Komplikacje przy powrocie z urlopu. Jak uniknąć konsekwencji w pracy?

Nagłe zdarzenia losowe (np. odwołany lot, zamknięcie przestrzeni powietrznej) mogą uniemożliwić terminowy powrót z urlopu i stawienie się w pracy. Państwowa Inspekcja Pracy zwraca uwagę, że nawet jeśli przyczyna nieobecności jest niezależna od pracownika, nie zwalnia to z podstawowych obowiązków wobec pracodawcy, a kluczowe znaczenie ma szybka informacja o przyczynie absencji i przewidywanym terminie powrotu. 

W praktyce to właśnie sposób reakcji w pierwszych godzinach i dniach po wystąpieniu problemu przesądza o tym, czy nieobecność zostanie potraktowana jako usprawiedliwiona, a pracownik uniknie konsekwencji..

Kiedy i jak poinformować pracodawcę o nieobecności po urlopie?

Zasadą wynikającą z przepisów o usprawiedliwianiu nieobecności jest obowiązek niezwłocznego zawiadomienia pracodawcy o przyczynie absencji i przewidywanym okresie jej trwania, a jeżeli nieobecność pojawia się nagle to najpóźniej w drugim dniu nieobecności. Forma zawiadomienia może być dostosowana do realiów zakładu pracy (telefon, e-mail, SMS), o ile odpowiada przyjętym zasadom komunikacji. PIP podkreśla, że samo wystąpienie zdarzenia losowego nie usprawiedliwia automatycznie absencji. 

Konsekwencje braku kontaktu z pracodawcą

Jeżeli problem z powrotem się przedłuża to warto od razu zabezpieczyć dowody, które potwierdzają przyczynę nieobecności, np. wiadomości od przewoźnika, potwierdzenia rezerwacji, komunikaty lotniska, a w razie potrzeby także dokumenty z instytucji lokalnych. PIP wskazuje, że dla bezpieczeństwa obu stron istotne jest również zachowanie śladu samego zgłoszenia absencji (np. maila lub SMS-a), aby móc wykazać terminowe poinformowanie pracodawcy.

Brak informacji o nieobecności i jej przyczynach może zostać potraktowany jako naruszenie porządku pracy, a sama nieobecność jako nieusprawiedliwiona. W konsekwencji pracodawca może stosować środki porządkowe (upomnienie, nagana), a w skrajnych przypadkach nawet rozważać rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika, jeżeli spełnione są przesłanki „ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych”.

Czy za czas opóźnionego powrotu z urlopu przysługuje wynagrodzenie?

Co do zasady wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną, a za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wtedy, gdy wynika to z przepisów prawa pracy. PIP przypomina, że w sytuacjach niezależnych od obu stron (np. zamknięta przestrzeń powietrzna) pracownik nie ma prawa do wynagrodzenia za czas nieobecności, jeżeli nie świadczy pracy.

W praktyce, gdy powrót opóźnia się o dzień lub dwa, strony zwykle szukają rozwiązań „legalizujących” absencję. Najczęściej są proponowane:

• wykorzystanie urlopu wypoczynkowego (o ile możliwe organizacyjnie i uzgodnione z pracodawcą),

• urlop na żądanie (maksymalnie 4 dni w roku, zgłoszony najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu),

• urlop bezpłatny – wyłącznie na wniosek pracownika i za zgodą pracodawcy,

• praca zdalna z miejsca aktualnego pobytu – tylko jeżeli charakter pracy na to pozwala i miejsce wykonywania pracy zdalnej jest uzgodnione z pracodawcą (przepisy nie dają pracownikowi pełnej swobody wyboru lokalizacji).

Z perspektywy pracodawcy kluczowe jest, aby zasady komunikacji i usprawiedliwiania nieobecności były jasne (regulamin pracy/procedury), a decyzje w sprawie „pokrycia” absencji urlopem lub dopuszczenia pracy zdalnej były potwierdzone w sposób pozwalający je później odtworzyć (mail, system HR). Z perspektywy pracownika, aby zgłoszenie nastąpiło szybko, rzetelnie i z dowodami potwierdzającymi przyczynę opóźnienia.

Przygotowała:

Paulina Wojtczuk
Operations & HR Manager