Praca zdalna z zagranicy bez zgody pracodawcy może uzasadniać zwolnienie dyscyplinarne

W ostatnim czasie w orzecznictwie polskich sądów pracy pojawiło się istotne rozstrzygnięcie dotyczące pracy zdalnej wykonywanej zza granicy bez uprzedniej zgody pracodawcy. Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Śródmieścia uznał za zasadną decyzję pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia pracownikowi, który wykonywał obowiązki służbowe zdalnie z Tajlandii, nie uzgadniając tego z przełożonymi, wbrew obowiązującym regulacjom wewnętrznym i zasadom bezpieczeństwa.

Według sądu takie zachowanie pracownika stanowiło naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i realne zagrożenie dla interesów przedsiębiorcy, co uzasadniało rozwiązanie stosunku pracy.

Kontekst prawny pracy zdalnej w Polsce

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, praca zdalna jest pracą wykonywaną poza miejscem pracy wskazanym przez pracodawcę, za pomocą środków bezpośredniej komunikacji na odległość i wymaga każdorazowego uzgodnienia między stronami umowy o pracę. W praktyce oznacza to, że pracodawca i pracownik muszą ustalić warunki realizowania pracy zdalnej, zarówno miejsce wykonywania pracy, jak i sposób jej organizacji.

Nowe regulacje wprowadzone do Kodeksu pracy w 2023 r. określają ramy prawne pracy zdalnej, ale nie przewidują automatycznego prawa pracownika do wykonywania obowiązków z dowolnego miejsca. Pracodawca może określić w regulaminie lub w indywidualnej umowie zasady dotyczące dopuszczalnych lokalizacji pracy zdalnej, w tym także ograniczyć ją do obszaru Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) lub nawet do terytorium kraju.

Bezpieczeństwo danych i naruszenie regulaminu jako uzasadnienie zwolnienia

W opisywanym przypadku pracodawca prowadził działalność inwestycyjną i przetwarzał dane osobowe oraz informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa. Regulamin pracy zdalnej dopuszczał wykonywanie obowiązków wyłącznie na terenie EOG oraz przy zapewnieniu standardów bezpieczeństwa teleinformatycznego.

Pracownik, wykonując pracę zdalną z zagranicy, logował się do systemów pracodawcy z wykorzystaniem niesprawdzonego łącza internetowego, co zdaniem sądu stwarzało realne ryzyko naruszenia poufności danych i narażało przedsiębiorcę na sankcje administracyjne, kary umowne oraz utratę zaufania klientów.

Sąd uznał, że takie działanie stanowiło istotne naruszenie obowiązków pracowniczych, uzasadniające rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika.

Praca zdalna z zagranicy – co wynika z przepisów

Przepisy regulujące pracę zdalną w polskim Kodeksie pracy wymagają uzgodnienia między stronami zarówno zasad pracy zdalnej, w tym również miejsca jej wykonywania. Pracodawca ma prawo odmówić zgody na pracę zdalną w konkretnych lokalizacjach np. ze względów organizacyjnych, bezpieczeństwa danych czy ochrony interesów przedsiębiorstwa. W takiej sytuacji jednostronne podjęcie decyzji przez pracownika o wykonywaniu pracy poza miejscem akceptowanym przez pracodawcę może zostać uznane za ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych.

Warto też zauważyć, że w praktyce pracy zdalnej z zagranicy mogą wystąpić dodatkowe konsekwencje podatkowe czy ubezpieczeniowe, takie jak obowiązek ujawnienia miejsca wykonywania pracy, zagadnienia związane z ubezpieczeniem społecznym czy ewentualne ryzyko powstania zakładu podatkowego w innym państwie – choć te aspekty wymagają odrębnej analizy.

Konsekwencje dla pracodawców – praktyczne wskazówki

Opisany wyrok pokazuje, że brak zgody pracodawcy na pracę zdalną z konkretnej lokalizacji, a następnie wykonywanie obowiązków z dalekiej lokalizacji może być uzasadnioną podstawą do zwolnienia dyscyplinarnego w sytuacji realnego zagrożenia interesów pracodawcy.

W praktyce warto zwrócić uwagę na kilka kwestii:

• Jasne regulacje wewnętrzne – Pracodawca powinien sprecyzować zasady pracy zdalnej w regulaminie pracy, umowie o pracę lub odrębnych zasadach, w tym wskazać, czy dopuszcza pracę zdalną z zagranicy i pod jakimi warunkami.
• Uzgodnienie miejsca pracy – Pracownik powinien każdorazowo uzyskać zgodę na wykonywanie pracy zdalnej w lokalizacji, która nie została uzgodniona wcześniej w ramach regulaminowych zapisów.
• Ochrona danych i bezpieczeństwo teleinformatyczne – Przebywanie poza obszarem EOG może stwarzać ryzyka naruszenia ochrony danych osobowych i tajemnicy przedsiębiorstwa. Warto określić standardy bezpieczeństwa i zasady korzystania z sieci i sprzętu poza siedzibą pracodawcy.
• Konsekwencje dyscyplinarne – Naruszenie wyraźnych zasad dotyczących pracy zdalnej, w szczególności przekroczenie uzgodnionego miejsca wykonywania pracy może stanowić podstawę do zwolnienia dyscyplinarnego, o ile narusza istotne obowiązki pracownicze i wpływa na interesy pracodawcy.

Powyższe stanowisko sądu nakłada na pracodawców konieczność precyzyjnego określenia zasad pracy zdalnej i komunikowania ich jasno wobec pracowników, aby zminimalizować ryzyka prawne i operacyjne wynikające z wykonywania pracy zdalnej z zagranicy.

 

Przygotowała:

Paulina Wojtczuk
Operations & HR Manager