Wewnętrzna kontrola legalności zatrudniania cudzoziemców w firmie

Proces zatrudniania cudzoziemców jest w Polsce bardzo skomplikowany, co wynika z rozległości przepisów regulujących tę kwestię, a także konieczności dostosowywania procesów w firmie do zmieniającego się prawa. Działalność zgodna z literą prawa wymaga pomocy specjalistów, w tym kancelarii adwokackich specjalizujących się w danej tematyce prawnej. Wyjątkiem nie są działalności związane z zatrudnianiem cudzoziemców. 

Bieżące wsparcie i zlecanie okresowych kontroli wewnętrznych zapobiegnie przyszłym problemom, których wielokrotnie nie da się już uniknąć, gdy dochodzi do kontroli ze strony organów Straży Granicznej bądź Państwowej Inspekcji Pracy. 

 

Czynności audytorskie Kancelarii w zakresie legalności zatrudnienia

Wewnętrzną kontrolę legalności zatrudnienia cudzoziemców zaczynamy od poznania specyfiki działania danego przedsiębiorstwa. Na tym etapie pozyskujemy podstawowe informacje o tym czym dokładnie zajmuje się firma, jaka jest jej struktura wewnętrzna, jakimi dysponuje aktami wewnętrznymi (np. regulamin pracy, porozumienia), ilu zatrudnia ogółem cudzoziemców, jakie są osoby odpowiedzialne za przebieg zatrudnienia cudzoziemców w firmie, a także czy były już prowadzone jakieś kontrole legalności zatrudnienia w firmie i jaki był ich skutek.

Drugi etap to zebranie najważniejszych dokumentów odnoszących się do legalności zatrudnienia cudzoziemców. Przygotowywana jest przez nas lista wszystkich niezbędnych dokumentów oraz informacji, które dana firma musi zebrać i przekazać Kancelarii w celu ich dokładnej analizy.

Lista dokumentów jest zawsze dostosowana do danej firmy, w zależności od rynku, na którym działa i sektora usług. Każda sytuacja jest inna i wymaga indywidualnego podejścia. Podstawowymi dokumentami pracowniczymi, które są niezbędne do merytorycznej analizy są:

• kopia akt osobowych pracownika;
• kopia aktualnego oraz poprzedniego paszportu pracownika;
• kopia zezwolenia na pracę;
• kopia oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy;
• zaświadczenie o statusie studenta studiów stacjonarnych dziennych;
• kopia zezwolenia na pobyt czasowy za cały okres zatrudnienia oraz za okres sprzed zatrudnienia;
• kopia umowy o pracę/umowy cywilnoprawnej wraz ze wszystkimi aneksami;
• kopia regulaminu pracy, regulaminu wynagradzania oraz wszelkich innych dokumentów wewnętrznych w firmie.

 

Trzecim etapem jest przeprowadzanie ankiet, wywiadów z pracownikami, kierownikami, kadrą HR oraz członkami zarządu, radą nadzorczą. Niekiedy indywidualna sytuacja pracownika wymaga wglądu w akta sprawy administracyjnej np. o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy. 

Na podstawie zebranych informacji oraz dokumentów zostaje opracowany raport końcowy. Raport podsumowuje czynności kontrolne oraz zawiera ich rezultat – stwierdzone nieprawidłowości. Z naszej praktyki wynika, że większość audytów kończy się stwierdzeniem nieprawidłowości. Niekiedy będą to niewielkie naruszenia jak niezgłoszenie w terminie zmiany stanowiska pracy cudzoziemca, a niekiedy będą to przestępstwa nielegalnego zatrudniania cudzoziemców.

W trakcie wewnętrznych kontroli skupiamy się w szczególności na tym czy ustalone nieprawidłowości mogą być uznane za przestępstwo. W raporcie wskazujemy takie rekomendacje, żeby dalsze zatrudnianie cudzoziemców było legalne oraz proponujemy wprowadzenie zmian, aby w przyszłości nie zdarzały się podobne nieprawidłowości. Nasz audyt służy nie tylko wykryciu nieprawidłowości, ale przede wszystkim ma usprawnić funkcjonowanie przedsiębiorstwa. 

