Nowe regulacje dla agencji zatrudnienia: Większe bezpieczeństwo i nowe wyzwania

Piotr Sawicki Wszystkie wpisy brak komentarzy

Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia wprowadziła istotne zmiany w regulacjach dotyczących agencji zatrudnienia od 1 czerwca 2025 r. Nowe przepisy mają na celu przede wszystkim zwiększenie ochrony osób korzystających z usług agencji, zarówno pracowników, jak i klientów, a także dostosowanie funkcjonowania agencji do aktualnych potrzeb rynku pracy. Ustawa ta reguluje m.in. warunki, jakie muszą spełniać podmioty prowadzące agencje zatrudnienia, zasady dotyczące kierowania cudzoziemców do pracy, a także przewiduje zaostrzenie sankcji za nieprzestrzeganie przepisów.

Działalność agencji zatrudnienia jako działalność regulowana

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie świadczenia usług pośrednictwa pracy lub pracy tymczasowej stanowi działalność regulowaną i wymaga uzyskania wpisu do rejestru agencji zatrudnienia (KRAZ). Oznacza to, że podmioty zamierzające świadczyć te usługi, muszą spełnić określone przez ustawodawcę warunki i uzyskać wpis do rejestru. Wpis ten potwierdza legalność działalności agencji i jest gwarancją dla klientów oraz pracowników, że agencja działa zgodnie z prawem. Wniosek o wpis do rejestru agencji zatrudnienia składany jest do marszałka województwa właściwego ze względu na siedzibę agencji, a sam rejestr jest jawny i dostępny do wglądu. Wprowadzane zmiany nie modyfikują tego podstawowego wymogu, podkreślając konieczność spełnienia przez agencje zatrudnienia określonych wymogów formalnych.

Jednocześnie ustawodawca przewidział wyjątek od powyższej zasady dla agencji, które świadczą wyłącznie usługi doradztwa personalnego oraz poradnictwa zawodowego. Podmioty prowadzące taką działalność zostały zwolnione z obowiązku uzyskania wpisu do rejestru agencji zatrudnienia, o ile nie wykonują jednocześnie usług pośrednictwa pracy lub pracy tymczasowej. Ułatwienie to wynika z mniejszego ryzyka nadużyć oraz ograniczonej ingerencji tych agencji w proces zatrudniania, co czyni ich działalność mniej wrażliwą z punktu widzenia ochrony praw pracowników. W konsekwencji, działalność polegająca wyłącznie na świadczeniu usług doradztwa personalnego lub poradnictwa zawodowego – bez jednoczesnego prowadzenia pośrednictwa pracy lub pracy tymczasowej – stanowi działalność swobodną w rozumieniu przepisów ustawy – Prawo przedsiębiorców.

Kierowanie do pracy cudzoziemców

Istotną zmianą jest wprowadzenie ograniczeń w zakresie możliwości świadczenia usług w zakresie pośrednictwa pracy oraz pracy tymczasowej na rzecz cudzoziemców, od których wymagane są dokumenty legalizujące pracę, np. zezwoleń na pracę lub oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. Agencja zatrudnienia będzie mogła kierować tych cudzoziemców do zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej dopiero po upływie 2 lat od dnia uzyskania wpisu do rejestru agencji zatrudnienia. Wprowadzenie tego wymogu ma na celu zwiększenie ochrony cudzoziemców na rynku pracy. Ustawodawca, wprowadzając ten przepis, kierował się chęcią ograniczenia potencjalnych nadużyć, do których mogłoby dochodzić w relacjach agencji zatrudnienia z pracownikami z zagranicy, którzy często znajdują się w szczególnie wrażliwej sytuacji. Dwuletni okres ma stanowić swego rodzaju “okres próby” dla agencji, w którym jej działalność będzie mogła być zweryfikowana, a tym samym zwiększy się pewność, że agencja działa rzetelnie i zgodnie z prawem. Dodatkowo, takie rozwiązanie ma na celu podniesienie standardów świadczonych usług i wyeliminowanie z rynku podmiotów, które mogą być nastawione na szybki zysk kosztem praw i bezpieczeństwa pracowników.

Warto przy tym zaznaczyć, że ustawowy zakaz kierowania cudzoziemców do pracy przez pierwsze dwa lata od uzyskania wpisu do rejestru agencji zatrudnienia nie ma charakteru bezwzględnego. Nowe agencje, które dopiero rozpoczynają działalność, nadal będą mogły kierować do pracy osoby posiadające swobodny dostęp do polskiego rynku pracy, a także cudzoziemców uprawnionych do wykonywania pracy na podstawie szczególnych przepisów, np. korzystających z ochrony czasowej, obywateli Ukrainy objętych specustawą czy osób posiadających zezwolenie na pobyt stały. Wprowadzone ograniczenie dotyczy wyłącznie sytuacji, w których cudzoziemiec wymaga uprzedniego uzyskania dokumentu legalizującego pracę – w szczególności zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy. Takie rozróżnienie ma na celu umożliwienie nowym podmiotom stopniowe wejście na rynek usług zatrudnieniowych bez ryzyka nadużyć wobec pracowników szczególnie narażonych na nieuczciwe praktyki.

