Nowe opłaty za dokumenty legalizujące pracę cudzoziemców od 1 grudnia 2025 r.

Z dniem 1 grudnia 2025 r. w życie weszło nowe rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 20 listopada 2025 r. w sprawie wysokości opłat w związku z wnioskiem o wydanie zezwolenia na pracę oraz w związku z oświadczeniem o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. Regulacja ta zastępuje dotychczas obowiązujące przepisy i wprowadza zmiany, które mają istotne znaczenie dla praktyki legalizacji pracy cudzoziemców w Polsce.

Nowe rozporządzenie zastępuje dotychczas obowiązujące przepisy i określa jednolity katalog opłat administracyjnych związanych z poszczególnymi formami legalizacji pracy. 

Zakres regulacji – jakie wnioski podlegają opłatom

Rozporządzenie określa wysokość opłat wnoszonych w związku ze złożeniem:

• wniosku o wydanie zezwolenia na pracę,
• oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi.

Oznacza to, że każdorazowe wszczęcie postępowania administracyjnego w tym zakresie wiąże się z obowiązkiem uiszczenia opłaty w wysokości wskazanej w przepisach wykonawczych. Opłaty te mają charakter publicznoprawny i stanowią warunek formalny rozpoznania wniosku lub dokonania wpisu oświadczenia do ewidencji.

Nowa wysokość opłat – konkretne kwoty

Od dnia 1 grudnia 2025 r. opłata wynosi:

• 200 zł – w przypadku gdy podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi zamierza powierzyć ją na podstawie zezwolenia na pracę na okres nieprzekraczający 3 miesięcy;
• 400 zł – w przypadku gdy podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi zamierza powierzyć ją na podstawie zezwolenia na pracę na okres przekraczający 3 miesiące;
• 800 zł – w przypadku gdy podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi zamierza delegować cudzoziemca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej; 
• 100 zł – w przypadku gdy podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi zamierza powierzyć ją na podstawie zezwolenia na pracę sezonową; 
• 400 zł – w przypadku gdy podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi zamierza powierzyć ją na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi wpisanego do ewidencji oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. 

Rozporządzenie nie przewiduje żadnych stawek obniżonych ani zróżnicowania opłaty ze względu na rodzaj podmiotu składającego wniosek czy oświadczenie.

Moment decydujący o wysokości opłaty

Z punktu widzenia stosowania nowych regulacji kluczowe znaczenie ma przepis przejściowy, zgodnie z którym do spraw wszczętych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie rozporządzenia stosuje się przepisy dotychczasowe.

Oznacza to, że o wysokości opłaty decyduje data złożenia wniosku lub oświadczenia, a nie moment rozpoczęcia pracy ani okres, na jaki legalizacja ma zostać udzielona. W praktyce nawet niewielkie przesunięcie czasowe w złożeniu dokumentów może skutkować zastosowaniem diametralnie różnej stawki opłaty.

Charakter prawny opłat

Opłaty uiszczane w związku z legalizacją pracy cudzoziemców mają charakter opłat administracyjnych. Ich uiszczenie stanowi element formalny postępowania – brak zapłaty lub zapłata w niewłaściwej wysokości skutkuje wezwaniem do uzupełnienia braków formalnych, a w określonych przypadkach pozostawieniem wniosku bez rozpoznania. Rozporządzenie jednoznacznie określa wysokość opłat, co ogranicza możliwość jakiejkolwiek uznaniowości po stronie organu administracji.

Podsumowanie

Od 1 grudnia 2025 r. obowiązują nowe, wyraźnie wyższe opłaty za czynności związane z legalizacją pracy cudzoziemców. Ze względu na formalny charakter opłat oraz ich jednoznaczne określenie w przepisach, prawidłowe ustalenie właściwej stawki na etapie składania dokumentów ma istotne znaczenie dla prawidłowego przebiegu postępowania administracyjnego.

 

Przygotowała:

Martyna Dobrowolska
Asystentka Prawna