregulowany dostęp do systemu MOS obejmujący możliwość:

• przygotowania wniosku,
• dołączania dokumentów,
• monitorowania przebiegu sprawy,

przy jednoczesnym zachowaniu obowiązku osobistego podpisania wniosku przez cudzoziemca.

Podsumowanie

Postępowanie prowadzone przez Rzecznika Praw Obywatelskich pokazuje, że cyfryzacja administracji nie może prowadzić do ograniczenia podstawowych praw procesowych.

Stanowiska Krajowej Rady Radców Prawnych i Naczelnej Rady Adwokackiej są zgodne co do jednego – obecny model funkcjonowania systemu MOS2 budzi poważne wątpliwości z punktu widzenia prawa do korzystania z profesjonalnego pełnomocnika oraz standardów wynikających z Konstytucji, Kodeksu postępowania administracyjnego i prawa europejskiego.

Elektronizacja postępowań jest nieuniknionym kierunkiem rozwoju administracji publicznej. Powinna jednak ułatwiać obywatelom korzystanie z ich praw, a nie prowadzić do sytuacji, w której system teleinformatyczny staje się barierą w dostępie do profesjonalnej pomocy prawnej. 

 

Przygotowała:

Martyna Dobrowolska
Asystentka Prawna