Nowe zasady układów zbiorowych od 13 grudnia 2025 r. – co zmieniła ustawa

13 grudnia 2025 r. weszła w życie ustawa z dnia 5 listopada 2025 r. o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych (Dz.U. z 2025 r. poz. 1661). Nowe przepisy kompleksowo regulują kwestie zawierania, obowiązywania i ewidencjonowania układów zbiorowych pracy oraz porozumień zbiorowych, a także wprowadzają zupełnie nowe rozwiązania organizacyjno-proceduralne mające wzmocnić dialog społeczny oraz przejrzystość tego obszaru.

Otwartość katalogu spraw w układach zbiorowych i nowa rola negocjacji

Jedną z kluczowych zmian jest otwarty katalog spraw, które mogą być regulowane poprzez układy zbiorowe pracy i porozumienia zbiorowe. Oznacza to, że obie strony dialogu społecznego, tzn. pracodawcy i pracownicy reprezentowani przez organizacje związkowe mogą uzgadniać zapisy nie tylko dotyczące tradycyjnych obszarów takich jak wynagrodzenia czy czas pracy, lecz także inne kwestie dostosowane do specyfiki konkretnego zakładu lub branży. W praktyce oznacza to możliwość ujęcia w układach m.in. kwestii godzenia życia zawodowego z prywatnym, procedur antymobbingowych, równości płci, polityki wiekowej, czy zasad dotyczących nowych technologii i sztucznej inteligencji w miejscu pracy.

Przyjęcie tak szerokiego katalogu wspierającego negocjacje zbiorowe jest zgodne z celami dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2022/2041 o adekwatnych wynagrodzeniach minimalnych, której implementacja była jednym z impulsów przyjęcia ustawy. 

Możliwość układów na czas nieokreślony i dopuszczenie mediacji

Nowa ustawa przewiduje elastyczniejsze rozwiązania w zakresie czasu obowiązywania układów zbiorowych. Układy mogą być zawierane na czas określony lub na czas nieokreślony, co w praktyce zwiększa stabilność i przewidywalność stosunków zbiorowych. 

Dodatkowo ustawodawca dopuszcza udział mediatora w procesie konsultacyjnym przed zawarciem układu lub porozumienia. Mediator ma wspierać strony w osiągnięciu porozumienia i ułatwiać konstruktywny dialog, co może być szczególnie ważne w przypadku sporów lub złożonych negocjacji.

Elektroniczna ewidencja układów – KEUZP i obowiązki zgłoszeniowe

Rewolucyjnym rozwiązaniem jest wprowadzenie Krajowej Ewidencji Układów Zbiorowych Pracy (KEUZP), czyli elektronicznego systemu teleinformatycznego, w którym mają być gromadzone wszystkie informacje o układach zbiorowych pracy, porozumieniach zbiorowych oraz protokołach dodatkowych.

Tworzenie KEUZP jest zaplanowane w terminie 2 lat od wejścia w życie ustawy, a więc do końca 2027 r. Po uruchomieniu rejestru pracodawcy i organizacje związkowe będą zobowiązani do zgłaszania zawartych układów i porozumień do KEUZP w terminie roku od dnia jego uruchomienia.

Do czasu uruchomienia KEUZP obowiązuje okres przejściowy, w którym zgłoszenia dotyczące nowo zawartych układów, porozumień i protokołów dodatkowych należy przekazywać elektronicznie do ministra właściwego do spraw pracy, wraz z cyfrowym odwzorowaniem dokumentów oraz podpisem kwalifikowanym lub zaufanym. Zgłoszenia nie dotyczą układów i protokołów zawartych przed 13 grudnia 2025 r. – te utrzymują swoją moc na dotychczasowych zasadach.

Nowe zasady rejestracji zastępują tradycyjną, papierową procedurę, znacznie upraszczając formalności oraz  zwiększając przejrzystość informacji o obowiązujących układach.

Zakres zmian, skutki dla pracodawców i pracowników

Ustawa wprowadza znaczące zmiany organizacyjno-procesowe w zakresie działania układów zbiorowych pracy:

• Znosi dotychczasowe ograniczenia dotyczące treści, które mogły być objęte układami, przez co strony zyskują większą swobodę negocjacyjną.
• Umożliwia zawieranie układów na czas nieokreślony oraz przewiduje udział mediatorów, co może przyczynić się do bardziej racjonalnych, ugodowych rokowań między stronami w procesie dialogu.
• Dzięki wprowadzeniu KEUZP i e-zgłoszeń ujednolicona została procedura ewidencyjna, co ma zwiększyć przejrzystość i dostępność informacji o układach oraz usprawnić ich analizę statystyczną i ewaluację.

Eksperci prawa pracy wskazują jednak, że samo wprowadzenie nowych rozwiązań proceduralnych nie gwarantuje automatycznego wzrostu liczby układów, konieczne będzie także zwiększenie poziomu zrzeszenia pracowników i aktywności związków zawodowych.

Podsumowanie

Wejście w życie ustawy o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych stanowi przełomową zmianę w zbiorowym prawie pracy w Polsce. Przyjęta ustawa porządkuje kwestie zawierania, ewidencjonowania i stosowania układów oraz porozumień, jednocześnie dając stronom większą elastyczność i narzędzia wsparcia w procesach negocjacyjnych.

Dla pracodawców nowe przepisy oznaczają konieczność zapoznania się z nowymi procedurami zgłoszeń i ewidencji oraz potencjalnie szerszą treścią rozmów negocjacyjnych. Dla pracowników to szansa na większy wpływ na kształt zasad zatrudnienia i warunków pracy w konkretnych zakładach, w warunkach bardziej przejrzystych i lepiej chronionych prawnie.

 

Przygotowała:

Paulina Wojtczuk
Operations & HR Manager