Czy przesłanie maila o odejściu pracownika narusza RODO?

Najnowszy przełomowy wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego (III OSK 1018/22) rozwiewa wątpliwości – poinformowanie zespołu o rezygnacji jednego z członków zespołu nie stanowi naruszenia ochrony danych osobowych. Są jednak pewne warunki.

Jeden e-mail = wiele kłopotów 

W lutym 2019 roku menedżer jednego z przedsiębiorstw wysłał do swojego działu wiadomość z imieniem i nazwiskiem pracownika, który właśnie złożył wypowiedzenie, wraz z prośbą o uwzględnienie tej zmiany przy układaniu grafiku na kolejny miesiąc. W kopii maila znalazł się nie tylko dział sprzedaży, lecz także klient firmy. Były pracownik, któremu nie spodobała się forma komunikatu, w szczególności użyte przez pracodawcę stwierdzenie, że pracownik „nie podjął wyzwania”, złożył skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Skarżący twierdził, że sposób, w jaki ujawniono jego dane, mógł negatywnie wpłynąć na jego wizerunek, a działanie przełożonego miało na celu przedstawienie go w niekorzystnym świetle, co miało stanowić naruszenie art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO.

UODO mówi jasno – upomnienie za pomyłkę, nie za treść 

Prezes UODO przychylił się do zarzutu ujawnienia danych osobowych osobie nieuprawnionej, tj. klientowi firmy, jednak postanowił jedynie upomnieć spółkę, gdyż nie dopatrzył się naruszenia RODO w przekazaniu informacji współpracownikom. Prezes UODO stwierdził, że ujawnienie imienia, nazwiska i faktu rezygnacji mieści się w tzw. prawnie uzasadnionym interesie pracodawcy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). To naturalne, że pracownicy muszą wiedzieć, kto zostaje, a kto odchodzi, żeby sprawnie organizować zadania.

Sądy Administracyjne  przytakują 

Nieusatysfakcjonowany decyzją Prezesa UODO, pracownik pozwał firmę, jednak sąd stanął po stronie pracodawcy. WSA w Warszawie potwierdził, że informowanie personelu o zmianach kadrowych nie stanowi nadużycia. Jest to elementarne uprawnienie pracodawcy, które umożliwia planowanie pracy, przydzielanie obowiązków i utrzymanie ciągłości procesów. Sąd przyznał jednak, że uwaga o braku „podjęcia wyzwania” może być oceniana jako naruszenie dóbr osobistych, ale w takim wypadku toczyłaby się zupełnie odrębna sprawa przed sądem powszechnym.

Ostateczny głos zabrał Naczelny Sąd Administracyjny, który zgodził się, że jedynym uchybieniem było przesłanie maila do klienta, jednak błyskawiczna reakcja pracodawcy (usunięcie wiadomości z serwera odbiorcy) zniwelowała potencjalne szkody. Sam mailing wewnętrzny, który był odpowiednio motywowany potrzebą reorganizacji, był jak najbardziej zgodny z prawem. 

Podsumowanie

Wyrok NSA to sygnał dla wszystkich pracodawców: informowanie pracowników o odejściu współpracownika, jeśli służy interesom firmy (organizacja pracy, płynność procesów), nie narusza RODO. NSA rozgranicza ochronę danych od dóbr osobistych. Należy mieć przy tym na uwadze, że krytyczne, ocenne sformułowania („nie podjął wyzwania”) mogą prowadzić do roszczeń z zakresu naruszenia dóbr osobistych.

Przygotowała:

Martyna Dobrowolska
Asystentka Prawna