Zgłoszenia do ubezpieczeń – mniej formalności dla pracodawców

Zgłoszenia do ubezpieczeń – obowiązki płatnika

Zgodnie z art. 36 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, w przypadku przekazywania do Zakładu zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych w postaci dokumentu elektronicznego, zgłoszenie w postaci dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej płatnik przechowuje przez okres 5 lat.

Dokument potwierdzający zgłoszenie dokonane drogą elektroniczną, opatrzony własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej do ubezpieczeń, ma stanowić dowód potwierdzający prawdziwość danych zamieszczonych w zgłoszeniu przez tę osobę. 

Nadmierna biurokracja

Dokumenty elektroniczne widnieją w systemie zarówno po stronie ZUS, jak i płatnika. Pracodawca ma więc obowiązek dodatkowej, osobnej archiwizacji dokumentu w formie papierowej.

Obowiązek ten oceniany jest jako nadmiarowy nie tylko przez przedsiębiorców. W ocenie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych brak przechowywania przez płatników dokumentów zgłoszeniowych z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej nie wpłynie negatywnie na realizację zadań ZUS.

Planowane ułatwienia dla pracodawców

W Rządowym Centrum Legislacji opublikowano projekt Ustawy o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, zgodnie z którym, płatnik składek zobowiązany do przechowywania zgłoszenia w postaci dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej z dniem wejścia w życie ustawy będzie zwolniony z tego obowiązku. 

Planowane zmiany mają przyczynić się do zmniejszenia obciążenia administracyjnego dla przedsiębiorców. 

Projekt ten stanowi realizację propozycji deregulacyjnej Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej MRPiPS-4-76 – UDER42, której celem jest ograniczenie biurokracji w działalności gospodarczej. 

Ustawa ma wejść w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

Przygotowała:

Paulina Sochań
Radca Prawny