Praca zdalna oraz w systemie hybrydowym – zmiany w Kodeksie pracy

W czasie pandemii praca zdalna dla wielu Polaków stała się codziennością. Część firm, nawet po pandemii postanowiła na stałe wprowadzić tę formę wykonywania zadań służbowych do swojego harmonogramu. Wciąż brakuje jednak precyzyjnych regulacji prawnych dotyczących pracy zdalnej i w systemie hybrydowym. Nadal czekamy na zmiany w Kodeksie pracy, które określą zasady i warunki wykonywania pracy zdalnie oraz hybrydowo.

Czym jest praca zdalna?

Zgodnie z projektem nowych przepisów, praca zdalna będzie mogła być wykonywana w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Miejscem wykonywania pracy będzie mogło być również miejsce zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Praca zdalna może być wykonywana poza biurem częściowo lub całkowicie. 

Początki pracy zdalnej oraz w systemie hybrydowym

Pierwszą próbą uregulowania pracy zdalnej były postanowienia dotyczące telepracy zawarte w Kodeksie pracy. Jednak próba czasu pokazała, że ​​regulacje w tym obszarze są słabo rozwinięte i niechętne stosowane. Brakuje im między innymi wskazania elementów regulaminu telepracy, uwzględnienia wykorzystania tego typu pracy jedynie okazjonalnie czy ochrony osób w określonej sytuacji życiowej. Pierwsze poważne zmiany w dziedzinie pracy zdalnej pojawiły się w przepisach ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. W tym czasie jednak sposób wykonywania obowiązków przez pracownika był jedynie tymczasowy. Obecnie trwają prace nad nowelizacją Kodeksu pracy, która ma na celu wprowadzenie pracy zdalnej jako standardowego narzędzia dla stron pozostających w stosunku pracy.

Zmiany w Kodeksie pracy – praca zdalna i hybrydowa

Zgodnie z projektem nowych przepisów, pracodawcy nadal będą mogli jednostronnie wysyłać pracowników do pracy z domu w czasie stanu wyjątkowego, zagrożenia chorobą lub epidemią oraz przez 3 miesiące po odwołaniu tych wyjątkowych okoliczności. Ponadto możliwość pracy zdalnej będzie również w okresie działania siły wyższej, przez którą pracodawca nie będzie mógł zapewnić warunków pracy zgodnych z przepisami BHP. Nowością ma być wprowadzenie pracy zdalnej w porozumieniu z pracownikiem lub na jego życzenie. Uzgodnienia w tym zakresie pomiędzy stronami umowy o pracę mogą być zawarte przed lub w trakcie trwania stosunku pracy. 

Dodatkowo każdy pracownik będzie mógł składać zgłoszenia do pracy zdalnej. W przypadku pracowników opiekujących się niepełnosprawnymi, wychowujących dzieci poniżej 4 roku życia oraz pracownic w ciąży odmowa nastąpi tylko wtedy, gdy praca zdalna nie będzie możliwa ze względu na organizację lub rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy. W każdym czasie pracodawca lub pracownik, który wyraził zgodę na pracę zdalną w czasie trwania umowy o pracę, może złożyć wniosek o powrót do trybu stałego. Po złożeniu takiego wniosku obowiązkowy będzie powrót do stałej pracy najpóźniej w ciągu 30 dni.

Koszty pracy zdalnej oraz w systemie hybrydowym

Zgodnie z projektowanymi regulacjami pracodawcy będą zobowiązani do zapewnienia pracownikom niezbędnego sprzętu i narzędzi do wykonywania pracy zdalnej. Po uzgodnieniu z pracodawcą pracownik może korzystać z własnego urządzenia do pracy zdalnej, ale w tym przypadku powinien mu przysługiwać ekwiwalent. Ponadto pracodawca będzie musiał pokryć koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych potrzebnych do zdalnego wykonywania pracy. Zwrot może nastąpić według wartości rzeczywistej lub w formie ryczałtu, zgodnie z ustaleniami stron. 

Przy ustalaniu ryczałtu i ekwiwalentu pracodawca musi wziąć pod uwagę cenę urządzeń i materiałów, sprzętu, energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych. Należy zauważyć, że zgodnie z przepisami przejściowymi zawartymi w projekcie, wejdą one w życie w ciągu 14 dni od zgłoszenia, co daje pracodawcom dość mało czasu na wdrożenie nowych zasad w swojej firmie.