Dane kandydatów można przetwarzać do 3 lat od zakończonej rekrutacji

Rocznie firmy przeprowadzają co najmniej kilkaset tysięcy rekrutacji, w których bierze udział przynajmniej dwa razy tyle osób. Kandydaci przesyłają CV, wyrażając zgodę na przetwarzanie przez pracodawców danych osobowych. Pracodawcy przeprowadzają rozmowy kwalifikacyjne i wybierają osoby na poszczególne stanowiska. Do niedawna dane kandydatów, z którymi nie został nawiązany stosunek pracy, miały być usuwane niezwłocznie po zakończeniu procesu rekrutacji. Precedensowy wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego zmienia dotychczasowe rozumienie przepisów.

Precedensowy wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego – ochrona interesów pracodawców czy kandydatów?

W wyroku z lutego 2024 r. Naczelny Sąd Administracyjny uznał, że pracodawcy mają prawo przetwarzać dane kandydatów po zakończonym naborze. Dotyczy to kandydatów, dla których rekrutacja zakończyła się negatywnie. Zdaniem Sądu przechowywanie tych danych jest uzasadnione interesem zarówno pracodawców, jak i uczestników naboru. Otóż niedoszły pracownik może stwierdzić, że nie zatrudniono go ze względu np. na płeć, wiek lub niepełnosprawność oraz domagać się odszkodowania z tytułu dyskryminacji. W razie ewentualnych zarzutów to firma musi udowodnić, że równo traktowała wszystkich kandydatów zainteresowanych podjęciem pracy. W celu porównania i weryfikacji sytuacji aplikujących, niezbędne będą dokumenty zebrane podczas rekrutacji. Dlatego zatrudniającym zależy na tym, aby móc przechowywać dane osobowe kandydatów także po zakończeniu rekrutacji. Chroni to także interesy uczestników naboru.

Precedensowy wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego – okres przechowywania danych

NSA potwierdzając prawo firmy do przechowywania danych osobowych kandydatów po zakończonej rekrutacji, zakreślił trzyletni termin ich przechowywania, który koresponduje z terminem przedawnienia związanych z nimi roszczeń. Okres ten wynika wprost z obowiązujących przepisów prawa pracy, tj. z art. 291 Kodeksu pracy. Tym samym pracodawcy mają uzasadniony interes w przechowywaniu dokumentów kandydatów w celu potencjalnego wykorzystania danych w nim zawartych w możliwym procesie sądowym wyłącznie przez 3 lata. Wraz z upływem tego terminu możliwość wniesienia pozwu o dyskryminację wygasa, więc dalsze przetwarzanie danych nie ma uzasadnienia, wobec czego muszą one być trwale usunięte (np. przez ich zniszczenie bądź odesłanie) ze wszystkich nośników.

Precedensowy wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego – uzasadnienie

W uzasadnieniu wyroku NSA powołując się na art. 6 ust. 1 pkt f RODO, wskazał, że przechowywanie danych osobowych musi być oparte o trzy zasadnicze przesłanki: 

1. firma jako administrator danych osobowych musi wykazać cele, do których osiągnięcia przetwarzanie tych danych jest niezbędne, 
2. cele te mają być uzasadnione interesem prawnym administratora danych osobowym,
3. interes prawny administratora danych osobowych powinien mieć charakter nadrzędny w stosunku do praw i wolności osoby, której dane są przetwarzane. 

Zdaniem NSA sytuacja przechowywania danych osobowych kandydatów nieprzyjętych do pracy także po zakończeniu procesu rekrutacji spełnia wszystkie wymienione przesłanki, wobec czego jest legalna i nie narusza obowiązującego prawa.

Precedensowy wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego – podsumowanie

Zachowanie dokumentacji ogranicza ryzyko wypłaty odszkodowań w razie zarzutów dyskryminacji w zatrudnieniu. Jest to przełomowy wyrok, natomiast, co istotne, korzystny dla firm. Mogą one bez obaw przechowywać dane niedoszłych pracowników, przynajmniej do momentu, w którym nie upłynie termin przedawnienia potencjalnych roszczeń z tytułu dyskryminacji w zatrudnieniu, tj. do trzech lat od zakończenia procesu rekrutacji.

W przypadku pojawienia się jakichkolwiek pytań lub wątpliwości związanych z problematyką prawa pracy i ubezpieczeń społecznych zapraszamy do kontaktu z Kancelarią. Zespół doświadczonych prawników, udzieli odpowiedzi na wszelkie pytania oferując profesjonalną pomoc prawną. Korzystając z usług Kancelarii, mogą Państwo liczyć na profesjonalizm, rzetelność i zaangażowanie na każdym etapie współpracy.

Przygotowała:

Anna Myszko
asystent imigracyjny