Dofinansowanie do posiłków dla pracowników – korzystne interpretacje ZUS

Dofinansowanie posiłków pracowniczych – ZUS liberalizuje zasady 

W interpretacjach z 10 czerwca 2025 r. (DI/100000/43/543/2025 oraz DI/100000/43/444/2025) Zakład Ubezpieczeń Społecznych potwierdził, że dofinansowanie posiłków dla pracowników w formie kart lunchowych, bonów czy aplikacji, może korzystać ze zwolnienia ze składek ZUS do kwoty 450 zł miesięcznie na osobę. 

Co istotne, ZUS złagodził swoje wcześniejsze podejście do konieczności szczegółowego dokumentowania takiego świadczenia.

 

Czy trzeba zbierać paragony za kartę lunchową? ZUS odpowiada

ZUS uznał, że pracownicy korzystający z kart lub bonów nie muszą gromadzić paragonów ani dostarczać wyciągów. Dla uzyskania zwolnienia ze składek wystarczy, że firma:

• wprowadzi wewnętrzny regulamin, który jasno określa zasady korzystania z benefitów żywieniowych, w tym cel świadczenia (zakup posiłków) oraz katalog uprawnionych pracowników;
• wdroży procedurę losowych kontroli wykorzystania świadczenia, np. poprzez okresowe zestawienia transakcji lub notatki służbowe z rozmów z pracownikami;
• zobowiąże pracowników do przestrzegania warunków regulaminu, wskazując konsekwencje nadużyć lub nieuprawnionego wykorzystania środków. 

Dofinansowanie do jedzenia bez składek ZUS – warunki w 2025 roku

Zgodnie z aktualnym stanem prawnym, zwolnienie ze składek ZUS obejmuje dofinansowanie posiłków do 450 zł miesięcznie na osobę (do 31 sierpnia 2023 r. limit wynosił 300 zł; wcześniej było to 190 zł). Limit ten dotyczy każdej z akceptowanych form świadczenia – bonów, kuponów, kart przedpłaconych czy aplikacji mobilnych.

Nie ma również znaczenia miejsce zakupu posiłku, świadczenie może być wykorzystane zarówno w restauracjach i punktach gastronomicznych, jak i w sklepach, które posiadają dział gastronomiczny lub strefę gotowych dań. Posiłki nie muszą być spożywane wyłącznie w siedzibie firmy.

 

Jakie warunki musi spełniać regulamin?

Aby skorzystać z preferencji w zakresie składek, firma powinna posiadać formalnie przyjęty regulamin świadczenia. Taki dokument powinien precyzować:

• kto jest uprawniony do otrzymania świadczenia,
• jaka jest forma i częstotliwość przekazywania świadczenia (np. miesięczna karta lunchowa z określoną wartością),
• cel świadczenia — zakup gotowych posiłków lub produktów spożywczych do natychmiastowej konsumpcji,
• mechanizmy nadzoru i kontroli, np. kwartalne losowe sprawdzenia zestawień transakcji,
• sankcje za wykorzystanie świadczenia niezgodnie z regulaminem, np. odebranie świadczenia, obowiązek zwrotu nienależnie wykorzystanych środków.

Jak często przeprowadzać kontrole wyrywkowe?

ZUS nie narzuca konkretnej częstotliwości kontroli, ale z interpretacji wynika, że przedsiębiorcy powinni wdrożyć procedury pozwalające na wyrywkową weryfikację prawidłowości korzystania z benefitów. W praktyce oznacza to:

• przeprowadzanie losowych kontroli np. raz na kwartał lub półrocze,
• dokumentowanie wyników kontroli,
• analizowanie raportów transakcyjnych od dostawcy kart lub aplikacji (jeżeli są dostępne),
• podejmowanie działań w razie wykrycia nadużyć, np. rozmowy dyscyplinujące, cofnięcie świadczenia.

Świadczenie na posiłki a podatek dochodowy – czy świadczenie jest opodatkowane?

Choć świadczenie dofinansowujące posiłki może korzystać ze zwolnienia ze składek, to nadal podlega opodatkowaniu. Oznacza to, że jego wartość należy doliczyć do przychodu pracownika i wykazać w miesięcznej zaliczce na podatek oraz rocznej informacji PIT-11.

Nie ma w tym zakresie zwolnienia przedmiotowego, co oznacza, że pracodawca powinien być przygotowany na dodatkowe obowiązki związane z naliczaniem i odprowadzaniem podatku dochodowego.

 

Dofinansowanie posiłków – jak wdrożyć krok po kroku?

1. Opracuj regulamin świadczenia – dokument powinien zawierać wszystkie wymagane elementy: zasady, ograniczenia, grupę docelową i mechanizmy kontroli.
2. Wybierz dostawcę kart lub bonów – na rynku działają wyspecjalizowane firmy, które oferują kompleksową obsługę świadczeń żywieniowych.
3. Ustal limit świadczenia – maksymalna wartość objęta zwolnieniem ze składek to 450 zł miesięcznie na osobę.
4. Wprowadź procedurę kontrolną – zaplanuj losowe kontrole i zadbaj o dokumentowanie ich wyników.
5. Dokumentuj i archiwizuj dane – chociaż nie trzeba zbierać paragonów, pracodawca powinien posiadać podstawową dokumentację (np. ewidencję przyznanych świadczeń, raporty transakcji).

Korzyści dla pracodawców

• Oszczędności na składkach – dofinansowanie posiłków w wysokości 450 zł miesięcznie może generować roczne oszczędności na poziomie ponad 1 100 zł na każdego pracownika. Przy większych zespołach to realna korzyść finansowa.
• Uproszczone formalności – nowe podejście ZUS pozwala ograniczyć biurokrację. Pracodawcy nie muszą zbierać paragonów ani uzyskiwać szczegółowych raportów z każdego zakupu, wystarczy stosowny regulamin i systematyczna kontrola.
• Bezpieczne wdrożenie – przy zachowaniu zgodności z wytycznymi ZUS i odpowiedniej dokumentacji (np. regulamin, kontrole), ryzyko zakwestionowania ulgi w razie kontroli zostaje znacznie ograniczone.

Interpretacje ZUS z 10 czerwca 2025 r. to krok w stronę większej elastyczności i zmniejszenia biurokracji dla pracodawców. Kluczowe jest wdrożenie odpowiedniego regulaminu, przeprowadzanie kontroli oraz zapewnienie, że świadczenie służy faktycznie do zakupu posiłków.

 

Przygotowała:

Paulina Wojtczuk
Operations & HR Manager