Czy pracodawca musi usunąć adres e-mail byłego pracownika? wyrok WSA

Wykorzystywanie adresu e-mail byłego pracownika – wyrok WSA

W wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 21 lutego 2024 r. (sygn. akt II SA/Wa 1007/23) sąd rozpatrzył skargę byłego pracownika, której przedmiotem była kwestia dalszego wykorzystywania służbowego adresu e-mail po rozwiązaniu stosunku pracy. Kluczowym elementem było to, że adres mailowy składał się z pierwszej litery imienia i pełnego nazwiska pracownika, co mogło jednoznacznie identyfikować go jako osobę fizyczną.

Zakończenie stosunku pracy a adres e-mail – skarga do UODO

Po zakończeniu zatrudnienia pracodawca pozostawił skrzynkę mailową pracownika, argumentując, że było to konieczne, aby zapewnić ciągłość komunikacji z klientami firmy. Były pracownik złożył skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, twierdząc, że pracodawca nie miał prawa korzystać z jego danych osobowych po zakończeniu stosunku pracy, zwłaszcza w formie adresu mailowego, który był powiązany z jego nazwiskiem. W swojej argumentacji powołał się na przepisy RODO, szczególnie na zasadę minimalizacji danych, która zobowiązuje administratorów do przetwarzania wyłącznie takich danych, które są w swoim zakresie adekwatne i ograniczone. 

Brak podstawy prawnej do przetwarzania danych osobowych – skarga do WSA

W swojej odpowiedzi organ wydał decyzję nakazującą spółce usunięcie tego adresu e-mail, uznając, że po upływie pięciu miesięcy od zakończenia stosunku pracy, spółka nie miała już prawnej potrzeby przetwarzania danych osobowych byłego pracownika. Na tę decyzję UODO pracodawca skierował skargę do WSA, twierdząc, że skrzynka e-mailowa została dezaktywowana i pełni wyłącznie funkcję archiwum korespondencyjnego, wykorzystywanego w celu zachowania relacji handlowych. 

WSA – wyrok na korzyść pracownika

Sąd przychylił się do argumentacji pracownika i wydał wyrok na jego korzyść. W uzasadnieniu wskazano, że pracodawca po zakończeniu stosunku pracy nie miał podstaw do dalszego wykorzystywania adresu mailowego, który jednoznacznie identyfikował byłego pracownika. Kontynuowanie wykorzystywania adresu z imieniem i nazwiskiem bez uzasadnienia prawnego było naruszeniem przepisów o ochronie danych osobowych.

WSA podkreślił, że pracodawca powinien niezwłocznie usunąć lub zablokować służbowy adres e-mail byłego pracownika, przy tym zwrócił również uwagę na konieczność poinformowania klientów i partnerów biznesowych o zmianie sposobu kontaktu, np. poprzez automatyczną odpowiedź z nowym adresem mailowym innego pracownika.

Ochrona danych osobowych po zakończeniu stosunku pracy

Wyrok ten ma szczególne znaczenie nie tylko dla ochrony danych osobowych byłych pracowników, ale także dla firm, które muszą przemyśleć swoje procedury zarządzania danymi po zakończeniu stosunku pracy. Pracodawcy muszą zapewnić, aby dane osobowe pracowników, takie jak adresy e-mail, były przetwarzane zgodnie z prawem i usuwane, gdy przestaną być potrzebne, chyba że istnieją szczególne przesłanki prawne do ich dalszego przechowywania.

Dla byłych pracowników wyrok ten jest ważnym przypomnieniem, że mają prawo do ochrony swoich danych osobowych nawet po zakończeniu zatrudnienia. Wykorzystywanie ich danych bez wyraźnej podstawy prawnej może prowadzić do naruszeń przepisów RODO, a w takich sytuacjach mają prawo szukać ochrony swoich interesów na drodze sądowej.

Przygotowała:

Mariia Stempel
Prawnik imigracyjny