Zaległy urlop do 30 września – obowiązek pracodawcy, nie opcja

Wrzesień w wielu firmach oznacza czas intensywnej pracy – końcówka kwartału, realizacja projektów, przygotowania do zamknięcia roku. Jednak to także moment, w którym dział HR oraz pracodawcy powinni zwrócić szczególną uwagę na kwestię zaległych urlopów wypoczynkowych. Przepisy prawa pracy nie pozostawiają bowiem wątpliwości: niewykorzystany w danym roku urlop musi zostać udzielony pracownikowi najpóźniej do 30 września roku następnego. Termin ten nie jest kwestią organizacyjną czy dobrą praktyką, lecz obowiązkiem wynikającym z Kodeksu pracy.

Podstawa prawna obowiązku

Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy, urlop niewykorzystany w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego. Pracodawca ma zatem nie tylko prawo, ale i obowiązek dopilnowania, aby pracownik faktycznie wykorzystał urlop w tym czasie. Warto podkreślić, że przepisy odnoszą się wyłącznie do urlopu zaległego, a więc takiego, który nie został udzielony w roku, w którym powstało prawo do niego. Urlop bieżący udzielany jest co do zasady w porozumieniu z pracownikiem i zgodnie z planem urlopów.

Czy pracodawca może wysłać pracownika na urlop bez jego zgody?

W praktyce częstym problemem jest sytuacja, w której pracownik nie chce skorzystać z zaległego urlopu, argumentując to koniecznością dokończenia projektu czy innymi obowiązkami zawodowymi. Powstaje wówczas pytanie, czy pracodawca ma prawo jednostronnie skierować go na wolne dni.

Stanowisko doktryny i orzecznictwa w tym zakresie jest jednolite. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 24 stycznia 2006 r. (I PK 124/05) wyraźnie stwierdził, że pracodawca ma prawo wysłać pracownika na zaległy urlop bez jego zgody. Udzielenie zaległego urlopu jest bowiem nie tylko uprawnieniem, ale obowiązkiem pracodawcy, a zgoda pracownika nie jest w tym przypadku konieczna.

Tym samym pracodawca, który widzi, że pracownik uporczywie odkłada wykorzystanie zaległego urlopu, powinien jednostronnie wyznaczyć termin jego udzielenia. W przeciwnym razie sam naraża się na odpowiedzialność.

Sankcje za naruszenie obowiązku

Niedopełnienie obowiązku udzielenia zaległego urlopu może skutkować poważnymi konsekwencjami. Zgodnie z art. 282 §1 pkt 2 Kodeksu pracy, kto narusza przepisy o czasie pracy, w tym przepisy o urlopach wypoczynkowych, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Oznacza to, że w razie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy pracodawca może zostać obciążony wysoką sankcją finansową. Co istotne, konsekwencje te nie mają wyłącznie wymiaru ekonomicznego. Pracodawca, który nie zapewnia pracownikom prawa do wypoczynku, ponosi także ryzyko związane z większą liczbą zwolnień lekarskich, wypadków przy pracy czy spadkiem efektywności zespołu.

Podsumowanie

Termin 30 września stanowi nieprzekraczalną granicę dla pracodawców, którzy są zobowiązani do udzielenia pracownikom zaległych urlopów. Nieprzestrzeganie tego obowiązku grozi dotkliwymi sankcjami finansowymi, a także negatywnie wpływa na kondycję organizacji i pracowników. W interesie każdego pracodawcy leży więc nie tylko formalne wypełnianie przepisów, ale również świadome zarządzanie urlopami. Pozwala to połączyć zgodność z prawem z realnymi korzyściami biznesowymi.

Przygotowała:

Martyna Dobrowolska
Asystentka Prawna