Jak zapewnić bezpieczeństwo danych osobowych w trakcie pracy zdalnej?

Nowe przepisy o pracy zdalnej, które weszły w życie 7 kwietnia, są nadal gorąco omawiane w działach HR wielu firm. W szczególności zwraca się uwagę na regulamin pracy zdalnej i sposób wyliczania ekwiwalentu lub ryczałtu za pracę wykonywaną w formie zdalnej. Jednak równie istotne jest to, jak firmy będą chroniły swoje dane w tym nowym środowisku pracy.

Pandemia COVID-19 pokazała, że praca zdalna jest możliwa dla wielu sektorów, ale także ujawniła liczne wyzwania związane z bezpieczeństwem danych. Pracownicy, korzystając z prywatnych komputerów lub otwartych sieci Wi-Fi, mogą narażać firmy na ryzyko utraty danych lub naruszeń bezpieczeństwa. To realne zagrożenie nie tylko dla reputacji firmy, ale również dla jej finansów.

W związku z tym ważne jest, aby pracodawcy podjęli odpowiednie kroki w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych w środowisku pracy zdalnej. Nowe przepisy o pracy zdalnej wymagają od pracodawców określenia procedur ochrony danych osobowych. Pracownicy muszą być zapoznani z tymi procedurami i zobowiązani do ich przestrzegania.

Ponadto, zgodnie z RODO, pracodawcy muszą regularnie przeglądać i aktualizować swoje procedury ochrony danych. Zaleca się, aby procedury te były regulowane w odrębnych dokumentach, poza regulaminem pracy zdalnej, co pozwala na łatwiejsze wprowadzanie zmian bez konieczności konsultacji z pracownikami.

Naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych może mieć poważne konsekwencje. W ostatnich latach, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych wydał wiele decyzji dotyczących naruszeń wynikających z niezastosowania odpowiednich zabezpieczeń. Kary mogą wynosić do 20 mln euro lub 4% całkowitego rocznego światowego obrotu przedsiębiorcy.

Formalne wprowadzenie procedur nie wystarczy – muszą one być stosowane w praktyce. Szczególnie istotne jest przeprowadzanie regularnych audytów i szkoleń pracowników w zakresie ochrony danych. Niezwykle istotną rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa danych osobowych podczas pracy zdalnej odgrywa podnoszenie świadomości pracowników. Każdy pracownik, niezależnie od poziomu kompetencji technologicznej, powinien być regularnie szkolony z zasad bezpiecznego korzystania z Internetu, zabezpieczania sprzętu i danych, a także rozpoznawania potencjalnych zagrożeń, takich jak phishing czy ransomware.

Nie tylko techniczne zabezpieczenia, ale również czynnik ludzki jest kluczowy dla ochrony informacji. Szkolenia powinny obejmować nie tylko praktyczne aspekty bezpieczeństwa, ale również zasady ochrony danych osobowych i konsekwencje naruszenia ich bezpieczeństwa. Wiedza o tym, jak i dlaczego dane są chronione, zwiększa szanse na skuteczną ochronę tych danych.

Więcej o praktycznym podejściu do ochrony danych osobowych w firmie pisaliśmy tutaj:

http://sawickiwspolnicy.pl/praktyczne-podejscie-do-ochrony-danych-osobowych-w-firmie/ 

Dobre praktyki obejmują dostosowanie procedur ochrony danych do indywidualnych potrzeb organizacji i kategorii informacji przetwarzanych na danym stanowisku. Ważne jest także zapewnienie odpowiedniej infrastruktury technologicznej, która umożliwia bezpieczną pracę zdalną. W tym kontekście warto rozważyć wykorzystanie zaawansowanych rozwiązań IT, takich jak narzędzia do zarządzania urządzeniami mobilnymi (MDM), wirtualna sieć prywatna (VPN) czy systemy do zarządzania tożsamością i dostępem.

