Informacja o sprawozdawczości agencji zatrudnienia za rok 2025

Zbliża się termin dopełnienia corocznego obowiązku sprawozdawczego. 31 stycznia 2026 roku to ostatni dzień na przesłanie informacji o działalności agencji zatrudnienia do marszałka województwa właściwego ze względu na siedzibę podmiotu. 

Obowiązek ten dotyczy wszystkich agencji, które posiadały wpis do rejestru KRAZ choćby przez jeden dzień w 2025 roku. Oznacza to, że sprawozdanie muszą złożyć zarówno podmioty aktywne, jak i te, które w ubiegłym roku zawiesiły działalność lub zostały wykreślone z rejestru.

Zakres danych w sprawozdaniu

Składana informacja musi zawierać szczegółowe dane statystyczne dotyczące pośrednictwa pracy oraz pracy tymczasowej. W ramach pośrednictwa należy wykazać liczbę osób, które podjęły zatrudnienie lub inną pracę zarobkową w Polsce i za granicą, z uwzględnieniem ich obywatelstwa oraz grup zawodowych zgodnie z obowiązującą klasyfikacją. W części dotyczącej pracy tymczasowej należy wyszczególnić liczbę skierowanych osób (z podziałem na umowy o pracę i umowy cywilnoprawne oraz okresy zatrudnienia), liczbę pracodawców użytkowników oraz liczbę zawartych umów. Sprawozdanie obejmuje również dane o liczbie cudzoziemców, którym agencja świadczyła usługi w myśl aktualnych przepisów ustawy.

Kluczowe zmiany i zasady wysyłki

Należy pamiętać o istotnej zmianie prawnej: od 1 czerwca 2025 r. działalność agencji reguluje nowa ustawa. Zgodnie z jej zapisami, sprawozdania można składać wyłącznie drogą elektroniczną poprzez system praca.gov.pl. Przesłanie dokumentów w wersji papierowej (co było możliwe i powszechne w poprzednich latach), skanem lub pocztą e-mail jest niezgodne z prawem i będzie skutkować uznaniem sprawozdania za niezłożone.

Proces wysyłki odbywa się na stronie stor.praca.gov.pl/portal/kraz w sekcji „Składanie wniosków”. Formularz online musi zostać opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub Profilem Zaufanym przez osobę uprawnioną do reprezentacji firmy. Co ważne, do czasu pełnego dostosowania systemu do nowych przepisów, do formularza elektronicznego należy obowiązkowo dołączyć wypełniony plik Excel (podobnie jak przy wnioskach o zmianę wpisu w 2025 roku).

Wyjątki i korekty

Z powyższego obowiązku zwolnione są jedynie te agencje, które świadczą wyłącznie usługi gromadzenia i udostępniania ofert pracy za pośrednictwem systemów teleinformatycznych (portale ogłoszeniowe, które zgodnie z obowiązującymi od 1 czerwca 2025 r. przepisami również podlegają rejestracji w KRAZ). 

Podmioty, które terminowo wyślą sprawozdanie, mają możliwość dokonania jego korekty do 1 marca 2026 r.

Wsparcie dla Twojej agencji

W razie pytań dotyczących złożenia sprawozdania warto skontaktować się z pracownikami Wojewódzkiego Urzędu Pracy lub profesjonalnym doradcą. 

Nasza Kancelaria oferuje kompleksowe wsparcie dla agencji zatrudnienia, w tym:

• bieżące doradztwo z zakresu prawa pracy i imigracyjnego;
• rejestrację w KRAZ, aktualizację danych oraz składanie sprawozdań;
• analizę skomplikowanych spraw i przygotowywanie opinii prawnych;
• audyty legalności zatrudnienia cudzoziemców;
• opracowywanie wzorów umów i analizę kontraktów z kontrahentami.

Jeśli potrzebujesz pomocy w powyższym zakresie, skontaktuj się z nami. 

Przygotowała:

Liudmyla Bartkiv
Dyrektorka Operacyjna ds. Imigracji