Współpraca z agencjami pracy w 2026 roku

Korzystanie z usług agencji pracy tymczasowej (APT) lub podmiotów świadczących usługi outsourcingowe jest naturalnym krokiem w rozwoju firmy, jednak niesie ze sobą istotne ryzyka. Brak należytej staranności w doborze partnera biznesowego może skutkować nie tylko karami finansowymi, ale również paraliżem operacyjnym.

Rejestr KRAZ jako pierwsze narzędzie kontroli

Punktem wyjścia dla każdej bezpiecznej relacji biznesowej z dostawcą personelu musi być rzetelna weryfikacja w Krajowym Rejestrze Agencji Zatrudnienia (KRAZ). Przedsiębiorca zamierzający korzystać z pracy cudzoziemców ma obowiązek upewnić się, że agencja posiada aktualny wpis, nie znajduje się w stanie zawieszenia oraz – co niezwykle istotne – posiada wyraźne uprawnienie do świadczenia usług dla cudzoziemców. 

Aby zminimalizować ryzyko błędu, zaleca się realizację uprawnienia wynikającego z przepisów, które pozwala pracodawcy-użytkownikowi żądać od agencji kopii zezwolenia na pracę i oświadczenia o powierzeniu pracy każdego skierowanego do niego pracownika-cudzoziemca. Taka dokumentacja stanowi solidne zabezpieczenie na wypadek kontroli zewnętrznej.

Polskie prawo jest w tym zakresie bezwzględne: zezwolenia na pracę oraz oświadczenia o powierzeniu pracy nie zostaną wydane podmiotowi, który próbuje funkcjonować jako ukryta agencja pracy tymczasowej bez odpowiedniej rejestracji i przestrzegania przepisów dotyczących pracy tymczasowej (w tym złożeniu informacji o swojej działalności). 

Dwuletni „staż” dla agencji

Od 1 czerwca 2025 r. wprowadzone zostały znaczące ograniczenia dla nowych podmiotów w zakresie pośrednictwa pracy dla cudzoziemców wymagających dokumentów legalizujących pobyt i pracę (np. zezwoleń typu A czy oświadczeń). Nowe agencje mogą kierować takich pracowników do kontrahentów dopiero po upływie dwóch lat od momentu uzyskania wpisu do rejestru i “zdobyciu” możliwości świadczenia usług na rzecz cudzoziemców. Ma to na celu zwiększenie ochrony cudzoziemców przed nieuczciwymi podmiotami.

Pułapka pozornego outsourcingu i inicjatywa legislacyjna Fundacji Dobre Państwo

Jednym z najbardziej zapalnych punktów na linii pracodawca–organ kontrolny pozostaje zjawisko ukrytego outsourcingu pracowniczego, zwanego także outsourcingiem pozornym. Problem ten wynika z braku precyzyjnych definicji ustawowych, co prowadzi do sytuacji, w których firmy, chcąc uniknąć rygorów ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (np. limitów czasu zatrudnienia czy zakazu prac niebezpiecznych), podpisują umowy o świadczenie usług, które w rzeczywistości są jedynie „dostarczaniem rąk do pracy”. 

W odpowiedzi na te niejasności, Fundacja Dobre Państwo skierowała do Senatu petycję, która w 2025 roku stała się przedmiotem analiz ministerialnych.

Proponowane wprowadzenie do Kodeksu pracy artykułów 233 i 234 ma na celu definicyjne rozdzielenie outsourcingu pracowniczego od procesowego. 

Outsourcing pracowniczy ma polegać na kierowaniu personelu przez podmiot trzeci do pracy pod kierownictwem użytkownika. 

Z kolei outsourcing procesowy ma być rozumiany jako kompleksowe przejęcie przez firmę zewnętrzną całego etapu produkcji lub procesu biznesowego, gdzie to usługodawca dostarcza własne know-how, narzędzia i ponosi pełną odpowiedzialność za rezultat, a nie za samą obecność pracowników. Jasne określenie tych różnic ma wyeliminować nadużycia, w których pod płaszczykiem „usługi” kryje się nielegalne użyczanie personelu.

