Koszty z tytułu pracy zdalnej – ryczałt, a podatek dochodowy

Koszty z tytułu pracy zdalnej – ryczałt, a podatek dochodowy

Praca zdalna w Kodeksie pracy

W kwietniu 2023 r., w życie weszły nowe przepisy prawa pracy regulujące pracę zdalną. Do Kodeksu pracy wprowadzona została definicja pracy zdalnej, a także sprecyzowane zostały zasady wykonywania pracy zdalnej, w tym obowiązki pracodawcy.

Nowe przepisy usystematyzowały regulacje związane z pracą zdalną, ale również spowodowały wiele pytań odnośnie zastosowania przepisów w praktyce.

 

Praca zdalna – obowiązki pracodawcy

Kodeks pracy nakłada na pracodawcę obowiązki związane z pracą zdalną, takie jak zapewnienie pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych oraz zapewnienie mu niezbędnych szkoleń i pomocy technicznej.

Ponadto pracodawca zobowiązany jest do pokrycia kosztów związanych z pracą zdalną, tj. do:

– zapewnienia pracownikowi instalacji, serwisu i konserwacji narzędzi pracy lub pokrycia kosztów z tym związanych;

– pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;

– pokrycia innych kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot kosztów zostało to zawarte w porozumieniu/ regulaminie dotyczącym wykonywania pracy zdalnej.

Obowiązek pokrycia powyższych kosztów może zostać zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu.

 

Ryczałt – koszty pracy zdalnej

Wysokość ryczałtu odpowiadać ma przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Przy ustalaniu wysokości ryczałtu pod uwagę bierze się:

– normy zużycia i udokumentowane ceny rynkowe materiałów i narzędzi pracy;

– ilość materiału i ceny rynkowe materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy;

– normy zużycia energii elektrycznej;

– koszty usług telekomunikacyjnych.

 

Kodeks pracy – opodatkowanie kosztów pracy zdalnej

Zgodnie z art. 6725 Kodeksu pracy zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

 

Refundacja w formie ryczałtu

Do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej wpłynął wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej w sprawie obowiązków podatnika co do świadczeń z tytułu pracy zdalnej.

Zapytanie dotyczyło refundacji z tytułu zakupienia krzesła i biurka do pracy oraz stałej refundacji ryczałtowej z tytułu kosztu instalacji i utrzymywania połączenia internetowego i energii elektrycznej w formie ryczałtu.

 

Ryczałt a podatek dochodowy – stanowisko KIS 

Dyrektor KIS zgodził się ze stanowiskiem wnioskodawcy, że niezależnie od formy zapewnienia przez pracodawcę narzędzi i materiałów potrzebnych pracownikowi do wykonywania pracy zdalnej, na gruncie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, otrzymane przez pracownika świadczenia nie stanowią jego przychodu.

 

W związku z przedstawionym stanowiskiem, ryczałt z tytułu refundacji dostępu do Internetu, zużytej energii elektrycznej czy zwrot kosztów wyposażenia nie będzie stanowić przychodu ze stosunku pracy. Konsekwentnie pracodawca, jako płatnik nie będzie zobowiązany do obliczania i pobierania z tego tytułu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

W razie jakichkolwiek pytań lub wątpliwości dotyczących prawa pracy, zapraszamy do bezpośredniego kontaktu z naszą Kancelarią. Wykwalifikowany zespół prawników udzieli Państwu niezbędnych odpowiedzi i profesjonalnego wsparcia prawnego. 

 

Przygotowali:

Piotr Sawicki
adwokat

Paulina Sochań
aplikantka radcowska