Ustawa o e-umowach: zmiany w cyfryzacji zatrudnienia coraz bliżej

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zaprezentowało projekt nowelizacji ustawy o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów. Projekt zakłada gruntowną modernizację cyfrowej obsługi umów, rozszerzenie kręgu użytkowników oraz wprowadzenie nowych funkcjonalności. Celem nowelizacji jest uproszczenie formalności związanych z zawieraniem umów i pełniejsza digitalizacja procesów kadrowych.

Projekt przewiduje zmianę dotychczasowej ustawy z 16 listopada 2022 r. i nadanie jej nowego tytułu: “ustawa o e-umowach”. W myśl nowych przepisów możliwe będzie zawieranie umów drogą elektroniczną nie tylko przez osoby fizyczne czy mikroprzedsiębiorców zatrudniających do 9 osób, ale przez każdy podmiot, niezależnie od jego wielkości czy statusu prawnego.

Otwarcie Systemu dla nowych użytkowników

Dotychczasowe ograniczenia miały swoje uzasadnienie w pierwotnej roli systemu – jako narzędzia do zawierania prostych umów, głównie dla mikrofirm i osób prywatnych. Nowelizacja otwiera System dla znacznie szerszej grupy użytkowników, co ma szczególne znaczenie w kontekście dynamicznych zmian na rynku pracy i rosnącego zapotrzebowania na cyfrowe narzędzia HR.

Nowelizacja przewiduje także rozszerzenie możliwości podpisywania umów. Obecnie umowy muszą być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, co wiąże się z kosztami i formalnościami. Po zmianach będzie można korzystać także z podpisu osobistego i zaufanego, co znacząco uprości procesy i zwiększy ich dostępność, szczególnie dla małych firm i osób fizycznych.

Projekt zakłada możliwość zawierania przez System nie tylko umów o pracę i umów zlecenia, ale także innych, powiązanych z zatrudnieniem:

• umów o zakazie konkurencji,
• umów szkoleniowych,
• umów o współodpowiedzialności materialnej,
• umów o wolontariacie.

Rozszerzenie funkcjonalności

System zostanie wzbogacony o funkcje potwierdzania obecności pracownika w pracy, zgłaszania pracy zdalnej oraz dołączania dokumentów BHP (np. zaświadczenia o szkoleniach, instrukcje stanowiskowe, oceny ryzyka zawodowego).

W celu ułatwienia obsługi kadrowej System będzie zintegrowany z bazami danych:

• ZUS i KRUS – w zakresie danych potrzebnych do rozliczeń (np. zwolnienia lekarskie, staż pracy, świadczenia),
• CEIDG i KRS – dla pobierania danych identyfikacyjnych firm i osób je reprezentujących.

System umożliwi także automatyczne wyliczanie wynagrodzenia, składek i urlopów, dzięki wprowadzeniu specjalnych kalkulatorów prawa pracy i ubezpieczeń społecznych.

Większa elastyczność i dobrowolność

System nadal pozostanie dobrowolnym narzędziem, ale projekt zakłada odejście od obowiązku prowadzenia całej obsługi danej umowy wyłącznie w Systemie. Dzięki temu możliwe będzie np. dołączanie dokumentów wytworzonych poza Systemem, co ma zwiększyć jego użyteczność.

Walka z szarą strefą i poprawa nadzoru

Jednym z istotnych celów projektu jest ograniczenie szarej strefy poprzez ułatwienie zawierania umów i zwiększenie nadzoru nad ich realizacją. Przewiduje się też poprawę jakości kontroli prowadzonych przez organy państwowe oraz podniesienie świadomości prawnej pracowników dzięki lepszej informacji o przysługujących im prawach.

Krok w stronę cyfrowej transformacji rynku pracy

Projekt nowelizacji ustawy o e-umowach stanowi istotny krok w kierunku dalszej cyfryzacji rynku pracy. Przewiduje znaczące uproszczenia, zwiększenie dostępności narzędzi dla wszystkich pracodawców oraz rozwój funkcjonalności Systemu, co pozwoli na kompleksową i nowoczesną obsługę procesu zatrudnienia w Polsce.

Wdrożenie projektu ustawy ma mieć miejsce w II lub III kwartale 2025 roku.

 

Przygotowała:
Magdalena Cieślikowska
prawnik imigracyjny