Praktyczne podejście do ochrony danych osobowych w firmie

RODO, czyli ogólne rozporządzenie o ochronie danych wymaga od podmiotów przetwarzających dane osobowe zastosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych, ochrony przed ich przypadkową lub umyślną utratą, zniszczeniem czy zgubieniem.

Zgodnie z zasadami minimalizacji danych osobowych oraz ograniczenia celu dane muszą być przetwarzane w zakresie niezbędnym do realizacji ściśle określonych potrzeb i nie mogą być zbierane „na zapas”. 

Bardzo ważnym czynnikiem jest także świadomość zagrożeń dla prywatności oraz prawidłowych sposobów postępowania z danymi osobowymi. Pożądanym zjawiskiem byłoby zwiększenie tej świadomości wśród osób dokonujących operacji na danych m. in. poprzez odpowiednia szkolenia i warsztaty.

Istotnym zagadnieniem wymagającym uwagi jest również kwestia bezpośredniego zabezpieczenia danych osobowych. Istnieje wiele sposobów zabezpieczenia danych. Oto kilka przykładów:

• Przechowywanie dokumentacji w zamkniętych pomieszczeniach, z dostępem ograniczonym do upoważnionych osób oraz systemem monitoringu.
• Wykorzystanie szaf i szafek zamykanych na klucz w celu przechowywania dokumentów zawierających dane osobowe.
• Stosowanie niszczarek lub korzystanie z usług zewnętrznych dostawców świadczących profesjonalne usługi niszczenia dokumentów i nośników danych, takich jak dyski twarde czy pendrive’y.
• Użycie systemów kontroli dostępu, takich jak karty magnetyczne, czytniki biometryczne czy zamki kodowe, aby kontrolować, kto ma dostęp do obszarów, gdzie przechowywane są dane osobowe.
• Ochrona fizyczna urządzeń mobilnych, na przykład stosowanie linek zabezpieczających do laptopów.
• Tworzenie regularnych kopii zapasowych, które są przechowywane w bezpiecznym miejscu, aby zapewnić dostęp do informacji w przypadku awarii systemów informatycznych, katastrof naturalnych itp.
• Opracowanie planu awaryjnego, który w przypadku wystąpienia sytuacji kryzysowej pozwala szybko odzyskać dane i zapewnić ciągłość działania.

Wszystkie te działania mają na celu zapewnienie odpowiedniej ochrony danych osobowych oraz minimalizację ryzyka ich nieuprawnionego dostępu, kradzieży czy zniszczenia.

Współpraca między różnymi podmiotami zaangażowanymi w ochronę danych osobowych, takimi jak pracodawcy, pracownicy, prawnicy oraz eksperci ds. ochrony danych jest kluczowa dla opracowania skutecznych rozwiązań.

Współpraca z prawnikami i ekspertami specjalizującymi się w ochronie danych osobowych również jest niezbędna dla utrzymania zgodności z przepisami oraz minimalizacji ryzyka związanego z naruszeniem prywatności i odpowiedzialności prawnej.

Mogą oni pomóc w opracowaniu i wdrożeniu polityk ochrony danych oraz procedur, które będą zgodne z przepisami prawnymi i adekwatne do specyfiki danej organizacji. Negocjowanie i opracowywanie umów z dostawcami usług, którzy przetwarzają dane osobowe w imieniu firmy, to kolejny obszar, w którym prawnicy mogą zabezpieczyć interesy przedsiębiorstwa oraz zapewnić odpowiednią ochronę danych.

Prawnicy i eksperci z zakresu ochrony danych mogą również przeprowadzać audyty i kontrole zgodności z przepisami dotyczącymi ochrony danych, identyfikując ewentualne luki i proponując usprawnienia. Ponadto, mogą oni reprezentować firmę przed organem nadzorczym w przypadku kontroli związanych z przetwarzaniem danych osobowych, a także przeszkolić personel pod kątem odpowiednich praktyk w ochronie danych i bezpieczeństwie informacji.

Należy pamiętać, że odpowiedzialność za ochronę danych osobowych spoczywa na wszystkich stronach zaangażowanych w proces ich przetwarzania. Dlatego ważne jest, aby administratorzy danych osobowych dbali o ciągłe doskonalenie praktyk związanych z przetwarzaniem danych osobowych, aby zapewnić osobom, których dane dotyczą optymalny poziom ochrony prywatności.

W przypadku jakichkolwiek pytań lub wątpliwości zachęcamy do kontaktu z naszą Kancelarią. Zespół doświadczonych prawników udzieli Państwu szczegółowych informacji dotyczących ochrony danych osobowych, przeprowadzi audyty zgodności, przeszkoli personel, przygotuje odpowiednią dokumentację z zakresu ochrony danych, w tym właściwe polityki.

Przygotował:

Piotr Sawicki
adwokat

Damian Grodziński
aplikant adwokacki