Dokumenty, które należy dołączyć do wniosku o wydanie zezwolenia na pracę – rozporządzenie MRPiPS

W Dzienniku Ustaw opublikowano rozporządzenie z dnia 20 listopada 2025 r., które precyzuje, jakie dokumenty należy dołączyć do wniosku o wydanie zezwolenia na pracę lub do oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. 

Rozporządzenie zaczęło obowiązywać od 1 grudnia 2025 r.

Zmiany w regulacjach są konsekwencją wejścia w życie ustawy z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP.

Choć mogłoby się wydawać, że to kolejny formalny wymóg, w praktyce rozporządzenie oznacza dla firm konkretne zmiany w procedurach rekrutacyjnych i kadrowych. Warto wiedzieć, co się zmieniło, aby uniknąć problemów i opóźnień w zatrudnieniu cudzoziemców.

Jakie dokumenty trzeba będzie dołączyć?

W rozporządzeniu wskazane różne katalogi dokumentów w zależności od rodzaju sprawy.

1. Zezwolenie na pracę dla polskiego pracodawcy

Do wniosku należy dołączyć:

• cyfrowe odwzorowanie wszystkich wypełnionych stron ważnego dokumentu podróży cudzoziemca, którego dotyczy wniosek; 
• dokument sporządzony przez pracodawcę użytkownika, potwierdzający uzgodnienie w zakresie skierowania cudzoziemca przez agencję pracy tymczasowej – jeżeli podmiotem powierzającym pracę jest ta agencja; 
• dokumenty potwierdzające spełnienie wymagań kwalifikacyjnych i innych warunków – w przypadku zamiaru powierzenia pracy cudzoziemcowi w zawodzie regulowanym;
• dowód wniesienia opłaty

2. Zezwolenie na pracę w związku z pełnieniem określonej funkcji

Do wniosku należy dołączyć:

• umowę spółki – jeżeli podmiotem powierzającym pracę cudzoziemcowi jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji albo akty notarialne o zawiązaniu spółki – jeżeli podmiotem powierzającym pracę jest spółka akcyjna w organizacji
• cyfrowe odwzorowanie wszystkich wypełnionych stron z ważnego dokumentu podróży cudzoziemca, którego dotyczy wniosek;
• cyfrowe odwzorowanie zeznania o wysokości osiągniętego dochodu lub poniesionej straty przez podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi, będący podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych w roku podatkowym poprzedzającym złożenie wniosku; 
• dokumenty potwierdzające stan zatrudnienia w roku poprzedzającym złożenie wniosku; 
• dokumenty potwierdzające okoliczności, o których mowa w art. 36 ust. 3 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, jeżeli przesłanką wydania zezwolenia jest wykazanie tych okoliczności; 
• dowód wniesienia opłaty.

3. Zezwolenie na pracę w celu delegowania cudzoziemca przez podmiot zagraniczny

Do wniosku należy dołączyć:

• aktualny w dniu złożenia wniosku dokument z właściwego rejestru potwierdzający status prawny i formę lub charakter działalności prowadzonej przez pracodawcę zagranicznego; 
• cyfrowe odwzorowanie wszystkich wypełnionych stron z ważnego dokumentu podróży cudzoziemca, którego dotyczy wniosek; 
• dokumenty potwierdzające, że cudzoziemiec jest zatrudniony przez podmiot zagraniczny, wykonuje pracę poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej dla tego podmiotu i będzie delegowany do pracy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
• dokumenty potwierdzające powiązania, o których mowa w art. 40 ust. 1 pkt 1 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej – jeżeli wniosek dotyczy cudzoziemca delegowanego przez podmiot zagraniczny na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej do oddziału, zakładu lub do przedstawicielstwa podmiotu zagranicznego albo do podmiotu pozostającego z podmiotem zagranicznym w stosunku dominacji lub zależności, lub w stosunku powiązania; 
• umowę, na podstawie której usługa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej jest świadczona lub będzie świadczona – jeżeli wniosek dotyczy cudzoziemca delegowanego przez podmiot zagraniczny na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w celu wykonania usługi eksportowej; 
• dokumenty potwierdzające okoliczności delegowania cudzoziemca – jeżeli wniosek dotyczy cudzoziemca delegowanego przez podmiot zagraniczny na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w innym celu niż świadczenie usług i delegowanie do podmiotu powiązanego; 
• dokumenty potwierdzające okoliczności, o których mowa w art. 41 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej; 
• dokumenty potwierdzające spełnienie wymagań kwalifikacyjnych i innych warunków – w przypadku zamiaru powierzenia pracy cudzoziemcowi w zawodzie regulowanym;
• dowód wniesienia opłaty.

