Elektroniczne potwierdzenie szkolenia BHP? Nadchodzą zmiany!

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przygotowało projekt nowelizacji rozporządzenia w sprawie szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, który może przynieść istotne uproszczenia w dokumentowaniu obowiązkowych instruktaży. Jeżeli propozycja zostanie przyjęta, pracownicy będą mogli potwierdzić odbycie wstępnego szkolenia BHP nie tylko na piśmie, lecz także w formie elektronicznej  np. mailowo. 

Nowelizacja to efekt wniosku deregulacyjnego (nr MRPiPS-13-178), który wskazywał na oderwanie obowiązującej regulacji od realiów cyfrowych i praktyki pracy. W opinii Zespołu Deregulacyjnego, wymóg wyłącznie pisemnej formy potwierdzenia instruktażu stanowił zbędną barierę administracyjną, utrudniającą szybkie wdrożenie pracownika.

Zmiana jest też spójna z równoległymi pracami legislacyjnymi w Ministerstwie, które zmierzają do szerszego dopuszczenia komunikacji elektronicznej w ramach stosunku pracy – nie tylko w zakresie szkoleń BHP, ale również np. przy zapoznaniu się z przepisami wewnętrznymi.

Co się zmieni?

Proponowana zmiana oparta jest na przepisach Kodeksu pracy i Kodeksu cywilnego. Jak wskazano w uzasadnieniu projektu, zgodnie z art. 78¹ k.c., forma elektroniczna ma równoważną moc prawną z formą pisemną, jeśli zawiera kwalifikowany podpis elektroniczny. Jednocześnie, postać elektroniczna (np. e-mail z identyfikacją nadawcy) może być wystarczająca do potwierdzenia odbycia instruktażu, jeśli zachowane są warunki pozwalające na ustalenie tożsamości osoby składającej oświadczenie.

Nowelizacja nie zmienia jednak zasad przeprowadzania samych szkoleń – nadal tylko pracownicy biurowi wykonujący pracę w pełni zdalnie mogą odbywać szkolenie wstępne w formie zdalnej. Projekt dotyczy wyłącznie formy potwierdzenia udziału w instruktażu, nie jego formy przeprowadzenia.

W przypadku formy elektronicznej, pracodawca będzie musiał sporządzić adnotację w karcie szkolenia wstępnego oraz dołączyć do niej dokument elektroniczny potwierdzający odbycie szkolenia lub jego odwzorowanie.

Co istotne, choć karta szkolenia wstępnego pozostanie dokumentem papierowym, dołączanie do niej elektronicznych potwierdzeń nie powinno budzić obaw po stronie działów HR. Wystarczy dołączyć wydruk maila lub innego elektronicznego potwierdzenia do dokumentacji pracowniczej.

Dlaczego ta zmiana jest istotna?

Obecnie obowiązujące przepisy wymagają pisemnego potwierdzenia odbycia instruktaży, co oznacza konieczność uzyskania własnoręcznego podpisu pracownika. W przypadku pracy zdalnej czy rozproszonych struktur organizacyjnych bywa to utrudnione.

Zmiana umożliwiająca elektroniczne potwierdzenie szkolenia ma na celu:

• Ułatwienie i przyspieszenie procedur kadrowych, zwłaszcza przy onboardingu nowych pracowników.
• Dostosowanie przepisów do realiów rynku pracy, gdzie coraz więcej procesów zachodzi cyfrowo.
• Oszczędność czasu i kosztów – zakup podpisu kwalifikowanego to wydatek rzędu 200–500 zł na kilka lat, podczas gdy e-mail nie generuje dodatkowych kosztów.
• Zwiększenie dostępności – nowi pracownicy, zwłaszcza pracujący w większości czasu zdalnie, będą mogli łatwiej dopełnić formalności.

Kiedy zmiany wejdą w życie?

Zgodnie z projektem, nowe przepisy mają zostać przyjęte w IV kwartale 2025 roku i wejdą w życie po 14 dniach od ogłoszenia w Dzienniku Ustaw. Oznacza to, że prawdopodobnie już pod koniec 2025 roku pracodawcy będą mogli korzystać z uproszczonej formy potwierdzania szkoleń wstępnych.

Przygotowała:

Martyna Dobrowolska
Asystentka Prawna