Chiny stroną Konwencji znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych

W dniu 8 marca 2023 roku Chińska Republika Ludowa oficjalnie zadeklarowała swoje przystąpienie do Konwencji Haskiej z 1961 roku, zwaną „Konwencją Apostille”. Chiny stały się stroną Konwencji w dniu 7 listopada 2023 roku. 

Konwencja Haska – dokumenty urzędowe

Konwencja Haska z 5 października 1961 roku zniosła wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych przez placówki dyplomatyczne lub urzędy konsularne. Zgodnie z Konwencją za urzędowe uznawane są dokumenty pochodzące od organu lub urzędnika sądowego, dokumenty administracyjne, akty notarialne, urzędowe zaświadczenia umieszczane na dokumentach podpisanych przez osoby działające w charakterze prywatnym. 

Konwencja Haska – Apostille

Konwencja uregulowała także zasady używania „apostille”, które stanowi poświadczenie, że dokument pochodzi z właściwego urzędu, potwierdza autentyczność podpisu i pieczęci urzędnika zagranicznego. Dzięki czemu posiadacz takiego poświadczenia może się posługiwać zagranicznym dokumentem urzędowym np. w Polsce. 

Co istotne, z „apostille” można skorzystać wyłącznie wtedy, gdy kraj docelowy jest sygnatariuszem Konwencji Haskiej z 1961 roku. Natomiast w pozostałych przypadkach wymagany jest zwykły proces legalizacji dokumentów. „Apostille” jest sporządzana według wzoru dołączonego do tekstu Konwencji, na wniosek osoby, która podpisała dany dokument lub tej, która jest jego posiadaczem. 

Zniesienie legalizacji dokumentów

Przedmiotem Konwencji jest zniesienie legalizacji dokumentów urzędowych, wymaganej w sytuacji, gdy dokument sporządzony w jednym z krajów jest używany w innym. Konieczność potwierdzenia autentyczności takiego dokumentu wiązało się z kłopotliwą procedurą dokonywaną poprzez urzędy konsularne.

Pracując nad usprawnieniem procesu potwierdzania autentyczności dokumentów zagranicznych, zdano sobie sprawę, że całkowite zniesienie procedury legalizacji doprowadziłoby do sytuacji, w której osoba podważająca autentyczność określonego dokumentu zagranicznego będzie musiała, w celu znalezienia dowodów fałszerstwa, zwrócić się do podmiotu, który miałby taki dokument wydać. Dlatego zdecydowano się na uproszczenie procedury poprzez wprowadzenie możliwości wystawienia przez władze pojedynczego poświadczenia w kraju pochodzenia dokumentu, zwolnionego z konieczności dalszych poświadczeń.

Strony Konwencji Haskiej

Dotychczas stronami Konwencji Haskiej z 1961 roku jest 126 państw, w tym Hiszpania, Wielka Brytania, Stany Zjednoczone, czy Szwecja. Polska jest stroną „Konwencji Apostille” od 19 listopada 2004 r.    

Przystąpienie Chińskiej Republiki Ludowej do Konwencji, bez wątpienia jest znaczącym ułatwieniem. Nieporównywalnie wpłynie to na przebieg dotychczasowego, często skomplikowanego, kosztownego oraz czasochłonnego procesu legalizacji dokumentów. 

Przygotowała:

Magdalena Gębczyńska
Asystent prawny