4. Zezwolenie na pracę sezonową

Do wniosku należy dołączyć:

• cyfrowe odwzorowanie wszystkich wypełnionych stron ważnego dokumentu podróży cudzoziemca, którego dotyczy wniosek; 
• cyfrowe odwzorowanie ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej – jeżeli cudzoziemiec przebywa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
• dokumenty potwierdzające powierzenie pracy cudzoziemcowi, którego dotyczy wniosek, zgodnie z zezwoleniem na pracę sezonową co najmniej raz w ciągu 5 ostatnich lat – jeżeli wnioskodawca występuje o wpisanie wniosku do ewidencji wniosków w sprawie pracy sezonowej na okresy przypadające w ciągu 2 lub 3 kolejnych lat kalendarzowych; 
• dokument sporządzony przez pracodawcę użytkownika, potwierdzający uzgodnienie w zakresie skierowania cudzoziemca przez agencję pracy tymczasowej – jeżeli podmiotem powierzającym pracę jest ta agencja; 
• dokumenty potwierdzające spełnienie wymagań kwalifikacyjnych i innych warunków – w przypadku zamiaru powierzenia pracy cudzoziemcowi w zawodzie regulowanym; 
• dowód wniesienia opłaty.

5. Przedłużenie zezwolenia sezonowego

Do wniosku należy dołączyć:

• cyfrowe odwzorowanie wszystkich wypełnionych stron ważnego dokumentu podróży cudzoziemca, którego dotyczy wniosek; 
• cyfrowe odwzorowanie ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej – jeżeli cudzoziemiec przebywa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
• dokument sporządzony przez pracodawcę użytkownika, potwierdzający uzgodnienie w zakresie skierowania cudzoziemca przez agencję pracy tymczasowej – jeżeli podmiotem powierzającym pracę jest ta agencja; 
• dokumenty potwierdzające spełnienie wymagań kwalifikacyjnych i innych warunków – w przypadku zamiaru powierzenia pracy cudzoziemcowi w zawodzie regulowanym; 
• umowę między podmiotem powierzającym pracę cudzoziemcowi a cudzoziemcem, będącą podstawą wykonywania pracy zgodnie z zezwoleniem na pracę sezonową; 
• dowód wniesienia opłaty.

Nie trzeba dołączać umowy, jeśli wniosek składa pracodawca, który wcześniej nie zatrudniał danego cudzoziemca w ramach zezwolenia na pracę sezonową w bezpośrednio poprzedzającym okresie.

6. Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi

Do wniosku należy dołączyć:

• cyfrowe odwzorowanie wszystkich wypełnionych stron ważnego dokumentu podróży cudzoziemca, którego dotyczy oświadczenie; 
• dokument sporządzony przez pracodawcę użytkownika, potwierdzający uzgodnienie w zakresie skierowania cudzoziemca przez agencję pracy tymczasowej – jeżeli podmiotem powierzającym pracę jest ta agencja; 
• dokumenty potwierdzające spełnienie wymagań kwalifikacyjnych i innych warunków – w przypadku zamiaru powierzenia pracy cudzoziemcowi w zawodzie regulowanym;
• dowód wniesienia opłaty.

Podsumowanie

Rozporządzenie MRPiPS nie jest rewolucją, ale uszczegółowieniem i usystematyzowaniem dotychczasowych obowiązków. Dla firm oznacza to więcej formalności i większą odpowiedzialność, ale także szansę na sprawniejsze procedury dzięki elektronizacji. Pracodawcy i działy HR, którzy odpowiednio wcześnie dostosują swoje procesy, zyskają przewagę – szybciej i skuteczniej przeprowadzą procedury legalizacji pracy cudzoziemców.

 

Przygotowała:

Martyna Dobrowolska
Asystentka Prawna