Pracodawcy powinni również zwrócić uwagę na aspekt fizyczny bezpieczeństwa danych. Należy określić między innymi zasady dotyczące blokowania ekranu, przechowywania dokumentów czy zabezpieczania sprzętu przed kradzieżą.

Pracownicy muszą być świadomi ryzyka i zrozumieć, że bezpieczeństwo danych to nie tylko obowiązek pracodawcy, ale także ich własny.

Zapewnienie bezpieczeństwa w miejscu pracy, zwłaszcza w kontekście pracy zdalnej i hybrydowej, to temat o złożonej naturze, wymagający od pracodawców konsekwentnego podejścia. Oto kilka najistotniejszych kwestii, którym warto poświęcić więcej uwagi:

1. Po pierwsze, pracodawca jest odpowiedzialny za zabezpieczenie narzędzi do wykonywania pracy zdalnej przed zagrożeniami cyfrowymi, takimi jak wirusy czy ataki hackerskie. Przerzucanie odpowiedzialności za te kwestie na pracownika może w praktyce doprowadzić do występowania zaniedbań i naruszeń. Zaleca się korzystanie z zaufanego oprogramowania antywirusowego oraz regularne aktualizacje systemów i programów.
2. Po drugie, pracodawca powinien zapewnić, że miejsce pracy zdalnej jest odpowiednio dostosowane do wykonywania zadań służbowych. Może to obejmować zapewnienie odpowiedniego krzesła i biurka, odpowiedniego oświetlenia, a także zminimalizowanie możliwości wystąpienia hałasu i innych zakłóceń. Wszystko to powinno służyć ochronie zdrowia pracownika, zarówno fizycznego, jak i psychicznego.
3. Pracodawca powinien również zapewnić odpowiednie szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, dostosowane do specyfiki pracy zdalnej. Te szkolenia powinny obejmować zarówno aspekty fizyczne, takie jak ergonomia miejsca pracy, jak i aspekty cyfrowe, takie jak zasady bezpiecznego korzystania z Internetu i ochrony danych osobowych.
4. Ostatnia, ale nie mniej ważna, jest komunikacja. Pracodawca powinien utrzymywać stały kontakt z pracownikiem, monitorować jego samopoczucie i warunki pracy, a także zapewnić mu wsparcie w razie jakichkolwiek problemów. Ponadto, pracodawca powinien regularnie informować pracowników o wszelkich zmianach dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy, tak aby każdy był na bieżąco z obowiązującymi regulacjami i praktykami.

 

Wszystkie te działania wymagają od pracodawców dużego zaangażowania, ale są niezbędne dla zapewnienia bezpiecznej i efektywnej pracy zdalnej.

Podsumowując, wprowadzenie pracy zdalnej na stałe do polskiego prawa pracy stwarza nowe wyzwania dla pracodawców. Jednym z nich jest zapewnienie bezpieczeństwa danych. Pracodawcy powinni zrozumieć, że ochrona danych to nie tylko zgodność z przepisami, ale również inwestycja w reputację i stabilność biznesu. A przede wszystkim, to proces ciągły, który wymaga regularnej aktualizacji i ciągłego uczenia się.

Wiedza na temat ochrony danych i ich bezpieczeństwa jest kluczem do zapewnienia stabilności i bezpieczeństwa w pracy zdalnej. Dlatego firmy, które jeszcze nie zaczęły procesu dostosowania się do nowych przepisów, powinny jak najszybciej zacząć ten proces, aby zapewnić sobie bezpieczną przyszłość w erze cyfrowej.

W przypadku jakichkolwiek pytań lub wątpliwości zachęcamy do kontaktu z naszą Kancelarią. Zespół doświadczonych prawników udzieli Państwu szczegółowych informacji dotyczących pracy zdalnej, przeprowadzi audyty zgodności, przeszkoli personel, przygotuje odpowiednią dokumentację z zakresu ochrony danych osobowych.

 

Przygotowali:

Piotr Sawicki
adwokat

Damian Grodziński
aplikant adwokacki