Zmiana umowy zlecenia na umowę o pracę dla cudzoziemca bez nowego zezwolenia

Zatrudnienie cudzoziemca na podstawie umowy cywilnoprawnej, a następnie przejście na umowę o pracę jeszcze do niedawna mogło oznaczać dla pracodawcy konieczność ponownego uruchomienia procedury legalizującej pracę. 

Od 8 lipca 2026 roku sytuacja wygląda inaczej. Nowe przepisy pozwalają w określonych przypadkach zastąpić umowę cywilnoprawną umową o pracę bez konieczności uzyskiwania nowego dokumentu. Nie oznacza jednak, że każdą umowę zlecenia z cudzoziemcem można od tej pory swobodnie “zamienić” na etat. Kluczowe jest zachowanie warunków, na jakich praca została wcześniej zalegalizowana.

Co dokładnie zmieniło się 8 lipca 2026 roku? 

Zmiany wynikają z ustawy z 11 marca 2026 roku o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw, o których pisaliśmy tutaj. Obecnie, jeżeli polski podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi oraz sam cudzoziemiec zdecydują się zawrzeć umowę o pracę w miejsce dotychczasowej umowy cywilnoprawnej, co do zasady nie jest konieczne uzyskanie nowego zezwolenia na pracę. Analogiczna zasada została wprowadzona w przypadku zatrudnienia zalegalizowanego na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. Co ciekawe, podobne rozwiązanie funkcjonowało już na gruncie poprzednio obowiązujących przepisów. Do 31 maja 2025 r. art. 88f ust. 1a ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy przewidywał wprost, że zastąpienie umowy cywilnoprawnej umową o pracę nie wymaga wydania nowego zezwolenia na pracę.

W praktyce oznacza to, że sama zmiana podstawy zatrudnienia z umowy zlecenia na umowę o pracę nie powoduje już automatycznie konieczności ponownego przechodzenia procedury administracyjnej.

Sama zmiana umowy to za mało – trzeba zachować pozostałe warunki zatrudnienia

Nowelizacja nie daje pracodawcom pełnej dowolności w kształtowaniu nowych warunków zatrudnienia. Uproszczenie dotyczy bowiem sytuacji, w której zmienia się forma prawna współpracy, natomiast pozostałe elementy zatrudnienia pozostają zgodne z warunkami wynikającymi z zezwolenia lub oświadczenia.

Innymi słowy: zmiana umowy zlecenia na umowę o pracę nie powinna stać się pretekstem do jednoczesnego istotnego przekształcenia stanowiska, zakresu powierzanej pracy czy innych parametrów, których zmiana mogłaby mieć znaczenie z punktu widzenia legalności zatrudnienia.

Warto zwrócić uwagę, że ustawodawca uwzględnił również sytuację, w której zmiana podstawy zatrudnienia nie następuje z inicjatywy stron. Zgodnie z art. 33 ust. 2 pkt 3 ustawy, uzyskanie nowego zezwolenia nie jest wymagane także wtedy, gdy w decyzji Państwowej Inspekcji Pracy stwierdzono istnienie stosunku pracy. 

Szczególnej uwagi wymaga również wymiar czasu pracy. Jeżeli dotychczasowy dokument legalizujący pracę określał liczbę godzin pracy w tygodniu lub miesiącu, zawierając umowę o pracę należy odpowiednio przełożyć tę wartość na wymiar etatu i tym samym na proporcjonalne zwiększenie wynagrodzenia (w razie potrzeby). Zmiana rodzaju umowy nie może wiązać się z pogorszeniem warunków zatrudnienia dla cudzoziemca.

Korzystna zmiana, która wymaga ostrożności

Nowelizację należy ocenić jako istotne ułatwienie praktyczne. Nie należy jednak utożsamiać tego rozwiązania z całkowitą swobodą zmiany warunków zatrudnienia cudzoziemca. Kluczowe pozostaje ustalenie, czy modyfikacja rzeczywiście ogranicza się do zastąpienia umowy cywilnoprawnej umową o pracę oraz czy nowe warunki mieszczą się w granicach wynikających z dotychczasowego dokumentu legalizującego pracę.

Każdy przypadek warto przeanalizować indywidualnie – zwłaszcza wtedy, gdy wraz ze zmianą umowy pracodawca planuje zmodyfikować stanowisko, zakres obowiązków, czas pracy albo inne istotne elementy zatrudnienia.

Warto przy tym pamiętać, że odrębne zasady dotyczą cudzoziemców posiadających jednolite zezwolenie na pobyt czasowy i pracę. W tym przypadku art. 119 ustawy o cudzoziemcach już wcześniej przewidywał, że zastąpienie umowy cywilnoprawnej umową o pracę nie wymaga zmiany ani udzielenia nowego zezwolenia na pobyt czasowy i pracę. Przepis ten pozostaje bez zmian. Trzeba jednak pamiętać o dodatkowym obowiązku formalnym. Podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi powinien pisemnie zawiadomić właściwego wojewodę o zmianie w terminie 15 dni roboczych.

Przygotowała:

Martyna Dobrowolska
Prawnik