Praca zdalna – zmiany wynikające z nowelizacji Kodeksu pracy

Rozwój technologii sprawił, że zdalne wykonywanie obowiązków służbowych stało się bardzo popularne. Na upowszechnienie się pracy online ogromny wpływ wywarła również pandemia COVID-19. W odpowiedzi na sygnały napływające ze środowisk pracowników oraz pracodawców, ustawodawca uznał dotychczasowe regulacje dotyczące świadczenia pracy na odległość za niewystarczające i postanowił wprowadzić sprecyzowaną i obszerniejszą regulację w tym zakresie. Efektem tych działań było uchwalenie ustawy z dnia 1 grudnia 2022 roku o zmianie ustawy – Kodeks pracy i niektórych innych ustaw, która wprowadziła do Kodeksu pracy oddzielny rozdział dotyczący pracy zdalnej.

 

Od kiedy będą obowiązywać nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej?

Nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej wejdą w życie 7 kwietnia 2023 roku, a zatem po upływie dwóch miesięcy od dnia ogłoszenia ustawy. Decyzję o odroczeniu terminu wejścia w życie regulacji uzasadnia się umożliwieniem pracodawcom dostosowania się do nowych wymogów.

 

Czym jest praca zdalna na gruncie nowych przepisów?

Według nowych regulacji, praca zdalna to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Praca może więc być wykonywana jako praca zdalna zarówno w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy. Miejscem wykonywania pracy zdalnej jest miejsce wskazane przez pracownika, a następnie zaakceptowane przez pracodawcę. Praca zdalna może być wykonywana z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, nie tylko za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

 

W jaki sposób można wprowadzić pracę zdalną na gruncie nowych przepisów?

Strony umowy o pracę mogą uzgodnić wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika w dwojaki sposób:

1. przy zawieraniu umowy o pracę, strony mogą postanowić, że praca będzie świadczona w sposób zdalny i w tym przypadku, w celu zmiany warunków wykonywania pracy na pracę stacjonarną, niezbędne jest porozumienie pracownika i pracodawcy lub wypowiedzenie warunków pracy na zasadach ogólnych,
2. praca zdalna może być wprowadzona w trakcie trwania zatrudnienia i w tym przypadku przepisy znowelizowanego Kodeksu pracy przewidują kilka trybów wprowadzenia pracy w formie zdalnej oraz umożliwienia stronom powrotu do wykonywania pracy stacjonarnie.

 

Kto może wnioskować o pracę zdalną na gruncie nowych przepisów?

Dopuszczenie pracownika do pracy zdalnej zależne jest od złożenia przez niego stosownego wniosku i oświadczenia o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy zdalnej. W przypadku zmiany warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiającej wykonywanie pracy zdalnej, pracownik niezwłocznie informuje o tym pracodawcę.

Ustawodawca wyszczególnił grupy pracowników, których wniosek o pracę zdalną pracodawca jest – co do zasady – zobowiązany uwzględnić, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Wśród nich należy wymienić:

•   pracownice w ciąży,
•   pracowników wychowujących dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
•   pracowników sprawujących opiekę nad członkiem najbliższej rodziny lub domownikiem, posiadającym orzeczenie o niepełnosprawności,
•   część pracowników, którzy na podstawie dotychczasowych przepisów uprawnieni byli do złożenia u pracodawcy wiążącego wniosku o wykonywanie pracy w indywidualnym, przerywanym lub ruchomym systemie czasu pracy.

Wymienione grupy pracowników zostały wyłonione ze względu na kryterium ułatwienia im łączenia obowiązków rodzicielskich i opiekuńczych z zawodowymi, co stanowi stałą tendencję zmian w przepisach prawa pracy.

 

Kto nie może pracować zdalnie na gruncie nowych przepisów?

W związku z tym, że nie każdy rodzaj pracy może być bezpiecznie wykonywany poza zakładem pracy, ustawodawca wyłączył spod możliwości wykonywania pracy zdalnej określone rodzaje prac, zaliczając do nich:

•   prace szczególnie niebezpieczne,
•   prace w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych,
•   prace z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie,
•   prace związane ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy,
•   prace powodujące intensywne brudzenie.

 

W jakich sytuacjach pracodawca może polecić wykonywanie pracy zdalnej na gruncie nowych przepisów?

Dotychczas pracodawcy na podstawie ustawy covidowej mogli jednostronnie polecać wykonywanie pracy zdalnej swoim pracownikom. Nowe regulacje utrzymują możliwość wykonywania pracy zdalnej na polecenie pracodawcy:

1) w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu,

2) w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie będzie czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej – jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej. Jednak musi zrobić to z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem.

 

W jaki sposób należy określić zasady wykonywania pracy zdalnej na gruncie nowych przepisów?

Zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami. Jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy.

Jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do jego zawarcia, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia.

W przypadku, gdy u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, określa on zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Wykonywanie pracy zdalnej jest dopuszczalne także w sytuacji, gdy nie zostało zawarte porozumienie albo nie został wydany regulamin. W takim przypadku pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

W porozumieniu z zakładową organizacją związkową oraz regulaminie określa się w szczególności:

1) grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną,

2) zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej oraz innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli ich zwrot został uprzednio określony,

3) zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu za wykorzystywanie przy pracy zdalnej niezbędnych materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezapewnionych przez pracodawcę, 

4) zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,

5) zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,

6) zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,

7) zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych,

8) zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Z kolei w poleceniu wykonywania pracy zdalnej oraz porozumieniu z pracownikiem określa się zasady wymienione powyżej w punktach 2)-8).

 

Jakie obowiązki dotyczące pracy zdalnej ma na gruncie nowych przepisów pracodawca?

Zgodnie z nowymi regulacjami pracodawca ma obowiązek:

1) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej,

2) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,

3) pokryć inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, regulaminie albo poleceniu,

4) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.

Strony ustalają zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy niezapewnionych przez pracodawcę. Pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje wówczas ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą lub ryczałt, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. 

 

Jakie uprawnienia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy zdalnej ma na gruncie nowych przepisów pracodawca?

Pracodawca jest uprawniony do przeprowadzania kontroli wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, kontroli w zakresie BHP lub kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, na zasadach określonych w porozumieniu albo regulaminie. Kontrola przeprowadzana jest w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika. Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

 

Czy praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie?

Na wniosek złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, pracownik może wykonywać pracę zdalną okazjonalnie. W takim przypadku wymiar pracy zdalnej nie może przekroczyć 24 dni w roku kalendarzowym.

Kontrola wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej, kontrola w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontrola przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, odbywa się w tym przypadku na zasadach ustalonych z pracownikiem.

 

Podsumowanie

Już 7 kwietnia 2023 roku wejdą w życie regulacje Kodeksu pracy dotyczące pracy zdalnej. Nowe regulacje wychodzą naprzeciw oczekiwaniom zarówno pracowników, jak i pracodawców oraz wykorzystują doświadczenia zdobyte przy stosowaniu rozwiązań prawnych dotyczących telepracy oraz pracy zdalnej określonej dotychczas w przepisach ustawy covidowej.

Jeśli chcesz przygotować się do wdrożenia nadchodzących zmian, zapraszamy do kontaktu z Kancelarią. Doświadczeni prawnicy udzielą wszelkich informacji i pomogą w uzgodnieniu wykonywania pracy zdalnej i określeniu jej zasad.

 

Przygotował:

Adam Łopaciuk
radca prawny