“Lepiej zapobiegać niż leczyć”. Kiedy i dlaczego warto przeprowadzać audyt zatrudniania cudzoziemców?

Piotr Sawicki Wszystkie wpisy brak komentarzy

Stare powiedzenie mówi, że zapobieganie jest tańsze od leczenia. Ta zasada doskonale sprawdza się w kontekście legalizacji zatrudnienia cudzoziemców. W ostatnim czasie wiele mówi się o wzmożonych kontrolach, wzrosłych od czerwca 2025 roku karach, nowych uprawnieniach organów oraz stopniowo wdrażanej elektronizacji, która ma zapewnić pełen dostęp do dokumentacji związanej z zatrudnieniem obcokrajowca.

W tym kontekście nie można pominąć tematu wewnętrznych audytów. Nie warto czekać, aż niezgodności w dokumentacji wskaże Państwowa Inspekcja Pracy lub Straż Graniczna podczas niezapowiedzianej kontroli. Lepiej proaktywnie zabezpieczyć swoją firmę.

Dlaczego audyt wewnętrzny to teraz konieczność, a nie opcja?

Regularne audyty wewnętrzne umożliwiają wcześniejsze wykrycie potencjalnych problemów i nieprawidłowości. To z kolei pozwala na podjęcie działań naprawczych jeszcze przed interwencją ze strony odpowiednich organów kontrolnych.

Często słyszymy pytanie: jak często przeprowadzać takie audyty? Klasyczna prawnicza odpowiedź brzmi: to zależy.

Częstotliwość zależy m.in. od liczby zatrudnionych cudzoziemców, rotacji pracowników, zmian w modelu biznesowym firmy, a także od czynników zewnętrznych, takich jak ciągłe zmiany przepisów. Brak aktualnej wiedzy w tym zakresie może prowadzić do nieświadomych, ale kosztownych naruszeń prawa.

Branżowym standardem jest przeprowadzanie audytu co najmniej raz w roku.

Co dokładnie sprawdzamy? Zakres audytu w Sawicki i Wspólnicy

Każdy audyt to dla naszych Klientów szansa na uporządkowanie dokumentacji i wychwycenie ryzyk, zanim staną się one realnym problemem podczas kontroli.

Podczas audytu legalności zatrudnienia cudzoziemców weryfikujemy w szczególności:

  1. Legalność pobytu
  • Obywatelstwo cudzoziemca.
  • Rodzaj i podstawę prawną aktualnego statusu pobytowego.
  • Okres ważności dokumentów pobytowych.
  • Informacje o przebiegu i statusie spraw pobytowych w toku (w urzędach wojewódzkich lub w Urzędzie do Spraw Cudzoziemców).
  1. Legalność pracy
  • Dokument uprawniający do wykonywania pracy lub dokumenty zwalniające z jego posiadania.
  • Zgodność umowy (warunków zatrudnienia) z uzyskanym dokumentem legalizującym pracę.
  • Terminowość zgłaszania podjęcia pracy oraz ewentualnych zmian warunków pracy do właściwych organów.
  1. Dokumentację pracowniczą (akta osobowe)
  1. Obowiązki pracodawcy
  • Spełnienie obowiązków informacyjnych po stronie pracodawcy i cudzoziemca.
  • Dokumenty potwierdzające spełnienie wymogów specyficznych dla danego zawodu (np. ważne licencje, prawo jazdy) oraz ich tłumaczeń, jeżeli są wymagane.
  1. Analizę ryzyka i historię
  • Ocenę potencjalnych ryzyk dla przyszłego statusu prawnego cudzoziemca.
  • Weryfikację, czy w przeszłości występowały problemy (np. decyzje odmowne, negatywne wyniki kontroli) i jakie działania naprawcze podjęto.

Audyt to polisa na kontrole i zmiany przepisów

Celem naszego audytu nie jest jedynie wyliczenie błędów. To kompleksowa usługa, która kończy się konkretnymi rekomendacjami.

W ramach współpracy otrzymują Państwo:

  • Szczegółowy raport podsumowujący zidentyfikowane ryzyka i ewentualne nieprawidłowości.
  • Proponowane rozwiązania i rekomendacje działań naprawczych, wskazujące, jak doprowadzić do stanu zgodności z prawem (nawet w przypadku stwierdzenia nielegalnego powierzenia pracy).
  • Wsparcie w niestandardowych sprawach, które mogą wymagać dodatkowych działań, np. wglądu w akta sprawy pobytowej w urzędzie.

Dynamiczne zmiany prawne i groźba dotkliwych kar za nieprawidłowości sprawiają, że proaktywny audyt staje się kluczowym elementem zarządzania ryzykiem w każdej firmie zatrudniającej obcokrajowców.

 

Przygotowała:

Liudmyla Bartkiv
Dyrektorka Operacyjna ds. Imigracji 

 

udostępnij:

podobne artykuły