Zatrudnienie studentów cudzoziemców w 2026 roku

Rok 2025 stał się punktem zwrotnym w polskim systemie prawnym dotyczącym zatrudniania cudzoziemców, wprowadzając szereg istotnych nowelizacji, które w pełnym wymiarze oddziałują na rynek pracy w 2026 roku. Kluczowym aktem prawnym, który zredefiniował zasady współpracy z obcokrajowcami, jest nowa ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP oraz zmiany w ustawie o cudzoziemcach. 

Dla pracodawców zatrudniających studentów lub planujących ich zatrudnienie w tym roku zrozumienie tych mechanizmów jest niezbędne do zapewnienia pełnej legalności procesów kadrowych i uniknięcia dotkliwych sankcji finansowych.

Nowy paradygmat zwolnienia z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę

Zasady korzystania ze swobodnego dostępu do rynku pracy przez studentów ulegają znacznemu uszczegółowieniu. Generalnie prawo do wykonywania pracy bez zezwolenia nadal przysługuje wyłącznie cudzoziemcom odbywającym studia stacjonarne na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. 

Warto przy tym wyraźnie zaznaczyć, że studenci studiów niestacjonarnych (zaocznych) wciąż podlegają ogólnemu obowiązkowi legalizacji pracy, co oznacza konieczność uzyskania przez pracodawcę stosownego dokumentu, takiego jak zezwolenie na pracę lub oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy.

Fundamentalną zmianą, która weszła w życie 1 grudnia 2025 roku wraz z nowym rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej, jest planowane uzależnienie prawa do pracy studenta od statusu samej uczelni. Aby student mógł podjąć zatrudnienie bez dodatkowych formalności, jednostka edukacyjna musi spełniać jeden z dwóch rygorystycznych warunków. 

Pierwszym z nich jest posiadanie zatwierdzenia przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych na potrzeby przyjmowania cudzoziemców. Proces ten służy weryfikacji stabilności uczelni oraz jej doświadczenia, co ma zapobiegać nadużyciom w systemie wizowym. 

Drugim przypadkiem jest sytuacja, w której uczelnia należy do grupy jednostek ustawowo zwolnionych z obowiązku zatwierdzenia, co dotyczy przede wszystkim publicznych uczelni akademickich, uczelni wojskowych, służb państwowych oraz instytutów badawczych i naukowych Polskiej Akademii Nauk.

Wielostopniowy proces weryfikacji kandydata

Prawidłowa procedura weryfikacji przed podpisaniem umowy z cudzoziemcem o statusie studenta składa się z trzech kluczowych kroków. 

1. W pierwszej kolejności pracodawca jest zobowiązany do zbadania tożsamości kandydata oraz dokumentu uprawniającego go do legalnego pobytu w Polsce. Należy dokładnie zweryfikować, czy posiadany tytuł pobytowy nie wyklucza możliwości podjęcia pracy. 

Warto przy tym pamiętać, że wiza studencka, choć pozwala na pracę, uniemożliwia złożenie wniosku o zezwolenie jednolite na pobyt i pracę. Dla zachowania ciągłości zatrudnienia konieczne może być ubieganie się przez cudzoziemca o Niebieską Kartę UE, pobyt w celu kontynuacji studiów lub inne formy legalizacji.

1. Gdy podstawa pobytowa zostanie potwierdzona, drugim krokiem jest uzyskanie od kandydata aktualnego zaświadczenia z uczelni. Dokument ten musi jednoznacznie potwierdzać status studenta oraz wskazywać, że nauka odbywa się w trybie stacjonarnym. Należy wyraźnie podkreślić, że posiadanie samej legitymacji studenckiej lub zaświadczenia o przyjęciu na studia sprzed kilku miesięcy jest niewystarczające i nie zabezpiecza pracodawcy przed zarzutem nielegalnego powierzenia pracy.
2. Dopiero po uzyskaniu pewności co do statusu studenta i trybu nauki, pracodawca powinien przystąpić do trzeciego etapu, czyli weryfikacji statusu samej uczelni. Należy sprawdzić, czy jednostka edukacyjna znajduje się w publicznym i regularnie aktualizowanym wykazie Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji lub czy należy do grupy podmiotów ustawowo zwolnionych z obowiązku zatwierdzenia, jak np. publiczne uczelnie akademickie. Przy weryfikacji należy wystrzegać się korzystania jedynie z rocznych obwieszczeń o nowo dodanych jednostkach, gdyż są one niepełne – właściwym źródłem jest pełna lista jednostek zatwierdzonych dostępna na stronach rządowych.

Podmiot zatrudniający przetwarza dane osobowe cudzoziemca przez okres wykonywania pracy przez cudzoziemca, a także przez okres 2 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek prawny będący podstawą zatrudnienia cudzoziemca uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji dotyczącej zatrudnienia.

Okres przejściowy i termin 30 czerwca 2026 roku

Dla wielu firm kluczową datą w kalendarzu kadrowym na ten rok jest 30 czerwca 2026 roku. Nowe przepisy przewidują bowiem okres przejściowy dla studentów studiów stacjonarnych kształcących się na niepublicznych uczelniach akademickich lub publicznych uczelniach zawodowych, które jeszcze nie uzyskały wymaganego zatwierdzenia. 

Do tego dnia tacy cudzoziemcy mogą świadczyć pracę na dotychczasowych zasadach. Jeśli jednak po tej dacie uczelnia nadal nie znajdzie się w odpowiednim wykazie lub nie uzyska statusu zwolnionej z zatwierdzenia, dalsze zatrudnienie studenta bez uzyskania zezwolenia na pracę będzie uznane za nielegalne. 

Rozszerzone uprawnienia absolwentów 

W przeciwieństwie do restrykcji nałożonych na studentów, przepisy z 2025 roku wprowadziły istotne ułatwienia dla absolwentów polskich uczelni wyższych. Obecnie każda osoba, która uzyskała tytuł licencjata, inżyniera, magistra lub równorzędny na uczelni z siedzibą w Polsce, posiada swobodny dostęp do rynku pracy. 

Co istotne, zwolnienie to dotyczy teraz absolwentów bez względu na tryb ukończonych studiów, obejmując również osoby, które studiowały zaocznie. Procedura po stronie pracodawcy ogranicza się w tym przypadku do weryfikacji dyplomu i przechowywania jego kopii w aktach osobowych pracownika.

 

Przygotowała: 

Liudmyla Bartkiv
Dyrektorka Operacyjna ds. Imigracji