Nowy benefit, nowe obowiązki – praca zdalna w apartamencie pod lupą KIS

Coraz więcej pracodawców oferuje elastyczne warunki świadczenia pracy, w tym możliwość pracy zdalnej z apartamentu udostępnionego przez firmę lub wynajętego od zewnętrznego dostawcy. Rozwiązanie to może być postrzegane jako element nowoczesnej polityki benefitowej. Jednak zgodnie z interpretacją indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 20 czerwca 2025 r. (nr 0112-KDIL2-1.4011.454.2025.2.MKA), zapewnienie pracownikowi możliwości wykonywania pracy zdalnej w takim lokalu należy traktować jako świadczenie podlegające opodatkowaniu.

Czy apartament wykorzystywany do pracy zdalnej generuje przychód?

Dyrektor KIS uznał, że wynajęcie przez pracodawcę apartamentu, z którego korzysta pracownik w czasie pracy zdalnej, nie może być uznane za świadczenie zwolnione z opodatkowania. Powodem jest charakter takiego świadczenia – mieszkalny lokal o podwyższonym standardzie nie stanowi narzędzia pracy, lecz pozapłacowy element wynagrodzenia.

Organ wskazał, że tego rodzaju świadczenie ma charakter mieszany, może służyć zarówno realizacji obowiązków służbowych, jak i zaspokajaniu potrzeb osobistych. To oznacza, że jego wartość powinna zostać doliczona do przychodu pracownika i opodatkowana zgodnie z ustawą o PIT.

Jakie obowiązki ciążą na pracodawcy?

W przypadku gdy pracodawca zapewnia pracownikowi dostęp do apartamentu na potrzeby pracy zdalnej, powinien:

• określić wartość tego świadczenia (np. na podstawie faktury od dostawcy),

• doliczyć ją do przychodu pracownika,

• pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy,

• wykazać świadczenie w informacji PIT-11.

Bez znaczenia pozostaje to, jak długo pracownik korzystał z apartamentu ani czy korzystał z niego wyłącznie w celach służbowych. Już samo udostępnienie lokalu bez odpłatności oznacza powstanie nieodpłatnego świadczenia, które zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy o PIT – stanowi przychód.

Czy świadczenia związane z pracą zdalną zawsze podlegają opodatkowaniu?

Organy podatkowe dopuszczają możliwość nieopodatkowania niektórych świadczeń przekazywanych pracownikowi w związku z pracą zdalną, pod warunkiem że spełniają one określone przesłanki. Dotyczy to m.in. zwrotu kosztów energii, internetu, czy zakupu sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy. Aby uznać takie świadczenie za neutralne podatkowo, musi ono:

• być przekazywane w interesie pracodawcy,

• służyć wyłącznie realizacji obowiązków służbowych,

• nie generować korzyści o charakterze osobistym po stronie pracownika.

W ocenie KAS, udostępnienie apartamentu nie spełnia tych warunków. Charakter świadczenia, jego standard, przeznaczenie i sposób korzystania, wskazuje na osobistą korzyść pracownika, która nie jest niezbędna do świadczenia pracy.

Jakie wnioski dla pracodawców?

Firmy oferujące niestandardowe benefity związane z organizacją pracy zdalnej powinny mieć świadomość ryzyk podatkowych. Wynajęcie pracownikowi apartamentu, nawet jeżeli ma on w nim wykonywać swoje obowiązki zawodowe, powoduje powstanie przychodu, od którego należy pobrać zaliczkę na podatek dochodowy.

W przypadku planowania takich rozwiązań warto odpowiednio wcześnie przygotować mechanizmy ich rozliczania oraz w razie wątpliwości rozważyć wystąpienie o interpretację indywidualną. Z dotychczasowego stanowiska organów podatkowych wynika jednak, że świadczenia o charakterze mieszanym są kwalifikowane jako przychód pracownika i podlegają opodatkowaniu.

Przygotowała:

Paulina Wojtczuk
Operations & HR Manager