Świadczenie urlopowe bez składek ZUS – kiedy i na jakich warunkach?

Świadczenie urlopowe bez składek ZUS – najnowsza interpretacja ZUS z czerwca 2025 r.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych w interpretacji indywidualnej z 10 czerwca 2025 r. jednoznacznie potwierdził, że świadczenie urlopowe wypłacane przez pracodawcę, który nie tworzy Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, może być wolne od składek na ubezpieczenia społeczne, pod warunkiem, że nie przekracza wysokości rocznego odpisu podstawowego na ZFŚS. To ważna informacja dla pracodawców, którzy chcą wypłacać pracownikom dodatkowe świadczenia w okresie wakacyjnym w sposób zgodny z prawem.

Kiedy świadczenie urlopowe nie podlega składkom ZUS?

Zwolnienie ze składek ZUS przysługuje w sytuacji, gdy świadczenie urlopowe jest wypłacane na podstawie przepisów ustawy o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych, mimo że pracodawca nie tworzy samego funduszu. Dotyczy to firm, które zatrudniają mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i zgodnie z art. 3 ust. 3 ustawy o ZFŚS zrezygnowały z jego utworzenia, wypłacając świadczenie urlopowe bezpośrednio ze środków obrotowych. Kluczowe jest to, aby wartość świadczenia nie przekraczała równowartości odpisu podstawowego obowiązującego w danym roku kalendarzowym.

W interpretacji ZUS wskazano, że świadczenie takie nie stanowi podstawy wymiaru składek, ponieważ jego wypłata wynika z odrębnych przepisów prawa pracy i nie jest uzależniona od osobistego zaangażowania pracownika w wykonywanie obowiązków służbowych.

Zwolnienie ze składek – jakie warunki musi spełnić pracodawca?

Aby skorzystać z możliwości zwolnienia ze składek, pracodawca musi spełnić kilka warunków formalnych:

• nie może tworzyć ZFŚS – musi to być decyzja podjęta w regulaminie lub innym wewnętrznym akcie prawnym, najpóźniej do 31 stycznia danego roku,

• musi zatrudniać mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty,

• świadczenie urlopowe powinno być wypłacone w związku z wykorzystaniem przez pracownika co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych urlopu wypoczynkowego,

• wartość świadczenia nie może przekraczać wysokości odpisu podstawowego, o którym mowa w ustawie o ZFŚS.

Przekroczenie któregokolwiek z tych warunków może skutkować koniecznością naliczenia składek ZUS od całości lub części wypłaconego świadczenia.

Limity świadczenia w 2025 roku

W 2025 roku wysokość świadczenia urlopowego, które może być wypłacone bez składek, wynosi maksymalnie 2 723,40 zł rocznie dla pełnego etatu w tzw. zwykłych warunkach pracy. Dla pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach limit wzrasta do 3 631,20 zł. W przypadku pracowników młodocianych kwoty te są odpowiednio niższe i zależą od roku nauki. Warto podkreślić, że limity te odnoszą się do danego roku kalendarzowego i są każdorazowo aktualizowane przez GUS.

Wypłata świadczenia w kwocie wyższej niż limit odpisu oznacza, że nadwyżka będzie już traktowana jako przychód ze stosunku pracy i podlegać będzie oskładkowaniu na ogólnych zasadach.

Czy świadczenie urlopowe jest opodatkowane?

Zwolnienie, o którym mowa w interpretacji ZUS, dotyczy wyłącznie składek na ubezpieczenia społeczne. Całość świadczenia, niezależnie od jego wysokości, stanowi przychód pracownika w rozumieniu przepisów ustawy o PIT. Tym samym świadczenie powinno zostać ujęte w informacji PIT‑11 i uwzględnione przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy. Nie ma obecnie przepisu, który pozwalałby na zwolnienie tego typu świadczeń z opodatkowania.

Co interpretacja ZUS z 10 czerwca 2025 r. oznacza dla pracodawców?

Interpretacja ZUS potwierdza stanowisko prezentowane już wcześniej w orzecznictwie i interpretacjach indywidualnych. Pracodawcy, którzy chcą uniknąć obowiązku tworzenia ZFŚS, a jednocześnie planują wypłatę świadczeń urlopowych, mają obecnie potwierdzenie, że wypłata taka może być korzystna składkowo. Warunkiem jest jednak zachowanie formalnych reguł i nie przekroczenie limitów.

W praktyce oznacza to, że dobrze przygotowany regulamin wynagrodzeń lub inny dokument wewnętrzny, odpowiednie rozliczenie świadczenia i właściwe udokumentowanie korzystania z urlopu przez pracownika, pozwalają zminimalizować obciążenia publicznoprawne związane z wypłatą dodatkowego wsparcia dla pracowników w okresie urlopowym.

 

Przygotowała:

Paulina Wojtczuk
Operations & HR Manager