Zrozumiały język umowy – więcej niż formalność

Podmiot zatrudniający cudzoziemca ma obowiązek zawrzeć z nim umowę w formie pisemnej przed dopuszczeniem do pracy.

Jeżeli cudzoziemiec nie posługuje się językiem polskim, przed podpisaniem umowy należy przedstawić mu jej treść na piśmie, w języku dla niego zrozumiałym. Obowiązek ten nie jest nowy – przepisy obowiązujące przed 1 czerwca 2025 r. również nakładały taki wymóg.

Umowy dwujęzyczne a tłumaczenie

Treść umowy może być przedstawiona cudzoziemcowi w formie umowy dwujęzycznej – np. polsko-angielskiej, polsko-ukraińskiej, polsko-hiszpańskiej. W takim przypadku nie ma obowiązku, aby tłumaczenie na język obcy było wykonane przez polskiego tłumacza przysięgłego – dopuszczalne jest tzw. tłumaczenie zwykłe.

Należy jednak zadbać o rzetelność i poprawność tłumaczenia, gdyż w przypadku sporów (np. sądowych), błędna treść wersji obcojęzycznej może prowadzić do wniosku, że pracodawca nie spełnił obowiązku przedstawienia umowy w języku zrozumiałym dla cudzoziemca.

Co oznacza „język zrozumiały”?

Pojęcie to nie zostało zdefiniowane w przepisach, ale w praktyce przyjmuje się, że chodzi o język, w którym cudzoziemiec potrafi swobodnie komunikować się ustnie i pisemnie. Zazwyczaj będzie to:

• język ojczysty,
• jeden z urzędowych języków kraju pochodzenia (np. na Filipinach są to filipiński i angielski),
• język wykładowy odbywanych lub ukończonych studiów (np. dla studentów i absolwentów polskich uczelni wyższych to standardowo polski lub angielski – wskazany w suplemencie do dyplomu lub zaświadczeniu o przyjęciu na studia),
• język, którego znajomość została formalnie udokumentowana (np. certyfikat znajomości języka polskiego jako obcego, dyplom filologii).

Zalecane jest zamieszczenie informacji o dokumencie potwierdzającym znajomość języka przez cudzoziemca do akt osobowych pracownika lub uzyskanie od cudzoziemca oświadczenia, że dany język jest dla niego zrozumiały i rozumie treść przedłożonej umowy.

Oświadczenie o znajomości języka

Pracodawca jednak nie powinien domniemywać znajomości języka wyłącznie na podstawie obywatelstwa. Przykładowo, Konstytucja Indii przewiduje aż 22 języki urzędowe – w tym hindi i angielski. W każdym przypadku to sam cudzoziemiec powinien jednoznacznie potwierdzić, jaki język lub języki są dla niego zrozumiałe w stopniu umożliwiającym zrozumienie zapisów umowy.

Dlatego też przy umowach sporządzonych również języku obcym (np. angielskim) poza polskim zaleca się dołączenie klauzuli o treści:  „Umowa została sporządzona w dwóch językach: polskim i angielskim. Pracownik oświadcza, że posługuje się językiem angielskim, a treść niniejszej umowy w wersji angielskiej jest dla niego w pełni zrozumiała” lub podobnej. 

Jest to szczególnie istotne w przypadkach, gdy język umowy:

• nie jest ojczystym ani oficjalnym językiem kraju pochodzenia cudzoziemca,
• nie wynika z jego edukacji lub dokumentów potwierdzających znajomość języka.

Obowiązek tłumaczenia przez tłumacza przysięgłego

W przypadku, gdy umowa została sporządzona wyłącznie w języku obcym (np. tylko po angielsku), po zmianach w przepisach obowiązujących od 1 czerwca 2025 r. pojawił się nowy obowiązek: taka umowa musi zostać przetłumaczona na język polski przez tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości.

Sporządzenie umowy wyłącznie w języku innym niż polski, może mieć miejsce m.in. w przypadkach określonych w art. 8 ust. 1b ustawy z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim – tj. na wniosek cudzoziemca, który zna język obcy, w którym sporządzono umowę, pod warunkiem, że wcześniej został poinformowany o prawie do otrzymania umowy w języku polskim.

Przechowywanie dokumentów

Zarówno oryginał umowy, jak i tłumaczenie (jeżeli jest wymagane) muszą być przechowywane przez cały okres zatrudnienia, a także przez dwa lata od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Jeśli inne przepisy przewidują dłuższy czas przechowywania dokumentacji pracowniczej – stosuje się dłuższy okres.

Okres ten pokrywa się również z czasem, w którym pracodawca może przetwarzać dane osobowe cudzoziemca.

Informacja o przystąpieniu do związków zawodowych również dla zleceniobiorców

Od 1 czerwca 2025 r. pracodawca lub inny podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi ma obowiązek poinformowania cudzoziemca – w języku dla niego zrozumiałym – o przysługującym mu prawie do wstępowania do związków zawodowych.

Obowiązek ten dotyczy nie tylko stosunku pracy, ale również umów cywilnoprawnych (np. umowy zlecenia), ponieważ od 2019 roku prawo do zrzeszania się w związkach zawodowych przysługuje każdej osobie wykonującej pracę zarobkową, w tym zleceniobiorcom. 

 

Przygotowała:

Liudmyla Bartkiv
Dyrektorka Operacyjna ds. Imigracji