Wymogi dotyczące lokalu agencji zatrudnienia

Ustawodawca doprecyzował wymogi dotyczące lokalu, w którym agencja zatrudnienia prowadzi działalność. Agencja jest zobowiązana zapewnić w lokalu możliwość bezpośredniego kontaktu z jej przedstawicielami, a także przechowywać w nim dokumentację związaną z wykonywaną działalnością. Wprowadzone przepisy mają na celu wyeliminowanie praktyki prowadzenia działalności przez agencje zatrudnienia w tzw. “biurach wirtualnych”. Uzasadnieniem dla tego przepisu jest konieczność zapewnienia większej transparentności i wiarygodności agencji, a także ułatwienie kontaktu z nimi zarówno dla klientów, jak i pracowników. Obowiązek posiadania odpowiedniego lokalu jest kluczowy dla prawidłowego funkcjonowania agencji i ochrony interesów stron korzystających z jej usług. Naruszenie tego obowiązku może skutkować negatywnymi konsekwencjami prawnymi dla agencji, a nawet odebraniem agencji prawa do prowadzenia działalności.

Sankcje za naruszenie przepisów

Ustawa przewiduje zaostrzenie sankcji za nieprzestrzeganie przepisów regulujących działalność agencji zatrudnienia. W szczególności, zwiększona została wysokość kary grzywny za prowadzenie pośrednictwa pracy bez wymaganego wpisu do rejestru agencji zatrudnienia. Wcześniej, za to wykroczenie, groziła grzywna do 10 000 zł. Nowe przepisy przewidują karę grzywny w wysokości od 5 000 zł do 50 000 zł, a w niektórych przypadkach nawet do 100 000 zł. Taki wzrost kary ma na celu zwiększenie prewencyjnego oddziaływania przepisów i skuteczniejsze egzekwowanie obowiązku rejestracji przez agencje zatrudnienia. Ustawodawca wychodzi z założenia, że wyższe kary będą bardziej odstraszające dla potencjalnych naruszycieli, a tym samym przyczynią się do ograniczenia nielegalnej działalności w sektorze agencji zatrudnienia.

Inne istotne zmiany w regulacjach

Poza wyżej wymienionymi, ustawa wprowadza również inne istotne zmiany, takie jak:

Dodatkowa weryfikacja osób zarządzających lub reprezentujących agencje zatrudnienia: Wprowadzono przepisy, które umożliwiają marszałkowi województwa weryfikację, czy osoby zarządzające agencją zatrudnienia lub ją reprezentujące, nie były karane za określone przestępstwa lub wykroczenia. Chodzi o to, aby osoby z przeszłością kryminalną nie prowadziły agencji, które mogłyby dopuszczać się nieuczciwych praktyk. Weryfikacja obejmuje m.in. przestępstwa przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów oraz przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu.
Objęcie obowiązkiem wpisu do rejestru agencji zatrudnienia podmiotów gromadzących informacje o pracy online: Ustawa rozszerza obowiązek wpisu do rejestru agencji zatrudnienia na podmioty, które gromadzą i udostępniają informacje o wolnych i poszukiwanych miejscach pracy za pośrednictwem systemów teleinformatycznych, czyli np. portali internetowych. Do tej pory takie podmioty często unikały rejestracji, co utrudniało kontrolę nad ich działalnością.
Podwyższenie opłaty za wpis do rejestru agencji zatrudnienia: Zwiększono opłatę, którą agencje zatrudnienia muszą uiścić przy wpisie do rejestru, z 200 zł do 1000 zł. Ma to na celu ograniczenie zakładania agencji “na próbę”, bez realnego zamiaru prowadzenia działalności, co generowało dodatkowe koszty administracyjne.

Choć ustawa z dnia 20 marca 2025 r. nie zmienia zasady, zgodnie z którą prowadzenie działalności w zakresie pośrednictwa pracy, pracy tymczasowej lub doradztwa zawodowego wymaga wpisu do rejestru agencji zatrudnienia (KRAZ), wprowadza ona jednak istotny obowiązek dla agencji, które już taki wpis posiadają. Wszystkie podmioty wpisane do KRAZ przed wejściem w życie przepisów są zobowiązane do złożenia wniosku o zmianę wpisu w rejestrze w terminie trzech miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy, czyli najpóźniej do 1 września 2025 r. Niezłożenie wniosku w tym terminie może skutkować wykreśleniem z rejestru, co w praktyce oznacza utratę uprawnień do legalnego prowadzenia działalności, w tym w szczególności kierowania cudzoziemców do pracy. Obowiązek ten ma charakter porządkujący i służy dostosowaniu treści rejestru do nowych warunków prawnych, ale jego niedopełnienie niesie ze sobą poważne konsekwencje dla dalszego funkcjonowania agencji zatrudnienia.

Ewolucja regulacji agencji zatrudnienia

Wprowadzone zmiany w ustawie o rynku pracy i służbach zatrudnienia stanowią istotny krok w kierunku uregulowania i usprawnienia działalności agencji zatrudnienia. Nowe przepisy mają na celu zwiększenie bezpieczeństwa na rynku pracy, ochronę praw pracowników i klientów agencji, a także dostosowanie ram prawnych do współczesnych wyzwań. Choć ustawa potwierdza wiele dotychczasowych zasad, wprowadza również istotne modyfikacje, szczególnie w obszarze warunków świadczenia usług na rzecz cudzoziemców, wymogów lokalowych, kar za naruszenia oraz zasad prowadzenia rejestru agencji zatrudnienia.

Przygotowała:

Wiktoria Woźnicka
prawniczka imigracyjna