Sens audytu jest wielokrotnie niedoceniany. Wykonany audyt przez profesjonalistę z dziedziny legalizacji pracy i pobytu cudzoziemców oraz przygotowany z niego raport potwierdza czy działania osób odpowiedzialnych za zatrudnianie cudzoziemców w firmie jest zgodne z prawem czy nie. Nie będzie można wtedy przypisać kierownictwu firmy, że nie podejmowało czynności w celu weryfikacji legalności zatrudnienia cudzoziemców w firmie. 

Biorąc pod uwagę dotkliwe sankcje za nielegalne zatrudnianie cudzoziemców, warto przemyśleć przeprowadzenie audytu. Należy pamiętać, że każdy przedsiębiorca jest profesjonalistą i w razie kontroli nie będzie mógł się zasłaniać brakiem znajomości przepisów w razie niezgodnego z prawem zatrudniania cudzoziemców.  

 

Kary za nielegalne powierzanie pracy i odpowiedzialność pracodawcy

Nielegalne powierzanie pracy cudzoziemcowi jest wykroczeniem, ale także może być przestępstwem. Liczne wykroczenia znajdują się w ustawie z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Sankcją za nieprawidłowości w firmie może być grzywna w wysokości m.in. od 1.000 zł do 30.000 zł nakładana na pracodawcę, zarząd, dyrektora HR czy główną księgową. Przykładowo, osoba odpowiedzialna za zatrudnianie cudzoziemców odpowiadać będzie w wysokości do 5.000 zł gdy nastąpiła przerwa wykonywania pracy przez cudzoziemca przekraczająca 3 miesiące, a nie zgłoszono tego faktu w terminie 7 dni do wojewody, który wydał zezwolenie na pracę (art. 120 ust. 6 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy).

Nielegalne powierzanie pracy kilku cudzoziemcom będzie natomiast przestępstwem. Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 15 czerwca 2012 r. o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej kto powierza, w tym samym czasie, wykonywanie pracy wielu cudzoziemcom przebywającym bez ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności. 

Więcej o tym można przeczytać w naszym artykule: https://globalmobilityandhr.pl/co-grozi-pracodawcy-za-nielegalne-powierzanie-wykonywania-pracy-cudzoziemcom/

 

Kary pieniężne nie są jedynym skutkiem w razie wykrycia nieprawidłowości w firmie. Ponowne prawomocne skazanie pracodawcy może skutkować odmową wydania nowych zezwoleń na pracę dla cudzoziemców oraz odmową wpisania oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń (art. 88j oraz 88z ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy). Tak samo, wojewoda odmawia udzielenia zezwolenia na pobyt czasowy i pracę z tych samych przesłanek (art. 117 ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach). 

Wraz z wejściem w życie Polskiego Ładu wprowadzono sankcję podatkową dotyczącą nielegalnego zatrudniania pracowników – w tym cudzoziemców. Zgodnie z art. 14 ust. 2 pkt 10 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przychodem z pozarolniczej działalności gospodarczej jest wartość pracy osoby zatrudnionej nielegalnie ustalona na każdy miesiąc, w którym stwierdzono nielegalne zatrudnienie, w wysokości równowartości minimalnego wynagrodzenia. Przychodem z działalności jest także przychód z tytułu nielegalnego zatrudnienia oraz przychody ze stosunku pracy nieujawnione właściwym organom państwowym. Organ skarbowy ustali ten przychód nawet wtedy gdy wynagrodzenie zostało faktycznie wypłacone cudzoziemcowi. 

 

Kontrole i statystyki

Warto jedynie wskazać, że w trakcie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy oraz Straży Granicznej z roku na rok wykrywa się coraz więcej nieprawidłowości. Jak czytamy ze sprawozdania PIP za rok 2021: W 2021 r. powierzenie cudzoziemcowi nielegalnego wykonywania pracy stwierdzono w czasie 1 461 kontroli, tj. w trakcie 22,8% kontroli prowadzonych w zakresie legalności zatrudnienia cudzoziemców (w 2020  r. –  21%, w 2019 r. – 20,4%). 

W przypadku jakichkolwiek pytań zapraszamy do kontaktu z Kancelarią. Doświadczeni prawnicy udzielą wszelkich informacji dotyczących audytu w firmie, przygotują wszelkie niezbędne dokumenty, a także zajmą się przeprowadzeniem w firmie audytu legalności zatrudniania cudzoziemców. 

 sprawozdanie PIP za rok 2021

 

Przygotował:

Piotr Sawicki
adwokat

Kamil Dolniak
aplikant adwokacki