Kierownik a nadgodziny – kiedy przysługuje wynagrodzenie?

Sąd Najwyższy w postanowieniu z 17 września 2025 r., sygn. akt III PSK 10/25, podkreślił, że osoby zatrudnione na stanowiskach kierowniczych także mogą mieć prawo do wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, jeśli ich ponadnormatywna praca wynika z nieprawidłowej organizacji pracy przez pracodawcę. Zasadą pozostaje, że praca menedżerów w godzinach nadliczbowych jest już uwzględniona w ich wyższym wynagrodzeniu, jednak wyjątki od tej reguły są realne i  jak podkreślił SN, mogą uzasadniać roszczenia o zapłatę wynagrodzenia za nadgodziny.

Kiedy kierownik ma prawo do zapłaty za nadgodziny?

Zgodnie z art. 1514 Kodeksu pracy pracownicy zatrudnieni na stanowiskach kierowniczych co do zasady mają większą swobodę organizowania własnego czasu pracy, a ich wyższe wynagrodzenie rekompensuje ewentualną pracę poza normalnymi godzinami.

Sąd Najwyższy podkreślił w postanowieniu z 17.09.2025 r., że pracodawca nie może tworzyć rozwiązań organizacyjnych, które odgórnie wymuszają systematyczne wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych. Dozwolone są jedynie sytuacje wyjątkowe i sporadyczne, wynikające z „konieczności” np. pilnych potrzeb zakładu pracy.

Oznacza to, że kierownik może mieć prawo do wynagrodzenia za nadgodziny, jeżeli:

• powierzone zadania są tak liczne lub rozplanowane, że nie mogą zostać wykonane w normalnym czasie pracy,

• organizacja pracy jest wadliwa lub nieefektywna, przez co pracownik jest zmuszony regularnie przekraczać normy czasu pracy,

• pracodawca wymusza systematyczne pozostawanie po godzinach lub nie zapewnia prawidłowego procesowania zadań.

W takich przypadkach kierownicy nie mogą być automatycznie pozbawieni prawa do wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, mimo że są zatrudnieni na stanowiskach o podwyższonym wynagrodzeniu zasadniczym.

Rola organizacji pracy i zarządzania zadaniami

Kluczowym elementem oceny uprawnienia do wynagrodzenia za nadgodziny jest organizacja pracy po stronie pracodawcy. Sąd Najwyższy wskazuje, że menedżerowi można przypisać zadania wymagające pracy poza normą jedynie wtedy, gdy ich zakres i charakter to uzasadnia. Pracodawca nie może stosować rozwiązań organizacyjnych, które z założenia prowadzą do stałego wykonywania obowiązków ponad normę, nie tylko w pojedynczych przypadkach, ale systematycznie.

W praktyce oznacza to, że przy ocenie roszczeń o wynagrodzenie za nadgodziny sąd będzie badał m.in., czy pracownik:

• miał realną możliwość organizowania własnego czasu pracy,

• dysponował kompetencjami do delegowania zadań lub zarządzania zespołem,

• pracował „po godzinach” z powodu obiektywnych przeszkód po stronie pracodawcy, a nie wskutek własnych decyzji czy trybu zarządzania.

Kiedy prawo do wynagrodzenia za nadgodziny nie przysługuje?

Zgodnie ze stanowiskiem SN kierownicy i osoby zarządzające zakładem pracy nie mają standardowo prawa do wynagrodzenia za nadgodziny, jeżeli ich praca poza normą jest sporadyczna i wynika z charakteru stanowiska.

W takich sytuacjach uznaje się, że wyższe wynagrodzenie zasadnicze kompensuje ewentualne godziny nadliczbowe, a kierownik z natury swej funkcji powinien samodzielnie organizować zadania tak, aby unikać nieracjonalnych przekroczeń norm czasu pracy.

Konsekwencje dla pracodawców i praktyczne wskazówki

Stanowisko Sądu Najwyższego jest istotnym przypomnieniem dla pracodawców, że nawet na stanowiskach kierowniczych nie można dowolnie organizować czasu pracy, ani przypisywać obowiązków, które niemożliwe są do wykonania w normowanym czasie. W praktyce oznacza to, że:

• Regulaminy pracy oraz zakresy obowiązków powinny być sformułowane tak, aby nie zakładały systematycznego wykonywania pracy ponad normę bez adekwatnej organizacji.

• Decyzje o nadgodzinach powinny być uzasadnione obiektywnymi potrzebami zakładu pracy, a nie stałą praktyką wynikającą z braku zasobów czy błędów w planowaniu zadań.

• W przypadku roszczeń kierowników dotyczących nadgodzin pracodawca powinien wykazać, że organizacja pracy oraz zakres obowiązków były zgodne z zasadami efektywnego planowania.

W praktyce kadrowej ważne jest, aby właściwie określić charakter stanowiska kierowniczego. Należy pamiętać, że w przypadku gdy niewłaściwa organizacja pracy narusza normy czasu pracy i stwarza sytuacje systematycznego przeciążenia pracownika, stanowisko z tytułem kierowniczym nie oznacza automatycznego wyłączenie prawa do nadgodzin.

 

Przygotowała:

Paulina Wojtczuk
Operations & HR Manager