Rewolucja w składaniu wniosków pobytowych w 2026 roku

12 grudnia 2025 roku Prezydent Rzeczypospolitej Polskiej podpisał nowelizację ustawy o cudzoziemcach, której ogłoszenie zaplanowane jest na dzień 18 grudnia 2025 roku. Niniejsza nowelizacja  wprowadza istotne zmiany dla osób planujących uzyskać zezwolenie pobytowe w Polsce. Niniejsze zmiany dotyczą wniosków o zezwolenie na pobyt czasowy, pobyt stały oraz zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej. 

Co oznacza to w praktyce dla cudzoziemców? Jakie są najważniejsze zmiany i w jaki sposób należy do nich właściwie się przygotować? Poniżej wyjaśniamy na jakie kwestie warto zwrócić szczególną uwagę, aby proces składania wniosku pobytowego był dla przyszłych wnioskodawców zrozumiały i uporządkowany. 

Złożenie wniosku pobytowego za pośrednictwem systemu MOS

Od 1 stycznia 2026 roku (pod warunkiem ogłoszenia w zaplanowanym terminie 18 grudnia 2025 roku) wejdzie w życie nowelizacja ustawy o cudzoziemcach według której wnioski o zezwolenie na pobyt czasowy, pobyt stały oraz pobyt rezydenta długoterminowego UE będą składane wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Modułu Obsługi Spraw (MOS). 

Należy jednak pamiętać, że faktyczne rozpoczęcie stosowania systemu MOS uzależnione jest od wdrożenia odpowiednich rozwiązań technicznych, o czym minister właściwy do spraw wewntrznych poinformuje w odrębnym komunikacie. Oznacza to, że uruchomienie systemu MOS nie nastąpi automatycznie z dniem 1 stycznia 2026 roku.

Dotychczas wnioski na terenie województwa mazowieckiego były wypełniane w systemie inPol, jednak samo wypełnienie formularza wniosku nie było równoznaczne z jego złożeniem — dokument należało wydrukować i dostarczyć do urzędu.

 Należy jednak pamiętać, iż kalendarz rezerwacji wizyt w systemie inPol został wyłączony, tym samym wyłączając możliwość osobistego złożenia wniosku pobytowego w województwie mazowieckim. Szczegółową informację na ten temat można znaleźć w naszym wpisie.  

Po wprowadzonych zmianach system MOS całkowicie zastąpi system inPol oraz inne systemy przeznaczone do wypełnienia wniosków  w poszczególnych województwach, a wniosek złożony elektronicznie w MOS będzie uznawany za skutecznie złożony bez konieczności drukowania formularza.

Warto podkreślić, że wnioski złożone w innej formie niż elektroniczna będą pozostawiane bez rozpoznania.

Ustawodawca przewidział jednak wyjątki od wyżej wspomnianej regulacji, w których wniosek nadal będzie składany w formie papierowej. Dotyczy to w szczególności wniosków o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy w celu wykonywania pracy w ramach przeniesienia wewnątrz przedsiębiorstwa, wniosków o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy w celu mobilności długoterminowej, a także wybranych wniosków składanych przez członków rodzin cudzoziemców lub obywateli UE, w tym wniosków składanych przez osoby przebywające poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

W powyższych przypadkach wniosek składa się w postaci papierowej na formularzu, zgodnie z przepisami szczególnymi ustawy.

Złożenie załączników do wniosku pobytowego w formie elektronicznej

Zmianie ulega również sposób składania załączników do wniosku pobytowego. Załączniki potwierdzające deklarowany cel pobytu cudzoziemca należy również składać za pośrednictwem systemu MOS. Dotyczy to na przykład Załącznika nr 1 wymaganego przy ubieganiu się o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę. 

Sposób podpisania wniosku pobytowego 

Wnioski pobytowe składane za pośrednictwem systemu MOS wymagają podpisania kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym. Podpis ten jest niezbędny do skutecznego złożenia wniosku w formie elektronicznej.

W związku z tym polecamy założenie profilu zaufanego, który stanowi najprostsze i najczęściej wybierane rozwiązanie. Nasza kancelaria oferuje wsparcie na każdym etapie tego procesu i chętnie pomoże w sprawnym założeniu profilu zaufanego.

Potwierdzenie złożenia wniosku

Po prawidłowym złożeniu wniosku za pośrednictwem systemu MOS system automatycznie generuje urzędowe poświadczenie odbioru (UPO). Jest to elektroniczne potwierdzenie, że dokument został skutecznie doręczony do organu.

Otrzymanie urzędowego poświadczenia odbioru ma kluczowe znaczenie, ponieważ wniosek o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy uznaje się za złożony dopiero wtedy, gdy wniosek wraz z wymaganymi załącznikami został podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym lub podpisem zaufanym i wnioskodawca otrzymał urzędowe poświadczenie odbioru wygenerowane przez system MOS.

Założenie konta w systemie MOS

Konto w systemie MOS może założyć sam cudzoziemiec, a w przypadku osób małoletnich lub pozostających pod opieką — ich rodzic, opiekun albo kurator. Założenie konta przez pełnomocnika nie jest dopuszczalne.

Elektroniczne potwierdzenie złożenia wniosku zamiast stempla w paszporcie

Nowe przepisy przewidują zastąpienie stempla w paszporcie elektronicznym zaświadczeniem potwierdzającym złożenie wniosku o zezwolenie na pobyt czasowy. Zaświadczenie to będzie wydawane przez wojewodę, nie podlega opłacie skarbowej i jest doręczane cudzoziemcowi za pośrednictwem systemu MOS, a w uzasadnionych przypadkach również podczas osobistej wizyty w urzędzie.

Czy niniejsze zmiany oznaczają, że wizyt do urzędu wcale nie będzie?

Nie, wprowadzenie elektronicznego składania wniosków nie oznacza całkowitego braku wizyt w urzędzie. Choć znaczna część procedury została przeniesiona do systemu elektronicznego, osobiste stawiennictwo cudzoziemca w dalszym ciągu będzie wymagane w celu okazania paszportu, pobrania odcisków linii papilarnych oraz złożenia wzoru podpisu.

Na dzień dzisiejszy nowelizacja nie weszła jeszcze w życie, w związku z tym zastosowanie mają dotychczasowe przepisy. Wszelkie działania podejmowane obecnie w celu dostosowania się do nowych regulacji należy traktować jako przygotowanie wyprzedzające.

 

Przygotowała: 

Kseniya Pletsiukhova
Prawniczka imigracyjna