Więcej szczegółów w naszym wpisie Outsourcing pracowniczy i procesowy na celowniku – czego mogą spodziewać się pracodawcy?

Dane z przeprowadzonych kontroli 

Statystyki Państwowej Inspekcji Pracy z 2024 roku są sygnałem ostrzegawczym dla całego rynku. Z przeprowadzonych 227 kontroli dotyczących outsourcingu aż w 38,3% przypadków stwierdzono, że usługa była w rzeczywistości nielegalną pracą tymczasową. Inspektorzy zauważają, że choć odsetek stwierdzonych naruszeń nieznacznie spadł, metody maskowania nielegalnych praktyk stają się coraz bardziej wyrafinowane, m.in. poprzez tworzenie fikcyjnych struktur koordynatorskich, które mają pozorować niezależność podmiotu zewnętrznego.

O tym, że brak weryfikacji agencji w KRAZ niesie realne zagrożenia, świadczą także działania Straży Granicznej. We wrześniu 2025 roku funkcjonariusze z Kłodzka skontrolowali warszawską spółkę kierującą pracowników do zakładów w powiecie ząbkowickim. Ustalono, że podmiot prowadził działalność bez wpisu do KRAZ, co doprowadziło do deportacji pracowników i ryzyka ogromnych grzywien dla wszystkich zaangażowanych stron. Ten przykład jaskrawo pokazuje, że organy kontrolne coraz sprawniej identyfikują sytuacje, w których rzeczywistym przedmiotem usługi nie jest zadanie, lecz nielegalne udostępnienie personelu.

Odpowiedzialność przedsiębiorcy

Przepisy stawiają na przejrzystość i surowość kar, które mają zniechęcać do „przerzucania” pracowników bez odpowiednich uprawnień. Przedsiębiorca musi mieć świadomość, że powierzenie pracy cudzoziemcowi skierowanemu przez podmiot niebędący agencją zatrudnienia wiąże się z grzywną nie niższą niż 6000 zł za każdego pracownika. 

Dodatkowo, kierowanie cudzoziemca do pracy na rzecz i pod kierownictwem innego podmiotu na innej podstawie niż umowa przewidująca wykonywanie pracy tymczasowej (czyli np. przez pozorny outsourcing) grozi karą co najmniej 3000 zł. 

Celem tych regulacji jest uniemożliwienie tworzenia pozornych powiązań kapitałowych i biznesowych, które utrudniają wskazanie podmiotu faktycznie odpowiedzialnego za warunki pracy obcokrajowców. W obecnym stanie prawnym oraz w obliczu nadchodzących zmian, najtańsza oferta agencji pracy, która nie posiada ugruntowanej pozycji i pełnej dokumentacji, staje się dla przedsiębiorcy najbardziej ryzykownym kosztem, jaki może ponieść.

Plan kontroli PIP na 2026 rok

Państwowa Inspekcja Pracy stawia na jakość i skuteczność typowania, wykorzystując do tego celu zaawansowane algorytmy analizujące ryzyko na podstawie danych z ZUS. Oznacza to, że inspektorzy pojawią się tam, gdzie prawdopodobieństwo łamania prawa jest najwyższe.

Szczególnie „na celowniku” znajdą się agencje zatrudnienia oraz firmy korzystające z outsourcingu. Branżami o podwyższonym ryzyku pozostają również budownictwo, górnictwo oraz sektor medyczny. W obliczu kontroli i coraz bardziej wyrafinowanych metodach weryfikacji, rzetelny audyt własnych łańcuchów dostaw personelu staje się nie tyle opcją, co obowiązkiem każdego odpowiedzialnego menedżera.

 

Przygotowała:

Liudmyla Bartkiv
Dyrektorka Operacyjna ds. Imigracji