Nadchodzi rewolucja w e-umowach – co przyniesie nowelizacja przepisów?

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przedstawiło projekt nowelizacji ustawy dotyczącej systemu teleinformatycznego do obsługi niektórych umów, który ma na celu gruntowną modernizację i rozszerzenie cyfrowych możliwości w obszarze zatrudnienia. Zmiany te zapowiadają uproszczenie formalności i pełniejszą digitalizację procesów kadrowych.

Nowa ustawa o e-umowach dla wszystkich

Projekt zakłada przekształcenie dotychczasowej ustawy z 16 listopada 2022 r. i nadanie jej nowego, bardziej adekwatnego tytułu: “ustawa o e-umowach”. Kluczową zmianą jest otwarcie systemu dla każdego podmiotu – niezależnie od jego wielkości czy statusu prawnego. Oznacza to, że z elektronicznego zawierania umów będą mogli korzystać nie tylko, jak dotychczas, osoby fizyczne czy mikroprzedsiębiorcy zatrudniający do 9 osób, ale wszystkie firmy i instytucje. To odpowiedź na dynamiczne zmiany na rynku pracy i rosnące zapotrzebowanie na cyfrowe narzędzia HR.

Nowelizacja ułatwi również samo podpisywanie dokumentów. Obok kosztownego i wymagającego kwalifikowanego podpisu elektronicznego, możliwe będzie użycie także podpisu osobistego (z e-dowodu) oraz podpisu zaufanego, co znacząco uprości procesy i zwiększy ich dostępność.

Szerszy zakres umów i nowe funkcjonalności

System e-umów pozwoli na zawieranie nie tylko umów o pracę czy umów zlecenia, ale także innych dokumentów powiązanych z zatrudnieniem, takich jak:

• umowy o zakazie konkurencji,
• umowy szkoleniowe,
• umowy o współodpowiedzialności materialnej,
• umowy o wolontariacie.

Planowane jest również wzbogacenie systemu o praktyczne funkcje, takie jak potwierdzanie obecności pracownika w pracy, zgłaszanie pracy zdalnej oraz możliwość dołączania dokumentów BHP (np. zaświadczeń o szkoleniach, instrukcji stanowiskowych, ocen ryzyka zawodowego).

Aby usprawnić obsługę kadrową, system zostanie zintegrowany z bazami danych ZUS i KRUS (w zakresie danych potrzebnych do rozliczeń, np. zwolnienia lekarskie, staż pracy) oraz CEIDG i KRS (dla pobierania danych identyfikacyjnych firm). Dodatkowo, specjalne kalkulatory prawa pracy i ubezpieczeń społecznych umożliwią automatyczne wyliczanie wynagrodzeń, składek i urlopów.

Większa elastyczność, walka z szarą strefą i lepszy nadzór

Choć system pozostanie narzędziem dobrowolnym, projekt wprowadza większą elastyczność – nie będzie już obowiązku prowadzenia całej obsługi danej umowy wyłącznie w systemie. Umożliwi to np. dołączanie dokumentów wytworzonych poza nim.

Istotnym celem nowelizacji jest również ograniczenie szarej strefy poprzez ułatwienie legalnego zawierania umów i zwiększenie nadzoru nad ich realizacją. Przewiduje się poprawę jakości kontroli prowadzonych przez organy państwowe oraz podniesienie świadomości prawnej pracowników.

Projekt nowelizacji ustawy o e-umowach to ważny krok w stronę cyfrowej transformacji polskiego rynku pracy, oferujący uproszczenia i nowoczesne narzędzia dla pracodawców. Wdrożenie projektu ustawy planowane jest na II lub III kwartał 2025 roku.

Przygotowała:
Magdalena Cieślikowska
prawnik imigracyjny